Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 40.1 von Katharina Prummer am 2023/11/06 08:38

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
	6	)))
	7
	8	= Bedeutung von Aktivitäten =
	9
	10	Aktivitäten stellen die einzelnen Glieder einer großen Kette an Tätigkeiten dar.
	11	Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
	12	Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der Historie nachverfolgen.
	13
	14
3.1	15	= Aktivitätstypen =
	16
4.1	17	[[image:Aktivitäten_Optionen.png\|\|height="408" style="float:left" width="319"]]
3.1	18
	19	(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
	20	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
	21	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:1080px" %)Das + Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen Aktivitäten-Typen aufklappen.
	22	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität Anruf. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit protokollieren kann, während man telefoniert.
	23	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende Aufgabe erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
	24	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität Brief erzeugt.
	25	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch zu erledigenden Punkte erstellen.
19.1	26	Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
3.1	27	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp E-Mail erzeugen.
	28	\|(% style="width:78px" %)7\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Notiz wichtige Informationen festhalten.
	29	\|(% style="width:78px" %)8\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Termin einen Termin festlegen.
	30
39.1	31
	32
	33
	34
	35
	36
	37
	38
	39
	40
	41
	42
	43
3.1	44	= Aktivität erstellen =
	45
23.1	46	1. + Icon auswählen
3.1	47
15.1	48	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	49	* Die Aktivitäten werden gelistet.
	50
15.1	51	(% start="2" %)
3.1	52	1. Gewünschte Aktivität auswählen
	53	1. Eingabeformular der Aktivität ausfüllen
	54	1. Betreff angeben
15.1	55	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
3.1	56
15.1	57	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	58	* Eine neue Aktivität wird erstellt.
	59
9.1	60	== Checkliste erstellen ==
2.1	61
9.1	62	1. (((
	63	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	64
	65	(((
5.1	66	(% style="float:right" %)
	67	[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png\|\|height="278" width="485"]]
	68	)))
9.1	69	)))
5.1	70
15.1	71	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	72	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
	73
15.1	74	(% start="2" %)
5.1	75	1. Option Checkliste auswählen
	76
15.1	77	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	78	* Eingabeformular für die Neuanlage einer Checkliste wird geöffnet.
	79
15.1	80	(% start="3" %)
5.1	81	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	82	1. Pflichtfeld Bezeichnung eingeben
	83	1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
	84	1. Thema für Checkliste eingeben
	85	1. Auf + Icon klicken
	86
15.1	87	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	88	* Weiteres freies Feld für weiteres Thema wird hinzugefügt.
	89
15.1	90	(% start="8" %)
5.1	91	1. Weiteres freies Feld ausfüllen
38.1	92	1. Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
5.1	93
15.1	94	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	95	* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
	96
12.1	97	(% class="box infomessage" %)
	98	(((
	99	Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine Aktivitätsvorlage erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
24.1	100	Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
12.1	101	)))
	102
6.1	103	[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png\|\|height="535" style="float:left" width="564"]]
2.1	104
6.1	105	(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
	106	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
	107	\|(% style="width:75px" %)0\|(% style="width:840px" %)Konkreten Termin durch Datum und Uhrzeit festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
	108	Eine Wiedervorlage ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
	109	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:840px" %)Die Kategorie der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
	110	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:840px" %)Die Stiftung, der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
	111	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:840px" %)Einen Zeitraum festlegen, zu dem man bereits vorher noch mal an die Aktivität erinnert wird.
	112	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität gelesen oder erledigt wurde.
	113	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich Bezug zu einem bereits erstellten Projekt herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
	114	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:840px" %)Der Betreff soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein Pflichtfeld.
	115	\|(% style="width:75px" %)7\|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier neue To Do's erstellen. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
	116	\|(% style="width:75px" %)8\|(% style="width:840px" %)Das jeweilige To Do. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
	117	\|(% style="width:75px" %)9\|(% style="width:840px" %)Hierüber speichert man eine neu angelegte Aktivität.
2.1	118
37.1	119
	120
	121
	122
	123
	124
	125
	126
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	130
	131
	132
	133
	134
39.1	135	=== ===
37.1	136
39.1	137	== Brief erstellen ==
37.1	138
38.1	139	1. (((
	140	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	141	)))
2.1	142
38.1	143	(% style="list-style-type:circle" %)
	144	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
2.1	145
38.1	146	(% start="2" %)
	147	1. Option Brief auswählen
37.1	148
38.1	149	(% style="list-style-type:circle" %)
	150	* Eingabeformular für die Neuanlage eines Briefs wird geöffnet.
	151
	152	(% start="3" %)
	153	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	154	1. Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
	155	1. Vorlage auswählen
	156	1. Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
	157
	158	(% style="list-style-type:circle" %)
	159	* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
	160
39.1	161	== E-Mail erstellen ==
37.1	162
38.1	163	1. (((
	164	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	165	)))
37.1	166
38.1	167	(% style="list-style-type:circle" %)
	168	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
37.1	169
38.1	170	(% start="2" %)
	171	1. Option E-Mail auswählen
37.1	172
38.1	173	(% style="list-style-type:circle" %)
	174	* Eingabeformular für die Neuanlage einer E-Mail wird geöffnet.
37.1	175
38.1	176	(% start="3" %)
	177	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	178	1. Pflichtfeld Von ist bereits ausgefüllt.
