Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 37.1 von Katharina Prummer am 2023/11/03 14:03

Verstecke letzte Bearbeiter
Marco Bauer 2.1 1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13
14
Marco Bauer 3.1 15 = Aktivitätstypen =
16
Marco Bauer 4.1 17 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
Marco Bauer 3.1 18
19 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
Marco Bauer 19.1 26 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
Marco Bauer 3.1 27 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
30
31 = Aktivität erstellen =
32
Marco Bauer 23.1 33 1. **+** Icon auswählen
Marco Bauer 3.1 34
Marco Bauer 15.1 35 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 3.1 36 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
37
Marco Bauer 15.1 38 (% start="2" %)
Marco Bauer 3.1 39 1. Gewünschte Aktivität auswählen
40 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
41 1. Betreff angeben
Marco Bauer 15.1 42 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 3.1 43
Marco Bauer 15.1 44 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 3.1 45 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
46
Marco Bauer 2.1 47 xx
48
Marco Bauer 3.1 49 = Anwendungsbeispiel Checkliste =
Marco Bauer 2.1 50
Marco Bauer 9.1 51 == Checkliste erstellen ==
Marco Bauer 2.1 52
Marco Bauer 9.1 53 1. (((
54 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
55
56 (((
Marco Bauer 5.1 57 (% style="float:right" %)
58 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
59 )))
Marco Bauer 9.1 60 )))
Marco Bauer 5.1 61
Marco Bauer 15.1 62 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 5.1 63 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
64
Marco Bauer 15.1 65 (% start="2" %)
Marco Bauer 5.1 66 1. Option **Checkliste** auswählen
67
Marco Bauer 15.1 68 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 5.1 69 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
70
Marco Bauer 15.1 71 (% start="3" %)
Marco Bauer 5.1 72 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
73 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
74 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
75 1. Thema für Checkliste eingeben
76 1. Auf **+** Icon klicken
77
Marco Bauer 15.1 78 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 5.1 79 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
80
Marco Bauer 15.1 81 (% start="8" %)
Marco Bauer 5.1 82 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
83 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
84
Marco Bauer 15.1 85 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 5.1 86 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
87
Marco Bauer 12.1 88 (% class="box infomessage" %)
89 (((
90 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
Marco Bauer 24.1 91 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
Marco Bauer 12.1 92 )))
93
Marco Bauer 3.1 94 == Checkliste in der Übersicht ==
Marco Bauer 2.1 95
Marco Bauer 6.1 96 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
Marco Bauer 2.1 97
Marco Bauer 6.1 98 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
99 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
100 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
101 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
102 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
103 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
104 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
105 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
106 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
107 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
108 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
109 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
110 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
Marco Bauer 2.1 111
Katharina Prummer 37.1 112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131 === Brief erstellen ===
132
Marco Bauer 2.1 133 xx
134
Katharina Prummer 37.1 135 x
Marco Bauer 2.1 136
Katharina Prummer 37.1 137 x
Marco Bauer 2.1 138
Katharina Prummer 37.1 139 x
140
141 === E-Mail erstellen ===
142
143 x
144
145 x
146
147 x
148
149 x
150
151 === Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ===
152
153 xxx
154
155 x
156
157 x
158
159 x
160
161
162
Katharina Prummer 27.1 163 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
Marco Bauer 2.1 164
Marco Bauer 10.1 165 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
Marco Bauer 2.1 166
Marco Bauer 10.1 167 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
168 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
Katharina Prummer 28.1 169 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
170 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
171 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
172 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
Marco Bauer 32.1 173 **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
Katharina Prummer 30.1 174 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
Katharina Prummer 28.1 175 )))
Marco Bauer 10.1 176 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
177 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
178 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
Marco Bauer 2.1 179
180
181
Marco Bauer 22.1 182 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
183
Katharina Prummer 26.1 184 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
185 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
186
Marco Bauer 23.1 187 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
Marco Bauer 22.1 188 (% style="float:right" %)
189 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
190 )))
191
192 (% style="list-style-type:circle" %)
193 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
194
195 (% start="2" %)
196 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
197
198 (% style="list-style-type:circle" %)
199 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
200
201 (% start="3" %)
202 1. **+** Icon rechts unten auswählen
203
204 (% style="list-style-type:circle" %)
205 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
206
207 (% start="4" %)
208 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
Marco Bauer 23.1 209 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 22.1 210
211 (% style="list-style-type:circle" %)
212 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
213
214 (% start="6" %)
215 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
Marco Bauer 23.1 216 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 22.1 217
218 (% style="list-style-type:circle" %)
219 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
220
Marco Bauer 31.1 221 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
222
Marco Bauer 34.1 223 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
Marco Bauer 31.1 224
Marco Bauer 34.1 225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
Marco Bauer 31.1 227
Marco Bauer 34.1 228 (% start="2" %)
229 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
Marco Bauer 31.1 230
Marco Bauer 34.1 231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
Marco Bauer 31.1 233
Marco Bauer 34.1 234 (% start="3" %)
235 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
Marco Bauer 31.1 236
Marco Bauer 34.1 237 (% style="list-style-type:circle" %)
238 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
Marco Bauer 31.1 239
Marco Bauer 34.1 240 (% start="4" %)
241 1. Eingaben tätigen
242 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 31.1 243
Marco Bauer 34.1 244 (% style="list-style-type:circle" %)
245 * Die Aktivität wird erstellt.
Marco Bauer 31.1 246
247 = Aktivität weiterleiten =
248
Marco Bauer 34.1 249 1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
Marco Bauer 31.1 250
Marco Bauer 34.1 251 (% style="list-style-type:circle" %)
252 * Die Aktivität wird geöffnet.
Marco Bauer 31.1 253
Marco Bauer 34.1 254 (% start="2" %)
255 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
Marco Bauer 31.1 256
Marco Bauer 34.1 257 (% style="list-style-type:circle" %)
258 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
Marco Bauer 31.1 259
Marco Bauer 34.1 260 (% start="3" %)
261 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
262 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
Marco Bauer 31.1 263
Marco Bauer 14.1 264 = Aktivität erledigen =
Marco Bauer 10.1 265
Marco Bauer 15.1 266 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
Marco Bauer 21.1 267 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
Marco Bauer 15.1 268 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 13.1 269
Marco Bauer 15.1 270 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 13.1 271 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
272
Marco Bauer 14.1 273 = Löschvorgang einer Aktivität =
Marco Bauer 13.1 274
275 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
276
277 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
278
279 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
280 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
281
282 (% class="box infomessage" %)
283 (((
284 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
285 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
286 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
287 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
288 )))
289
290
291
Marco Bauer 14.1 292 == Aktivität löschen ==
Marco Bauer 10.1 293
Marco Bauer 11.1 294 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
Marco Bauer 10.1 295
Marco Bauer 15.1 296 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 11.1 297 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
Marco Bauer 10.1 298
Marco Bauer 15.1 299 (% start="2" %)
Marco Bauer 11.1 300 1. Button **Löschen **anklicken
Marco Bauer 10.1 301
Marco Bauer 15.1 302 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 11.1 303 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
Marco Bauer 10.1 304
Marco Bauer 11.1 305 xxx
306
307
308
309
310
311
312
Marco Bauer 3.1 313 xx
Marco Bauer 2.1 314
Marco Bauer 3.1 315
316
317
318
319
320
321
322
Marco Bauer 2.1 323 xx
324
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327
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330
331
332
333
334
335
336 xx
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346
347 xx