Wiki-Quellcode von 010.4 Aktivitäten
Version 35.1 von Katharina Prummer am 2023/11/03 13:27
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="box" %) | ||
| 2 | ((( | ||
| 3 | **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:** | ||
| 4 | |||
| 5 | {{toc/}} | ||
| 6 | ))) | ||
| 7 | |||
| 8 | = Bedeutung von Aktivitäten = | ||
| 9 | |||
| 10 | Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar. | ||
| 11 | Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden. | ||
| 12 | Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen. | ||
| 13 | |||
| 14 | |||
| 15 | = Aktivitätstypen = | ||
| 16 | |||
| 17 | [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]] | ||
| 18 | |||
| 19 | (% style="margin-left:auto; width:1162px" %) | ||
| 20 | |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung | ||
| 21 | |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**. | ||
| 22 | |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**. | ||
| 23 | |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe. | ||
| 24 | |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. | ||
| 25 | |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**. | ||
| 26 | Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]). | ||
| 27 | |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen. | ||
| 28 | |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten. | ||
| 29 | |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen. | ||
| 30 | |||
| 31 | |||
| 32 | = Aktivität erstellen = | ||
| 33 | |||
| 34 | 1. **+** Icon auswählen | ||
| 35 | |||
| 36 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 37 | * Die **Aktivitäten **werden gelistet. | ||
| 38 | |||
| 39 | (% start="2" %) | ||
| 40 | 1. Gewünschte Aktivität auswählen | ||
| 41 | 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen** | ||
| 42 | 1. Betreff angeben | ||
| 43 | 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken | ||
| 44 | |||
| 45 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 46 | * Eine neue Aktivität wird erstellt. | ||
| 47 | |||
| 48 | xx | ||
| 49 | |||
| 50 | = Anwendungsbeispiel Checkliste = | ||
| 51 | |||
| 52 | == Checkliste erstellen == | ||
| 53 | |||
| 54 | 1. ((( | ||
| 55 | **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken | ||
| 56 | |||
| 57 | ((( | ||
| 58 | (% style="float:right" %) | ||
| 59 | [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]] | ||
| 60 | ))) | ||
| 61 | ))) | ||
| 62 | |||
| 63 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 64 | * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet. | ||
| 65 | |||
| 66 | (% start="2" %) | ||
| 67 | 1. Option **Checkliste** auswählen | ||
| 68 | |||
| 69 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 70 | * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet. | ||
| 71 | |||
| 72 | (% start="3" %) | ||
| 73 | 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben | ||
| 74 | 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben | ||
| 75 | 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken | ||
| 76 | 1. Thema für Checkliste eingeben | ||
| 77 | 1. Auf **+** Icon klicken | ||
| 78 | |||
| 79 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 80 | * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**. | ||
| 81 | |||
| 82 | (% start="8" %) | ||
| 83 | 1. Weiteres freies Feld ausfüllen | ||
| 84 | 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken | ||
| 85 | |||
| 86 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 87 | * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt. | ||
| 88 | |||
| 89 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 90 | ((( | ||
| 91 | Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann. | ||
| 92 | Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]]. | ||
| 93 | ))) | ||
| 94 | |||
| 95 | == Checkliste in der Übersicht == | ||
| 96 | |||
| 97 | [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]] | ||
| 98 | |||
| 99 | (% style="margin-left:auto; width:918px" %) | ||
| 100 | |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung | ||
| 101 | |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden. | ||
| 102 | Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt. | ||
| 103 | |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben. | ||
| 104 | |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt. | ||
| 105 | |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird. | ||
| 106 | |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde. | ||
| 107 | |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. | ||
| 108 | |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**. | ||
| 109 | |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__ | ||
| 110 | |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein. | ||
| 111 | |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität. | ||
| 112 | |||
| 113 | xx | ||
| 114 | |||
| 115 | |||
| 116 | |||
| 117 | = Weitere Funktionen einer Aktivität = | ||
| 118 | |||
| 119 | [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]] | ||
| 120 | |||
| 121 | (% style="margin-left:auto; width:908px" %) | ||
| 122 | |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung | ||
| 123 | |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung. | ||
| 124 | |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich. | ||
| 125 | Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet. | ||
| 126 | |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)((( | ||
| 127 | **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist. | ||
| 128 | Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden. | ||
| 129 | ))) | ||
| 130 | |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. | ||
| 131 | |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier. | ||
