Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 31.1 von Marco Bauer am 2023/11/03 11:34

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
	6	)))
	7
	8	= Bedeutung von Aktivitäten =
	9
	10	Aktivitäten stellen die einzelnen Glieder einer großen Kette an Tätigkeiten dar.
	11	Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
	12	Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der Historie nachverfolgen.
	13
	14
3.1	15	= Aktivitätstypen =
	16
4.1	17	[[image:Aktivitäten_Optionen.png\|\|height="408" style="float:left" width="319"]]
3.1	18
	19	(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
	20	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
	21	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:1080px" %)Das + Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen Aktivitäten-Typen aufklappen.
	22	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität Anruf. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit protokollieren kann, während man telefoniert.
	23	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende Aufgabe erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
	24	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität Brief erzeugt.
	25	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch zu erledigenden Punkte erstellen.
19.1	26	Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
3.1	27	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp E-Mail erzeugen.
	28	\|(% style="width:78px" %)7\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Notiz wichtige Informationen festhalten.
	29	\|(% style="width:78px" %)8\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Termin einen Termin festlegen.
	30
	31
	32
	33
	34
	35
	36	= Aktivität erstellen =
	37
23.1	38	1. + Icon auswählen
3.1	39
15.1	40	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	41	* Die Aktivitäten werden gelistet.
	42
15.1	43	(% start="2" %)
3.1	44	1. Gewünschte Aktivität auswählen
	45	1. Eingabeformular der Aktivität ausfüllen
	46	1. Betreff angeben
15.1	47	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
3.1	48
15.1	49	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	50	* Eine neue Aktivität wird erstellt.
	51
2.1	52	xx
	53
3.1	54	= Anwendungsbeispiel Checkliste =
2.1	55
9.1	56	== Checkliste erstellen ==
2.1	57
9.1	58	1. (((
	59	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	60
	61	(((
5.1	62	(% style="float:right" %)
	63	[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png\|\|height="278" width="485"]]
	64	)))
9.1	65	)))
5.1	66
15.1	67	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	68	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
	69
15.1	70	(% start="2" %)
5.1	71	1. Option Checkliste auswählen
	72
15.1	73	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	74	* Eingabeformular für die Neuanlage einer Checkliste wird geöffnet.
	75
15.1	76	(% start="3" %)
5.1	77	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	78	1. Pflichtfeld Bezeichnung eingeben
	79	1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
	80	1. Thema für Checkliste eingeben
	81	1. Auf + Icon klicken
	82
15.1	83	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	84	* Weiteres freies Feld für weiteres Thema wird hinzugefügt.
	85
15.1	86	(% start="8" %)
5.1	87	1. Weiteres freies Feld ausfüllen
	88	1. Auf Disketten-Icon rechts unten klicken
	89
15.1	90	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	91	* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
	92
12.1	93	(% class="box infomessage" %)
	94	(((
	95	Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine Aktivitätsvorlage erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
24.1	96	Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
12.1	97	)))
	98
3.1	99	== Checkliste in der Übersicht ==
2.1	100
6.1	101	[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png\|\|height="535" style="float:left" width="564"]]
2.1	102
6.1	103	(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
	104	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
	105	\|(% style="width:75px" %)0\|(% style="width:840px" %)Konkreten Termin durch Datum und Uhrzeit festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
	106	Eine Wiedervorlage ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
	107	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:840px" %)Die Kategorie der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
	108	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:840px" %)Die Stiftung, der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
	109	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:840px" %)Einen Zeitraum festlegen, zu dem man bereits vorher noch mal an die Aktivität erinnert wird.
	110	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität gelesen oder erledigt wurde.
	111	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich Bezug zu einem bereits erstellten Projekt herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
	112	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:840px" %)Der Betreff soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein Pflichtfeld.
	113	\|(% style="width:75px" %)7\|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier neue To Do's erstellen. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
	114	\|(% style="width:75px" %)8\|(% style="width:840px" %)Das jeweilige To Do. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
	115	\|(% style="width:75px" %)9\|(% style="width:840px" %)Hierüber speichert man eine neu angelegte Aktivität.
