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Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 31.1 von Marco Bauer am 2023/11/03 11:34
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13
14
15 = Aktivitätstypen =
16
17 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
18
19 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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31
32
33
34
35
36 = Aktivität erstellen =
37
38 1. **+** Icon auswählen
39
40 (% style="list-style-type:circle" %)
41 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
42
43 (% start="2" %)
44 1. Gewünschte Aktivität auswählen
45 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
46 1. Betreff angeben
47 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
48
49 (% style="list-style-type:circle" %)
50 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
51
52 xx
53
54 = Anwendungsbeispiel Checkliste =
55
56 == Checkliste erstellen ==
57
58 1. (((
59 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
60
61 (((
62 (% style="float:right" %)
63 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
64 )))
65 )))
66
67 (% style="list-style-type:circle" %)
68 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
69
70 (% start="2" %)
71 1. Option **Checkliste** auswählen
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
75
76 (% start="3" %)
77 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
78 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
79 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
80 1. Thema für Checkliste eingeben
81 1. Auf **+** Icon klicken
82
83 (% style="list-style-type:circle" %)
84 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
85
86 (% start="8" %)
87 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
88 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
89
90 (% style="list-style-type:circle" %)
91 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
92
93 (% class="box infomessage" %)
94 (((
95 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
96 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
97 )))
98
99 == Checkliste in der Übersicht ==
100
101 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
102
103 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
104 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
105 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
106 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
107 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
108 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
109 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
110 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
111 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
112 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
113 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
114 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
115 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
116
117 xx
118
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120
121 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
122
123 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
124
125 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
126 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
127 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
128 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
129 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
130 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
131 **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt **weiterleiten**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
132 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
133 )))
134 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
135 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
136 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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142
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144
145
146 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
147
148 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
149 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
150
151 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
152 (% style="float:right" %)
153 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
154 )))
155
156 (% style="list-style-type:circle" %)
157 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
158
159 (% start="2" %)
160 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
161
162 (% style="list-style-type:circle" %)
163 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
164
165 (% start="3" %)
166 1. **+** Icon rechts unten auswählen
167
168 (% style="list-style-type:circle" %)
169 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
170
171 (% start="4" %)
172 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
173 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
174
175 (% style="list-style-type:circle" %)
176 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
177
178 (% start="6" %)
179 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
180 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
181
182 (% style="list-style-type:circle" %)
183 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
184
185 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
186
187 In Mein Desktop das + Icon anklicken
188
189 Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
190
191 Auf Option Vorlagen gehen
192
193 Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
194
195 Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
196
197 Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
198
199 Eingaben tätigen
200
201 Auf Disketten Icon Speichern klicken
202
203 Die Aktivität wird erstellt.
204
205 = Aktivität weiterleiten =
206
207 In mein Desktop auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
208
209 Die Aktivität wird geöffnet.
210
211 Weiterleiten Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer)
212
213 Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
214
215 Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
216
217 Auswahl mit OK-Button bestätigen
218
219 = Aktivität erledigen =
220
221 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
222 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
223 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
224
225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
227
228 = Löschvorgang einer Aktivität =
229
230 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
231
232 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
233
234 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
235 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
236
237 (% class="box infomessage" %)
238 (((
239 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
240 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
241 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
242 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
243 )))
244
245
246
247 == Aktivität löschen ==
248
249 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
250
251 (% style="list-style-type:circle" %)
252 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
253
254 (% start="2" %)
255 1. Button **Löschen **anklicken
256
257 (% style="list-style-type:circle" %)
258 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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