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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 39.1 von Katharina Prummer am 2023/11/06 08:35
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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15 = Aktivitätstypen =
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17 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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19 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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45 = Aktivität erstellen =
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47 1. **+** Icon auswählen
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49 (% style="list-style-type:circle" %)
50 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
51
52 (% start="2" %)
53 1. Gewünschte Aktivität auswählen
54 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
55 1. Betreff angeben
56 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
57
58 (% style="list-style-type:circle" %)
59 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
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62 == Checkliste erstellen ==
63
64 1. (((
65 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
66
67 (((
68 (% style="float:right" %)
69 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
70 )))
71 )))
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73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
75
76 (% start="2" %)
77 1. Option **Checkliste** auswählen
78
79 (% style="list-style-type:circle" %)
80 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
81
82 (% start="3" %)
83 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
84 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
85 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
86 1. Thema für Checkliste eingeben
87 1. Auf **+** Icon klicken
88
89 (% style="list-style-type:circle" %)
90 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
91
92 (% start="8" %)
93 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
94 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
95
96 (% style="list-style-type:circle" %)
97 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
98
99 (% class="box infomessage" %)
100 (((
101 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
102 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
103 )))
104
105 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
106
107 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
108 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
109 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
110 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
111 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
112 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
113 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
114 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
115 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
116 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
117 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
118 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
119 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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138 (% class="wikigeneratedid" %)
139 === ===
140
141 == Brief erstellen ==
142
143 1. (((
144 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
145 )))
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
149
150 (% start="2" %)
151 1. Option **Brief** auswählen
152
153 (% style="list-style-type:circle" %)
154 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
155
156 (% start="3" %)
157 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
158 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
159 1. **Vorlage **auswählen
160 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
161
162 (% style="list-style-type:circle" %)
163 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
164
165 == E-Mail erstellen ==
166
167 1. (((
168 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
169 )))
170
171 (% style="list-style-type:circle" %)
172 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
173
174 (% start="2" %)
175 1. Option **E-Mail** auswählen
176
177 (% style="list-style-type:circle" %)
178 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
179
180 (% start="3" %)
181 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
182 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt.
183 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
184 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
185 1. **Vorlage **auswählen
186 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
187
188 (% style="list-style-type:circle" %)
189 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
190
191 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
192
193 1. (((
194 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
195 )))
196
197 (% style="list-style-type:circle" %)
198 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
199
200 (% start="2" %)
201 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
202
203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
205
206 (% start="3" %)
207 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
208 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
209 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
210 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
211
212 (% style="list-style-type:circle" %)
213 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
214
215 (% class="box infomessage" %)
216 (((
217 **Tipp**:
218 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
219 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
220 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
221 )))
222
223
224 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
225
226 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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228 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
229 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
230 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
231 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
232 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
233 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
234 **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
235 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
236 )))
237 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
238 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
239 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
240
241 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
242
243 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
244 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
245
246 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
247 (% style="float:right" %)
248 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
249 )))
250
251 (% style="list-style-type:circle" %)
252 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
253
254 (% start="2" %)
255 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
256
257 (% style="list-style-type:circle" %)
258 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
259
260 (% start="3" %)
261 1. **+** Icon rechts unten auswählen
262
263 (% style="list-style-type:circle" %)
264 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
265
266 (% start="4" %)
267 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
268 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
269
270 (% style="list-style-type:circle" %)
271 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
272
273 (% start="6" %)
274 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
275 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
276
277 (% style="list-style-type:circle" %)
278 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
279
280 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
281
282 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
283
284 (% style="list-style-type:circle" %)
285 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
286
287 (% start="2" %)
288 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
289
290 (% style="list-style-type:circle" %)
291 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
292
293 (% start="3" %)
294 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
295
296 (% style="list-style-type:circle" %)
297 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
298
299 (% start="4" %)
300 1. Eingaben tätigen
301 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
302
303 (% style="list-style-type:circle" %)
304 * Die Aktivität wird erstellt.
305
306 = Aktivität weiterleiten =
307
308 1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
309
310 (% style="list-style-type:circle" %)
311 * Die Aktivität wird geöffnet.
312
313 (% start="2" %)
314 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
315
316 (% style="list-style-type:circle" %)
317 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
318
319 (% start="3" %)
320 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
321 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
322
323 = Aktivität erledigen =
324
325 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
326 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
327 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
328
329 (% style="list-style-type:circle" %)
330 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
331
332 = Löschvorgang einer Aktivität =
333
334 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
335
336 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
337
338 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten (danach wird also nichts weiteres ausgeführt)
339 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
340
341 (% class="box infomessage" %)
342 (((
343 Das Löschen von Aktivitäten kann man **schon **beim Schritt der **Aktivitätsvorlagen **steuern.
344 In folgenden Fällen kann man schon bei den Aktivitätsvorlagen das Löschen von Aktivitäten **nur noch **für den **base4IT-Support **möglich machen:
345 - Entsprechende Checkbox setzen (**Revisionssicherheit**)
346 - Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
347 )))
348
349
350
351 == Aktivität löschen ==
352
353 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
354
355 (% style="list-style-type:circle" %)
356 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
357
358 (% start="2" %)
359 1. Button **Löschen **anklicken
360
361 (% style="list-style-type:circle" %)
362 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
363
364 xxx
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