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Wiki-Quellcode von 010.3 Aktivitäten

Version 32.1 von Marco Bauer am 2023/11/03 11:35
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13
14
15 = Aktivitätstypen =
16
17 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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19 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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31
32
33
34
35 = Aktivität erstellen =
36
37 1. **+** Icon auswählen
38
39 (% style="list-style-type:circle" %)
40 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
41
42 (% start="2" %)
43 1. Gewünschte Aktivität auswählen
44 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
45 1. Betreff angeben
46 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
47
48 (% style="list-style-type:circle" %)
49 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
50
51 xx
52
53 = Anwendungsbeispiel Checkliste =
54
55 == Checkliste erstellen ==
56
57 1. (((
58 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
59
60 (((
61 (% style="float:right" %)
62 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
63 )))
64 )))
65
66 (% style="list-style-type:circle" %)
67 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
68
69 (% start="2" %)
70 1. Option **Checkliste** auswählen
71
72 (% style="list-style-type:circle" %)
73 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
74
75 (% start="3" %)
76 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
77 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
78 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
79 1. Thema für Checkliste eingeben
80 1. Auf **+** Icon klicken
81
82 (% style="list-style-type:circle" %)
83 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
84
85 (% start="8" %)
86 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
87 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
88
89 (% style="list-style-type:circle" %)
90 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
91
92 (% class="box infomessage" %)
93 (((
94 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
95 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
96 )))
97
98 == Checkliste in der Übersicht ==
99
100 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
101
102 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
103 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
104 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
105 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
106 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
107 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
108 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
109 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
110 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
111 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
112 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
113 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
114 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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116 xx
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120 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
121
122 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
123
124 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
125 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
126 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
127 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
128 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
129 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
130 **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
131 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
132 )))
133 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
134 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
135 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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144 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
145
146 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
147 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
148
149 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
150 (% style="float:right" %)
151 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
152 )))
153
154 (% style="list-style-type:circle" %)
155 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
156
157 (% start="2" %)
158 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
159
160 (% style="list-style-type:circle" %)
161 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
162
163 (% start="3" %)
164 1. **+** Icon rechts unten auswählen
165
166 (% style="list-style-type:circle" %)
167 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
168
169 (% start="4" %)
170 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
171 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
175
176 (% start="6" %)
177 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
178 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
179
180 (% style="list-style-type:circle" %)
181 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
182
183 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
184
185 In Mein Desktop das + Icon anklicken
186
187 Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
188
189 Auf Option Vorlagen gehen
190
191 Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
192
193 Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
194
195 Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
196
197 Eingaben tätigen
198
199 Auf Disketten Icon Speichern klicken
200
201 Die Aktivität wird erstellt.
202
203 = Aktivität weiterleiten =
204
205 In mein Desktop auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
206
207 Die Aktivität wird geöffnet.
208
209 Weiterleiten Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer)
210
211 Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
212
213 Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
214
215 Auswahl mit OK-Button bestätigen
216
217 = Aktivität erledigen =
218
219 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
220 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
221 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
222
223 (% style="list-style-type:circle" %)
224 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
225
226 = Löschvorgang einer Aktivität =
227
228 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
229
230 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
231
232 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
233 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
234
235 (% class="box infomessage" %)
236 (((
237 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
238 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
239 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
240 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
241 )))
242
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244
245 == Aktivität löschen ==
246
247 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
248
249 (% style="list-style-type:circle" %)
250 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
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252 (% start="2" %)
253 1. Button **Löschen **anklicken
254
255 (% style="list-style-type:circle" %)
256 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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300 xx