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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 40.1 von Katharina Prummer am 2023/11/06 08:38
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Bedeutung von Aktivitäten =
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10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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15 = Aktivitätstypen =
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17 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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19 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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44 = Aktivität erstellen =
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46 1. **+** Icon auswählen
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48 (% style="list-style-type:circle" %)
49 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
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51 (% start="2" %)
52 1. Gewünschte Aktivität auswählen
53 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
54 1. Betreff angeben
55 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
56
57 (% style="list-style-type:circle" %)
58 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
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60 == Checkliste erstellen ==
61
62 1. (((
63 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
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65 (((
66 (% style="float:right" %)
67 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
68 )))
69 )))
70
71 (% style="list-style-type:circle" %)
72 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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74 (% start="2" %)
75 1. Option **Checkliste** auswählen
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77 (% style="list-style-type:circle" %)
78 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
79
80 (% start="3" %)
81 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
82 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
83 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
84 1. Thema für Checkliste eingeben
85 1. Auf **+** Icon klicken
86
87 (% style="list-style-type:circle" %)
88 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
89
90 (% start="8" %)
91 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
92 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
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94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
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97 (% class="box infomessage" %)
98 (((
99 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
100 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
101 )))
102
103 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
104
105 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
106 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
107 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
108 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
109 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
110 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
111 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
112 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
113 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
114 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
115 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
116 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
117 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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135 === ===
136
137 == Brief erstellen ==
138
139 1. (((
140 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
141 )))
142
143 (% style="list-style-type:circle" %)
144 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
145
146 (% start="2" %)
147 1. Option **Brief** auswählen
148
149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
151
152 (% start="3" %)
153 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
154 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
155 1. **Vorlage **auswählen
156 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
160
161 == E-Mail erstellen ==
162
163 1. (((
164 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
165 )))
166
167 (% style="list-style-type:circle" %)
168 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
169
170 (% start="2" %)
171 1. Option **E-Mail** auswählen
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
175
176 (% start="3" %)
177 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
178 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt.
179 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
180 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
181 1. **Vorlage **auswählen
182 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
183
184 (% style="list-style-type:circle" %)
185 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
186
187 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
188
189 1. (((
190 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
191 )))
192
193 (% style="list-style-type:circle" %)
194 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
195
196 (% start="2" %)
197 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
198
199 (% style="list-style-type:circle" %)
200 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
201
202 (% start="3" %)
203 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
204 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
205 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
206 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
207
208 (% style="list-style-type:circle" %)
209 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
210
211 (% class="box infomessage" %)
212 (((
213 **Tipp**:
214 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
215 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
216 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
217 )))
218
219 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
220
221 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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223 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
224 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
225 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
226 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
227 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
228 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
229 **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
230 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
231 )))
232 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
233 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
234 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
235
236 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
237
238 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
239 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
240
241 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
242 (% style="float:right" %)
243 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
244 )))
245
246 (% style="list-style-type:circle" %)
247 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
248
249 (% start="2" %)
250 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
251
252 (% style="list-style-type:circle" %)
253 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
254
255 (% start="3" %)
256 1. **+** Icon rechts unten auswählen
257
258 (% style="list-style-type:circle" %)
259 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
260
261 (% start="4" %)
262 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
263 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
264
265 (% style="list-style-type:circle" %)
266 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
267
268 (% start="6" %)
269 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
270 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
271
272 (% style="list-style-type:circle" %)
273 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
274
275 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
276
277 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
278
279 (% style="list-style-type:circle" %)
280 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
281
282 (% start="2" %)
283 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
284
285 (% style="list-style-type:circle" %)
286 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
287
288 (% start="3" %)
289 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
290
291 (% style="list-style-type:circle" %)
292 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
293
294 (% start="4" %)
295 1. Eingaben tätigen
296 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
297
298 (% style="list-style-type:circle" %)
299 * Die Aktivität wird erstellt.
300
301 = Aktivität weiterleiten =
302
303 1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
304
305 (% style="list-style-type:circle" %)
306 * Die Aktivität wird geöffnet.
307
308 (% start="2" %)
309 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
310
311 (% style="list-style-type:circle" %)
312 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
313
314 (% start="3" %)
315 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
316 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
317
318 = Aktivität erledigen =
319
320 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
321 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
322 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
323
324 (% style="list-style-type:circle" %)
325 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
326
327 = Löschvorgang einer Aktivität =
328
329 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
330
331 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
332
333 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
334 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
335 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
336
337 == Aktivität löschen ==
338
339 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
340
341 (% style="list-style-type:circle" %)
342 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
343
344 (% start="2" %)
345 1. Button **Löschen **anklicken
346
347 (% style="list-style-type:circle" %)
348 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
349
350