Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 29.1 von Katharina Prummer am 2023/11/03 10:13
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13
14
15 = Aktivitätstypen =
16
17 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
18
19 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
30
31
32
33
34
35
36
37
38 = Aktivität erstellen =
39
40 1. **+** Icon auswählen
41
42 (% style="list-style-type:circle" %)
43 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
44
45 (% start="2" %)
46 1. Gewünschte Aktivität auswählen
47 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
48 1. Betreff angeben
49 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
50
51 (% style="list-style-type:circle" %)
52 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
53
54 xx
55
56 = Anwendungsbeispiel Checkliste =
57
58 == Checkliste erstellen ==
59
60 1. (((
61 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
62
63 (((
64 (% style="float:right" %)
65 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
66 )))
67 )))
68
69 (% style="list-style-type:circle" %)
70 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
71
72 (% start="2" %)
73 1. Option **Checkliste** auswählen
74
75 (% style="list-style-type:circle" %)
76 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
77
78 (% start="3" %)
79 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
80 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
81 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
82 1. Thema für Checkliste eingeben
83 1. Auf **+** Icon klicken
84
85 (% style="list-style-type:circle" %)
86 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
87
88 (% start="8" %)
89 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
90 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
91
92 (% style="list-style-type:circle" %)
93 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
94
95 (% class="box infomessage" %)
96 (((
97 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
98 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
99 )))
100
101 == Checkliste in der Übersicht ==
102
103 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
104
105 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
106 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
107 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
108 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
109 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
110 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
111 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
112 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
113 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
114 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
115 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
116 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
117 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
118
119 xx
120
121
122
123 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
124
125 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
126
127 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
128 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
129 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
130 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
131 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
132 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
133 **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
134 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei BUtton Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
135 )))
136 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
137 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
138 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
151
152 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
153 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
154
155 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
156 (% style="float:right" %)
157 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
158 )))
159
160 (% style="list-style-type:circle" %)
161 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
162
163 (% start="2" %)
164 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
165
166 (% style="list-style-type:circle" %)
167 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
168
169 (% start="3" %)
170 1. **+** Icon rechts unten auswählen
171
172 (% style="list-style-type:circle" %)
173 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
174
175 (% start="4" %)
176 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
177 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
178
179 (% style="list-style-type:circle" %)
180 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
181
182 (% start="6" %)
183 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
184 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
185
186 (% style="list-style-type:circle" %)
187 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
188
189 = Aktivität erledigen =
190
191 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
192 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
193 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
194
195 (% style="list-style-type:circle" %)
196 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
197
198 = Löschvorgang einer Aktivität =
199
200 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
201
202 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
203
204 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
205 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
206
207 (% class="box infomessage" %)
208 (((
209 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
210 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
211 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
212 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
213 )))
214
215
216
217 == Aktivität löschen ==
218
219 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
220
221 (% style="list-style-type:circle" %)
222 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
223
224 (% start="2" %)
225 1. Button **Löschen **anklicken
226
227 (% style="list-style-type:circle" %)
228 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
229
230 xxx
231
232
233
234
235
236
237
238 xx
239
240
241
242
243
244
245
246
247
248 xx
249
250
251
252
253
254
255
256
257
258
259
260
261 xx
262
263
264
265
266
267
268
269
270
271
272 xx