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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 37.1 von Katharina Prummer am 2023/11/03 14:03
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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14
15 = Aktivitätstypen =
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17 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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19 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
30
31 = Aktivität erstellen =
32
33 1. **+** Icon auswählen
34
35 (% style="list-style-type:circle" %)
36 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
37
38 (% start="2" %)
39 1. Gewünschte Aktivität auswählen
40 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
41 1. Betreff angeben
42 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
43
44 (% style="list-style-type:circle" %)
45 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
46
47 xx
48
49 = Anwendungsbeispiel Checkliste =
50
51 == Checkliste erstellen ==
52
53 1. (((
54 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
55
56 (((
57 (% style="float:right" %)
58 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
59 )))
60 )))
61
62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
64
65 (% start="2" %)
66 1. Option **Checkliste** auswählen
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
70
71 (% start="3" %)
72 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
73 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
74 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
75 1. Thema für Checkliste eingeben
76 1. Auf **+** Icon klicken
77
78 (% style="list-style-type:circle" %)
79 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
80
81 (% start="8" %)
82 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
83 1. Auf **Disketten**-Icon rechts unten klicken
84
85 (% style="list-style-type:circle" %)
86 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
87
88 (% class="box infomessage" %)
89 (((
90 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
91 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
92 )))
93
94 == Checkliste in der Übersicht ==
95
96 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
97
98 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
99 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
100 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
101 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
102 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
103 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
104 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
105 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
106 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
107 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
108 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
109 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
110 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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130
131 === Brief erstellen ===
132
133 xx
134
135 x
136
137 x
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139 x
140
141 === E-Mail erstellen ===
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143 x
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145 x
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147 x
148
149 x
150
151 === Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ===
152
153 xxx
154
155 x
156
157 x
158
159 x
160
161
162
163 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
164
165 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
166
167 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
168 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
169 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
170 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
171 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
172 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
173 **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
174 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
175 )))
176 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
177 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
178 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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180
181
182 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
183
184 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
185 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
186
187 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
188 (% style="float:right" %)
189 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
190 )))
191
192 (% style="list-style-type:circle" %)
193 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
194
195 (% start="2" %)
196 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
197
198 (% style="list-style-type:circle" %)
199 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
200
201 (% start="3" %)
202 1. **+** Icon rechts unten auswählen
203
204 (% style="list-style-type:circle" %)
205 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
206
207 (% start="4" %)
208 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
209 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
210
211 (% style="list-style-type:circle" %)
212 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
213
214 (% start="6" %)
215 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
216 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
217
218 (% style="list-style-type:circle" %)
219 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
220
221 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
222
223 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
224
225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
227
228 (% start="2" %)
229 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
233
234 (% start="3" %)
235 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
236
237 (% style="list-style-type:circle" %)
238 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
239
240 (% start="4" %)
241 1. Eingaben tätigen
242 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
243
244 (% style="list-style-type:circle" %)
245 * Die Aktivität wird erstellt.
246
247 = Aktivität weiterleiten =
248
249 1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
250
251 (% style="list-style-type:circle" %)
252 * Die Aktivität wird geöffnet.
253
254 (% start="2" %)
255 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
256
257 (% style="list-style-type:circle" %)
258 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
259
260 (% start="3" %)
261 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
262 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
263
264 = Aktivität erledigen =
265
266 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
267 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
268 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
269
270 (% style="list-style-type:circle" %)
271 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
272
273 = Löschvorgang einer Aktivität =
274
275 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
276
277 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
278
279 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
280 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
281
282 (% class="box infomessage" %)
283 (((
284 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
285 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
286 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
287 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
288 )))
289
290
291
292 == Aktivität löschen ==
293
294 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
295
296 (% style="list-style-type:circle" %)
297 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
298
299 (% start="2" %)
300 1. Button **Löschen **anklicken
301
302 (% style="list-style-type:circle" %)
303 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
304
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347 xx