| 132 | |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun. | ||
| 133 | |||
| 134 | |||
| 135 | |||
| 136 | |||
| 137 | |||
| 138 | = Aktivitätsvorlagen erstellen = | ||
| 139 | |||
| 140 | Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten. | ||
| 141 | Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden. | ||
| 142 | |||
| 143 | 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben((( | ||
| 144 | (% style="float:right" %) | ||
| 145 | [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]] | ||
| 146 | ))) | ||
| 147 | |||
| 148 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 149 | * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt. | ||
| 150 | |||
| 151 | (% start="2" %) | ||
| 152 | 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken | ||
| 153 | |||
| 154 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 155 | * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. | ||
| 156 | |||
| 157 | (% start="3" %) | ||
| 158 | 1. **+** Icon rechts unten auswählen | ||
| 159 | |||
| 160 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 161 | * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet. | ||
| 162 | |||
| 163 | (% start="4" %) | ||
| 164 | 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können) | ||
| 165 | 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken | ||
| 166 | |||
| 167 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 168 | * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet. | ||
| 169 | |||
| 170 | (% start="6" %) | ||
| 171 | 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen | ||
| 172 | 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken | ||
| 173 | |||
| 174 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 175 | * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt. | ||
| 176 | |||
| 177 | = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen = | ||
| 178 | |||
| 179 | 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken | ||
| 180 | |||
| 181 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 182 | * Das Dropdown-Menü wird geöffnet. | ||
| 183 | |||
| 184 | (% start="2" %) | ||
| 185 | 1. Auf Option **Vorlagen **gehen | ||
| 186 | |||
| 187 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 188 | * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt. | ||
| 189 | |||
| 190 | (% start="3" %) | ||
| 191 | 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen | ||
| 192 | |||
| 193 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 194 | * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet. | ||
| 195 | |||
| 196 | (% start="4" %) | ||
| 197 | 1. Eingaben tätigen | ||
| 198 | 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken | ||
| 199 | |||
| 200 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 201 | * Die Aktivität wird erstellt. | ||
| 202 | |||
| 203 | = Aktivität weiterleiten = | ||
| 204 | |||
| 205 | 1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken | ||
| 206 | |||
| 207 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 208 | * Die Aktivität wird geöffnet. | ||
| 209 | |||
| 210 | (% start="2" %) | ||
| 211 | 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]]) | ||
| 212 | |||
| 213 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 214 | * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet. | ||
| 215 | |||
| 216 | (% start="3" %) | ||
| 217 | 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen | ||
| 218 | 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen | ||
| 219 | |||
| 220 | = Aktivität erledigen = | ||
| 221 | |||
| 222 | 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen | ||
| 223 | 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__) | ||
| 224 | 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken | ||
| 225 | |||
| 226 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 227 | * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt | ||
| 228 | |||
| 229 | = Löschvorgang einer Aktivität = | ||
| 230 | |||
| 231 | == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität == | ||
| 232 | |||
| 233 | Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus: | ||
| 234 | |||
| 235 | * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt) | ||
| 236 | * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen | ||
| 237 | |||
| 238 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 239 | ((( | ||
| 240 | Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern. | ||
| 241 | In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen: | ||
| 242 | - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**) | ||
| 243 | - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt | ||
| 244 | ))) | ||
| 245 | |||
| 246 | |||
| 247 | |||
| 248 | == Aktivität löschen == | ||
| 249 | |||
| 250 | 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken | ||
| 251 | |||
| 252 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 253 | * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet. | ||
| 254 | |||
| 255 | (% start="2" %) | ||
| 256 | 1. Button **Löschen **anklicken | ||
| 257 | |||
| 258 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 259 | * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht. | ||
| 260 | |||
| 261 | xxx | ||
| 262 | |||
| 263 | |||
| 264 | |||
| 265 | |||
| 266 | |||
| 267 | |||
| 268 | |||
| 269 | xx | ||
| 270 | |||
| 271 | |||
| 272 | |||
| 273 | |||
| 274 | |||
| 275 | |||
| 276 | |||
| 277 | |||
| 278 | |||
| 279 | xx | ||
| 280 | |||
| 281 | |||
| 282 | |||
| 283 | |||
| 284 | |||
| 285 | |||
| 286 | |||
| 287 | |||
| 288 | |||
| 289 | |||
| 290 | |||
| 291 | |||
| 292 | xx | ||
| 293 | |||
| 294 | |||
| 295 | |||
| 296 | |||
| 297 | |||
| 298 | |||
| 299 | |||
| 300 | |||
| 301 | |||
| 302 | |||
| 303 | xx |