Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 23.1 von Marco Bauer am 2023/10/31 19:11

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
	6	)))
	7
	8	= Bedeutung von Aktivitäten =
	9
	10	Aktivitäten stellen die einzelnen Glieder einer großen Kette an Tätigkeiten dar.
	11	Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
	12	Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der Historie nachverfolgen.
	13
	14
	15	= Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
	16
	17	[[image:Mein_Desktop.png\|\|height="469" style="float:left" width="809"]]
	18
	19	(% style="margin-left:auto; width:675px" %)
	20	\|=(% style="width: 77px;" %)Nummer\|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
	21	\|(% style="width:77px" %)1\|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem Hilfe und Infos zum Programm aus
	22	\|(% style="width:77px" %)2\|(% style="width:594px" %)Der Reiter Kontaktmanagement
17.1	23	\|(% style="width:77px" %)3\|(% style="width:594px" %)Eine neue [[Aktivität erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4terstellen]]
18.1	24	\|(% style="width:77px" %)4\|(% style="width:594px" %)Zur [[Kalenderansicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HKalenderansicht]] wechseln.
2.1	25	\|(% style="width:77px" %)5\|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität suchen
	26	\|(% style="width:77px" %)6\|(% style="width:594px" %)Aktivitäten aktualisieren
	27	\|(% style="width:77px" %)7\|(% style="width:594px" %)Aktivitäten anderer Kontakte anzeigen lassen
	28	\|(% style="width:77px" %)8\|(% style="width:594px" %)Aktivitäten weiterleiten oder weitergeleitete Aktivitäten anzeigen lassen.
	29
	30
	31
	32
20.1	33
	34
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	37
	38
	39
	40
	41
	42
	43
	44
	45
3.1	46	= Kalenderansicht =
2.1	47
3.1	48	[[image:Kalender_Ansicht.png\|\|height="407" style="float:left" width="728"]]
2.1	49
3.1	50	(% style="margin-left:auto; width:755px" %)
	51	\|=(% style="width: 68px;" %)Nummer\|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
	52	\|(% style="width:68px" %)1\|(% style="width:678px" %)Zwischen Kalender- und Listenansicht wechseln.
	53	\|(% style="width:68px" %)2\|(% style="width:678px" %)Gewünschte Zeiteinheit, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
	54	\|(% style="width:68px" %)3\|(% style="width:678px" %)Aktuell anvisierter Zeitabschnitt im Kalender.
	55	\|(% style="width:68px" %)4\|(% style="width:678px" %)Monatsbeschriftung am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
	56	\|(% style="width:68px" %)5\|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des nicht ausgewählten Monats.
	57	\|(% style="width:68px" %)6\|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des ausgewählten Monats.
	58	\|(% style="width:68px" %)7\|(% style="width:678px" %)Ausgewählter Kalendertag.
	59	\|(% style="width:68px" %)8\|(% style="width:678px" %)In den Kalender eingefügte Aktivität.
2.1	60
3.1	61
	62
	63
	64
	65
	66
	67
15.1	68
	69
	70
	71
	72
	73
	74
21.1	75
3.1	76	= Aktivitätstypen =
	77
4.1	78	[[image:Aktivitäten_Optionen.png\|\|height="408" style="float:left" width="319"]]
3.1	79
	80	(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
	81	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
	82	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:1080px" %)Das + Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen Aktivitäten-Typen aufklappen.
	83	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität Anruf. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit protokollieren kann, während man telefoniert.
	84	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende Aufgabe erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
	85	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität Brief erzeugt.
	86	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch zu erledigenden Punkte erstellen.
19.1	87	Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
3.1	88	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp E-Mail erzeugen.
	89	\|(% style="width:78px" %)7\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Notiz wichtige Informationen festhalten.
	90	\|(% style="width:78px" %)8\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Termin einen Termin festlegen.
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	92
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	97
15.1	98
	99
	100
21.1	101
	102
	103
	104
3.1	105	= Aktivität erstellen =
	106
23.1	107	1. + Icon auswählen
3.1	108
15.1	109	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	110	* Die Aktivitäten werden gelistet.
	111
15.1	112	(% start="2" %)
3.1	113	1. Gewünschte Aktivität auswählen
	114	1. Eingabeformular der Aktivität ausfüllen
	115	1. Betreff angeben
15.1	116	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
3.1	117
15.1	118	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	119	* Eine neue Aktivität wird erstellt.
	120
2.1	121	xx
	122
3.1	123	= Anwendungsbeispiel Checkliste =
2.1	124
9.1	125	== Checkliste erstellen ==
2.1	126
9.1	127	1. (((
	128	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	129
	130	(((
5.1	131	(% style="float:right" %)
	132	[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png\|\|height="278" width="485"]]
	133	)))
9.1	134	)))
5.1	135
15.1	136	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	137	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
	138
15.1	139	(% start="2" %)
5.1	140	1. Option Checkliste auswählen
	141
15.1	142	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	143	* Eingabeformular für die Neuanlage einer Checkliste wird geöffnet.
	144
15.1	145	(% start="3" %)
5.1	146	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	147	1. Pflichtfeld Bezeichnung eingeben
	148	1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
	149	1. Thema für Checkliste eingeben
	150	1. Auf + Icon klicken
	151
15.1	152	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	153	* Weiteres freies Feld für weiteres Thema wird hinzugefügt.
