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Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 26.1 von Katharina Prummer am 2023/11/03 09:33
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Bedeutung von Aktivitäten =
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10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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15 = Aktivitätstypen =
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17 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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19 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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41 = Aktivität erstellen =
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43 1. **+** Icon auswählen
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45 (% style="list-style-type:circle" %)
46 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
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48 (% start="2" %)
49 1. Gewünschte Aktivität auswählen
50 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
51 1. Betreff angeben
52 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
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54 (% style="list-style-type:circle" %)
55 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
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57 xx
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59 = Anwendungsbeispiel Checkliste =
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61 == Checkliste erstellen ==
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63 1. (((
64 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
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66 (((
67 (% style="float:right" %)
68 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
69 )))
70 )))
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72 (% style="list-style-type:circle" %)
73 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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75 (% start="2" %)
76 1. Option **Checkliste** auswählen
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78 (% style="list-style-type:circle" %)
79 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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81 (% start="3" %)
82 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
83 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
84 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
85 1. Thema für Checkliste eingeben
86 1. Auf **+** Icon klicken
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88 (% style="list-style-type:circle" %)
89 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
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91 (% start="8" %)
92 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
93 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
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95 (% style="list-style-type:circle" %)
96 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
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98 (% class="box infomessage" %)
99 (((
100 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
101 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
102 )))
103
104 == Checkliste in der Übersicht ==
105
106 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
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108 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
109 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
110 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
111 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
112 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
113 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
114 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
115 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
116 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
117 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
118 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
119 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
120 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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122 xx
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126 = Bearbeitung einer Aktivität =
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128 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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130 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
131 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
132 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
133 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
134 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
135 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
136 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
137 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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152 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
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154 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
155 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
156
157 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
158 (% style="float:right" %)
159 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
160 )))
161
162 (% style="list-style-type:circle" %)
163 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
164
165 (% start="2" %)
166 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
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168 (% style="list-style-type:circle" %)
169 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
170
171 (% start="3" %)
172 1. **+** Icon rechts unten auswählen
173
174 (% style="list-style-type:circle" %)
175 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
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177 (% start="4" %)
178 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
179 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
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181 (% style="list-style-type:circle" %)
182 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
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184 (% start="6" %)
185 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
186 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
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188 (% style="list-style-type:circle" %)
189 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
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194 = Aktivität erledigen =
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196 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
197 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
198 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
199
200 (% style="list-style-type:circle" %)
201 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
202
203 = Löschvorgang einer Aktivität =
204
205 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
206
207 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
208
209 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
210 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
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212 (% class="box infomessage" %)
213 (((
214 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
215 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
216 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
217 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
218 )))
219
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221
222 == Aktivität löschen ==
223
224 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
225
226 (% style="list-style-type:circle" %)
227 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
228
229 (% start="2" %)
230 1. Button **Löschen **anklicken
231
232 (% style="list-style-type:circle" %)
233 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
234
235 xxx
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