2.1	116
	117	xx
	118
	119
	120
27.1	121	= Weitere Funktionen einer Aktivität =
2.1	122
10.1	123	[[image:Screenshot (968).png\|\|height="325" style="float:left" width="576"]]
2.1	124
10.1	125	(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
	126	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
28.1	127	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:830px" %)Einen Vermerk zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
	128	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:830px" %)Eine Folgeaktivität lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
	129	Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
	130	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:830px" %)(((
	131	Aktivitäten kann man über diesen Menüpunkt weiterleiten. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
30.1	132	Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
28.1	133	)))
10.1	134	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die Historie der Aktivitäten anzeigen lassen.
	135	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:830px" %)Eine Druckansicht zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
	136	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:830px" %)Möchte man Dokumente an die Aktivität anhängen, kann man dies hier tun.
2.1	137
	138
	139
10.1	140
	141
	142
	143
	144
	145
22.1	146	= Aktivitätsvorlagen erstellen =
	147
26.1	148	Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
	149	Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
	150
23.1	151	1. Begriff Aktivitätsvorlagen in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
22.1	152	(% style="float:right" %)
	153	[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png\|\|height="294" width="519"]]
	154	)))
	155
	156	(% style="list-style-type:circle" %)
	157	* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
	158
	159	(% start="2" %)
	160	1. Suchergebnis Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen doppelklicken
	161
	162	(% style="list-style-type:circle" %)
	163	* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
	164
	165	(% start="3" %)
	166	1. + Icon rechts unten auswählen
	167
	168	(% style="list-style-type:circle" %)
	169	* Das Eingabeformular für Neuanlage Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
	170
	171	(% start="4" %)
	172	1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
23.1	173	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	174
	175	(% style="list-style-type:circle" %)
	176	* Ein Texteditor zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
	177
	178	(% start="6" %)
	179	1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
23.1	180	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	181
	182	(% style="list-style-type:circle" %)
	183	* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
	184
31.1	185	= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
	186
	187	In Mein Desktop das + Icon anklicken
	188
	189	Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
	190
	191	Auf Option Vorlagen gehen
	192
	193	Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
	194
	195	Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
	196
	197	Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
	198
	199	Eingaben tätigen
	200
	201	Auf Disketten Icon Speichern klicken
	202
	203	Die Aktivität wird erstellt.
	204
	205	= Aktivität weiterleiten =
	206
	207	In mein Desktop auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
	208
	209	Die Aktivität wird geöffnet.
	210
	211	Weiterleiten Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer)
	212
	213	Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
	214
	215	Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
	216
	217	Auswahl mit OK-Button bestätigen
	218
14.1	219	= Aktivität erledigen =
10.1	220
15.1	221	1. Gewünschte Aktivität in Mein Desktop auswählen und öffnen
21.1	222	1. Häkchen bei Erledigt setzen (siehe Beschreibung, Ziffer 4: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
15.1	223	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
13.1	224
15.1	225	(% style="list-style-type:circle" %)
13.1	226	* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
	227
14.1	228	= Löschvorgang einer Aktivität =
13.1	229
	230	== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
	231
	232	Das Löschen einer Aktivität setzt folgende Voraussetzungen voraus:
	233
	234	* Die Aktivität ist die letzte Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
	235	* Nur der Aktivität-Ersteller oder der Admin können eben diese Aktivität löschen
	236
	237	(% class="box infomessage" %)
	238	(((
	239	Das Löschen von Aktivitäten kann man schon beim Schritt der Aktivitätsvorlagen steuern.
	240	In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten nur noch für den base4IT-Support möglich machen:
	241	- Entsprechende Checkbox setzen (Revisionssicherheit)
	242	- Checkbox Löschen erlaubt = Nein wurde gesetzt
	243	)))
	244
	245
	246
14.1	247	== Aktivität löschen ==
10.1	248
11.1	249	1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
10.1	250
15.1	251	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	252	* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
10.1	253
15.1	254	(% start="2" %)
11.1	255	1. Button Löschen anklicken
10.1	256
15.1	257	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	258	* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
10.1	259
11.1	260	xxx
	261
	262
	263
	264
	265
	266
	267
3.1	268	xx
2.1	269
3.1	270
	271
	272
	273
	274
	275
	276
	277
2.1	278	xx
	279
	280
	281
	282
	283
	284
	285
	286
	287
	288
	289
	290
	291	xx
	292
	293
	294
	295
	296
	297
	298
	299
	300
	301
	302	xx