	154
15.1	155	(% start="8" %)
5.1	156	1. Weiteres freies Feld ausfüllen
	157	1. Auf Disketten-Icon rechts unten klicken
	158
15.1	159	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	160	* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
	161
12.1	162	(% class="box infomessage" %)
	163	(((
	164	Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine Aktivitätsvorlage erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
	165	Wie man eine solche erstellt, erfährt man __hier__.
	166	)))
	167
3.1	168	== Checkliste in der Übersicht ==
2.1	169
6.1	170	[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png\|\|height="535" style="float:left" width="564"]]
2.1	171
6.1	172	(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
	173	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
	174	\|(% style="width:75px" %)0\|(% style="width:840px" %)Konkreten Termin durch Datum und Uhrzeit festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
	175	Eine Wiedervorlage ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
	176	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:840px" %)Die Kategorie der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
	177	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:840px" %)Die Stiftung, der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
	178	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:840px" %)Einen Zeitraum festlegen, zu dem man bereits vorher noch mal an die Aktivität erinnert wird.
	179	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität gelesen oder erledigt wurde.
	180	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich Bezug zu einem bereits erstellten Projekt herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
	181	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:840px" %)Der Betreff soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein Pflichtfeld.
	182	\|(% style="width:75px" %)7\|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier neue To Do's erstellen. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
	183	\|(% style="width:75px" %)8\|(% style="width:840px" %)Das jeweilige To Do. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
	184	\|(% style="width:75px" %)9\|(% style="width:840px" %)Hierüber speichert man eine neu angelegte Aktivität.
2.1	185
3.1	186
	187
2.1	188	xx
	189
	190
	191
10.1	192	= Bearbeitung einer Aktivität =
2.1	193
10.1	194	[[image:Screenshot (968).png\|\|height="325" style="float:left" width="576"]]
2.1	195
10.1	196	(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
	197	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
	198	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:830px" %)Einen Vermerk zur Aktivität ergänzen.
	199	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:830px" %)Eine Folgeaktivität lässt sich über dieses Icon erstellen.
	200	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:830px" %)Aktivitäten kann man über diesen Menüpunkt weiterleiten.
	201	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die Historie der Aktivitäten anzeigen lassen.
	202	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:830px" %)Eine Druckansicht zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
	203	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:830px" %)Möchte man Dokumente an die Aktivität anhängen, kann man dies hier tun.
2.1	204
	205
	206
10.1	207
	208
	209
	210
	211
	212
21.1	213
	214
	215
	216
22.1	217	= Aktivitätsvorlagen erstellen =
	218
23.1	219	1. Begriff Aktivitätsvorlagen in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
22.1	220	(% style="float:right" %)
	221	[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png\|\|height="294" width="519"]]
	222	)))
	223
	224	(% style="list-style-type:circle" %)
	225	* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
	226
	227	(% start="2" %)
	228	1. Suchergebnis Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen doppelklicken
	229
	230	(% style="list-style-type:circle" %)
	231	* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
	232
	233	(% start="3" %)
	234	1. + Icon rechts unten auswählen
	235
	236	(% style="list-style-type:circle" %)
	237	* Das Eingabeformular für Neuanlage Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
	238
	239	(% start="4" %)
	240	1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
23.1	241	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	242
	243	(% style="list-style-type:circle" %)
	244	* Ein Texteditor zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
	245
	246	(% start="6" %)
	247	1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
23.1	248	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	249
	250	(% style="list-style-type:circle" %)
	251	* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
	252
	253	xx
	254
	255
	256
	257
	258
	259
	260
	261
14.1	262	= Aktivität erledigen =
10.1	263
15.1	264	1. Gewünschte Aktivität in Mein Desktop auswählen und öffnen
21.1	265	1. Häkchen bei Erledigt setzen (siehe Beschreibung, Ziffer 4: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
15.1	266	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
13.1	267
15.1	268	(% style="list-style-type:circle" %)
13.1	269	* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
	270
14.1	271	= Löschvorgang einer Aktivität =
13.1	272
	273	== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
	274
	275	Das Löschen einer Aktivität setzt folgende Voraussetzungen voraus:
	276
	277	* Die Aktivität ist die letzte Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
	278	* Nur der Aktivität-Ersteller oder der Admin können eben diese Aktivität löschen
	279
	280	(% class="box infomessage" %)
	281	(((
	282	Das Löschen von Aktivitäten kann man schon beim Schritt der Aktivitätsvorlagen steuern.
	283	In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten nur noch für den base4IT-Support möglich machen:
	284	- Entsprechende Checkbox setzen (Revisionssicherheit)
	285	- Checkbox Löschen erlaubt = Nein wurde gesetzt
	286	)))
	287
	288
	289
14.1	290	== Aktivität löschen ==
10.1	291
11.1	292	1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
10.1	293
15.1	294	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	295	* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
10.1	296
15.1	297	(% start="2" %)
11.1	298	1. Button Löschen anklicken
10.1	299
15.1	300	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	301	* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
10.1	302
11.1	303	xxx
	304
	305
	306
	307
	308
	309
	310
3.1	311	xx
2.1	312
3.1	313
	314
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	319
	320
2.1	321	xx
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	334	xx
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	344
	345	xx