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Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 24.1 von Marco Bauer am 2023/10/31 19:12
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Bedeutung von Aktivitäten =
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10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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15 = Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop =
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17 [[image:Mein_Desktop.png||height="469" style="float:left" width="809"]]
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19 (% style="margin-left:auto; width:675px" %)
20 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 594px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:594px" %)Dropdown blättert unter anderem **Hilfe **und **Infos **zum Programm aus
22 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:594px" %)Der Reiter **Kontaktmanagement**
23 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:594px" %)Eine neue [[Aktivität erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4terstellen]]
24 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:594px" %)Zur [[Kalenderansicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HKalenderansicht]] wechseln.
25 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:594px" %)Eine Aktivität **suchen**
26 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **aktualisieren**
27 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:594px" %)**Aktivitäten anderer Kontakte **anzeigen lassen
28 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:594px" %)Aktivitäten **weiterleiten **oder weitergeleitete Aktivitäten **anzeigen **lassen.
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45 = Kalenderansicht =
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47 [[image:Kalender_Ansicht.png||height="407" style="float:left" width="728"]]
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49 (% style="margin-left:auto; width:755px" %)
50 |=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 678px;" %)Beschreibung
51 |(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:678px" %)Zwischen **Kalender**- und **Listenansicht **wechseln.
52 |(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:678px" %)Gewünschte **Zeiteinheit**, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
53 |(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:678px" %)Aktuell **anvisierter Zeitabschnitt **im Kalender.
54 |(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:678px" %)**Monatsbeschriftung **am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
55 |(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **nicht ausgewählten **Monats.
56 |(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:678px" %)Farbliche Markierung des **ausgewählten **Monats.
57 |(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:678px" %)**Ausgewählter **Kalendertag.
58 |(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:678px" %)In den Kalender **eingefügte Aktivität**.
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74 = Aktivitätstypen =
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76 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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78 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
79 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
80 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
81 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
82 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
83 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
84 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
85 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
86 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
87 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
88 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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102 = Aktivität erstellen =
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104 1. **+** Icon auswählen
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106 (% style="list-style-type:circle" %)
107 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
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109 (% start="2" %)
110 1. Gewünschte Aktivität auswählen
111 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
112 1. Betreff angeben
113 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
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115 (% style="list-style-type:circle" %)
116 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
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120 = Anwendungsbeispiel Checkliste =
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122 == Checkliste erstellen ==
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124 1. (((
125 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
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127 (((
128 (% style="float:right" %)
129 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
130 )))
131 )))
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133 (% style="list-style-type:circle" %)
134 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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136 (% start="2" %)
137 1. Option **Checkliste** auswählen
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139 (% style="list-style-type:circle" %)
140 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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142 (% start="3" %)
143 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
144 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
145 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
146 1. Thema für Checkliste eingeben
147 1. Auf **+** Icon klicken
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149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
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152 (% start="8" %)
153 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
154 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
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156 (% style="list-style-type:circle" %)
157 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
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159 (% class="box infomessage" %)
160 (((
161 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
162 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
163 )))
164
165 == Checkliste in der Übersicht ==
166
167 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
168
169 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
170 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
171 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
172 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
173 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
174 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
175 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
176 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
177 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
178 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
179 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
180 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
181 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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184 xx
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188 = Bearbeitung einer Aktivität =
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190 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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192 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
193 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
194 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
195 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
196 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
197 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
198 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
199 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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211
212 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
213
214 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
215 (% style="float:right" %)
216 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
217 )))
218
219 (% style="list-style-type:circle" %)
220 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
221
222 (% start="2" %)
223 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
224
225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
227
228 (% start="3" %)
229 1. **+** Icon rechts unten auswählen
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
233
234 (% start="4" %)
235 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
236 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
237
238 (% style="list-style-type:circle" %)
239 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
240
241 (% start="6" %)
242 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
243 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
244
245 (% style="list-style-type:circle" %)
246 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
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248 xx
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257 = Aktivität erledigen =
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259 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
260 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
261 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
262
263 (% style="list-style-type:circle" %)
264 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
265
266 = Löschvorgang einer Aktivität =
267
268 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
269
270 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
271
272 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
273 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
274
275 (% class="box infomessage" %)
276 (((
277 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
278 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
279 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
280 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
281 )))
282
283
284
285 == Aktivität löschen ==
286
287 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
288
289 (% style="list-style-type:circle" %)
290 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
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292 (% start="2" %)
293 1. Button **Löschen **anklicken
294
295 (% style="list-style-type:circle" %)
296 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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