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Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 27.1 von Katharina Prummer am 2023/11/03 09:34
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Bedeutung von Aktivitäten =
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10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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15 = Aktivitätstypen =
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17 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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19 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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40 = Aktivität erstellen =
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42 1. **+** Icon auswählen
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44 (% style="list-style-type:circle" %)
45 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
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47 (% start="2" %)
48 1. Gewünschte Aktivität auswählen
49 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
50 1. Betreff angeben
51 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
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53 (% style="list-style-type:circle" %)
54 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
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56 xx
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58 = Anwendungsbeispiel Checkliste =
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60 == Checkliste erstellen ==
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62 1. (((
63 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
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65 (((
66 (% style="float:right" %)
67 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
68 )))
69 )))
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71 (% style="list-style-type:circle" %)
72 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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74 (% start="2" %)
75 1. Option **Checkliste** auswählen
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77 (% style="list-style-type:circle" %)
78 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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80 (% start="3" %)
81 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
82 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
83 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
84 1. Thema für Checkliste eingeben
85 1. Auf **+** Icon klicken
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87 (% style="list-style-type:circle" %)
88 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
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90 (% start="8" %)
91 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
92 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
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94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
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97 (% class="box infomessage" %)
98 (((
99 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
100 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
101 )))
102
103 == Checkliste in der Übersicht ==
104
105 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
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107 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
108 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
109 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
110 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
111 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
112 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
113 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
114 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
115 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
116 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
117 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
118 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
119 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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121 xx
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125 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
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127 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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129 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
130 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
131 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen.
132 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen.
133 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)**Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**.
134 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
135 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
136 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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150 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
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152 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
153 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
154
155 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
156 (% style="float:right" %)
157 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
158 )))
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160 (% style="list-style-type:circle" %)
161 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
162
163 (% start="2" %)
164 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
165
166 (% style="list-style-type:circle" %)
167 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
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169 (% start="3" %)
170 1. **+** Icon rechts unten auswählen
171
172 (% style="list-style-type:circle" %)
173 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
174
175 (% start="4" %)
176 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
177 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
178
179 (% style="list-style-type:circle" %)
180 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
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182 (% start="6" %)
183 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
184 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
185
186 (% style="list-style-type:circle" %)
187 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
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191 = Aktivität erledigen =
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193 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
194 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
195 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
196
197 (% style="list-style-type:circle" %)
198 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
199
200 = Löschvorgang einer Aktivität =
201
202 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
203
204 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
205
206 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
207 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
208
209 (% class="box infomessage" %)
210 (((
211 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
212 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
213 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
214 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
215 )))
216
217
218
219 == Aktivität löschen ==
220
221 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
222
223 (% style="list-style-type:circle" %)
224 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
225
226 (% start="2" %)
227 1. Button **Löschen **anklicken
228
229 (% style="list-style-type:circle" %)
230 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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232 xxx
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