	179	1. Pflichtfeld An ausfüllen
	180	1. Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
	181	1. Vorlage auswählen
	182	1. Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
	183
	184	(% style="list-style-type:circle" %)
	185	* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
	186
39.1	187	== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
37.1	188
38.1	189	1. (((
	190	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	191	)))
37.1	192
38.1	193	(% style="list-style-type:circle" %)
	194	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
37.1	195
38.1	196	(% start="2" %)
	197	1. Option Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe auswählen
37.1	198
38.1	199	(% style="list-style-type:circle" %)
	200	* Eingabeformular für die Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird geöffnet.
37.1	201
38.1	202	(% start="3" %)
	203	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	204	1. Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
	205	1. Festlegen, wann (Am) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (Bis)
	206	1. Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
37.1	207
38.1	208	(% style="list-style-type:circle" %)
	209	* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
37.1	210
38.1	211	(% class="box infomessage" %)
	212	(((
	213	Tipp:
	214	Durch zusätzliche Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man Rahmenbedingungen noch genauer festlegen.
	215	So kann man beispielsweise bei der E-Mail einen konkreten Absender und Empfänger festlegen, den Brief bei der Aktivität Brief hingegen kann man ausdrucken.
	216	Möchte man für bestimmte Aufgaben oder Termine eine bestimmte Frist hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster Am und Bis einrichten.
	217	)))
	218
27.1	219	= Weitere Funktionen einer Aktivität =
2.1	220
10.1	221	[[image:Screenshot (968).png\|\|height="325" style="float:left" width="576"]]
2.1	222
10.1	223	(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
	224	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
28.1	225	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:830px" %)Einen Vermerk zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
	226	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:830px" %)Eine Folgeaktivität lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
	227	Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
	228	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:830px" %)(((
32.1	229	Aktivitäten kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
30.1	230	Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
28.1	231	)))
10.1	232	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die Historie der Aktivitäten anzeigen lassen.
	233	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:830px" %)Eine Druckansicht zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
	234	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:830px" %)Möchte man Dokumente an die Aktivität anhängen, kann man dies hier tun.
2.1	235
22.1	236	= Aktivitätsvorlagen erstellen =
	237
26.1	238	Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
	239	Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
	240
23.1	241	1. Begriff Aktivitätsvorlagen in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
22.1	242	(% style="float:right" %)
	243	[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png\|\|height="294" width="519"]]
	244	)))
	245
	246	(% style="list-style-type:circle" %)
	247	* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
	248
	249	(% start="2" %)
	250	1. Suchergebnis Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen doppelklicken
	251
	252	(% style="list-style-type:circle" %)
	253	* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
	254
	255	(% start="3" %)
	256	1. + Icon rechts unten auswählen
	257
	258	(% style="list-style-type:circle" %)
	259	* Das Eingabeformular für Neuanlage Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
	260
	261	(% start="4" %)
	262	1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
23.1	263	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	264
	265	(% style="list-style-type:circle" %)
	266	* Ein Texteditor zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
	267
	268	(% start="6" %)
	269	1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
23.1	270	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	271
	272	(% style="list-style-type:circle" %)
	273	* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
	274
31.1	275	= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
	276
34.1	277	1. In Mein Desktop das + Icon anklicken
31.1	278
34.1	279	(% style="list-style-type:circle" %)
	280	* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
31.1	281
34.1	282	(% start="2" %)
	283	1. Auf Option Vorlagen gehen
31.1	284
34.1	285	(% style="list-style-type:circle" %)
	286	* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
31.1	287
34.1	288	(% start="3" %)
	289	1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
31.1	290
34.1	291	(% style="list-style-type:circle" %)
	292	* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
31.1	293
34.1	294	(% start="4" %)
	295	1. Eingaben tätigen
	296	1. Auf Disketten Icon Speichern klicken
31.1	297
34.1	298	(% style="list-style-type:circle" %)
	299	* Die Aktivität wird erstellt.
31.1	300
	301	= Aktivität weiterleiten =
	302
34.1	303	1. In Mein Desktop auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
31.1	304
34.1	305	(% style="list-style-type:circle" %)
	306	* Die Aktivität wird geöffnet.
31.1	307
34.1	308	(% start="2" %)
	309	1. Weiterleiten Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
31.1	310
34.1	311	(% style="list-style-type:circle" %)
	312	* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
31.1	313
34.1	314	(% start="3" %)
	315	1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
	316	1. Auswahl mit OK-Button bestätigen
31.1	317
14.1	318	= Aktivität erledigen =
10.1	319
15.1	320	1. Gewünschte Aktivität in Mein Desktop auswählen und öffnen
21.1	321	1. Häkchen bei Erledigt setzen (siehe Beschreibung, Ziffer 4: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
15.1	322	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
13.1	323
15.1	324	(% style="list-style-type:circle" %)
13.1	325	* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
	326
14.1	327	= Löschvorgang einer Aktivität =
13.1	328
	329	== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
	330
	331	Das Löschen einer Aktivität setzt folgende Voraussetzungen voraus:
	332
40.1	333	* Die Aktivität ist die letzte Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
13.1	334	* Nur der Aktivität-Ersteller oder der Admin können eben diese Aktivität löschen
40.1	335	* Einstellung in der Aktivitätsvorlage (Revisionsicherheit) Checkbox Löschen erlaubt = Nein wurde gesetzt
13.1	336
14.1	337	== Aktivität löschen ==
10.1	338
11.1	339	1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
10.1	340
15.1	341	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	342	* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
10.1	343
15.1	344	(% start="2" %)
11.1	345	1. Button Löschen anklicken
10.1	346
15.1	347	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	348	* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
10.1	349
40.1	350