Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 25.1 von Katharina Prummer am 2023/11/02 10:02
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13
14
15 = Aktivitätstypen =
16
17 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
18
19 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42 = Aktivität erstellen =
43
44 1. **+** Icon auswählen
45
46 (% style="list-style-type:circle" %)
47 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
48
49 (% start="2" %)
50 1. Gewünschte Aktivität auswählen
51 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
52 1. Betreff angeben
53 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
54
55 (% style="list-style-type:circle" %)
56 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
57
58 xx
59
60 = Anwendungsbeispiel Checkliste =
61
62 == Checkliste erstellen ==
63
64 1. (((
65 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
66
67 (((
68 (% style="float:right" %)
69 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
70 )))
71 )))
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
75
76 (% start="2" %)
77 1. Option **Checkliste** auswählen
78
79 (% style="list-style-type:circle" %)
80 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
81
82 (% start="3" %)
83 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
84 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
85 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
86 1. Thema für Checkliste eingeben
87 1. Auf **+** Icon klicken
88
89 (% style="list-style-type:circle" %)
90 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
91
92 (% start="8" %)
93 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
94 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
95
96 (% style="list-style-type:circle" %)
97 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
98
99 (% class="box infomessage" %)
100 (((
101 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
102 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
103 )))
104
105 == Checkliste in der Übersicht ==
106
107 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
108
109 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
110 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
111 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
112 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
113 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
114 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
115 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
116 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
117 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
118 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
119 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
120 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
121 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
122
123 xx
124
125
126
127 = Bearbeitung einer Aktivität =
128
129 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
130
131 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
132 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
133 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
134 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
135 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
136 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
137 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
138 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
151
152 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
153 (% style="float:right" %)
154 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
155 )))
156
157 (% style="list-style-type:circle" %)
158 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
159
160 (% start="2" %)
161 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
162
163 (% style="list-style-type:circle" %)
164 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
165
166 (% start="3" %)
167 1. **+** Icon rechts unten auswählen
168
169 (% style="list-style-type:circle" %)
170 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
171
172 (% start="4" %)
173 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
174 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
175
176 (% style="list-style-type:circle" %)
177 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
178
179 (% start="6" %)
180 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
181 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
182
183 (% style="list-style-type:circle" %)
184 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
185
186 xx
187
188
189
190
191
192
193
194
195 = Aktivität erledigen =
196
197 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
198 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
199 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
200
201 (% style="list-style-type:circle" %)
202 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
203
204 = Löschvorgang einer Aktivität =
205
206 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
207
208 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
209
210 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
211 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
212
213 (% class="box infomessage" %)
214 (((
215 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
216 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
217 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
218 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
219 )))
220
221
222
223 == Aktivität löschen ==
224
225 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
226
227 (% style="list-style-type:circle" %)
228 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
229
230 (% start="2" %)
231 1. Button **Löschen **anklicken
232
233 (% style="list-style-type:circle" %)
234 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
235
236 xxx
237
238
239
240
241
242
243
244 xx
245
246
247
248
249
250
251
252
253
254 xx
255
256
257
258
259
260
261
262
263
264
265
266
267 xx
268
269
270
271
272
273
274
275
276
277
278 xx