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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 41.1 von Katharina Prummer am 2023/11/06 08:57
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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15 = Aktivitätstypen =
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17 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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19 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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43 (% class="wikigeneratedid" %)
44 = =
45
46 = Aktivität erstellen =
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48 1. **+** Icon auswählen
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50 (% style="list-style-type:circle" %)
51 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
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53 (% start="2" %)
54 1. Gewünschte Aktivität auswählen
55 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
56 1. Betreff angeben
57 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
58
59 (% style="list-style-type:circle" %)
60 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
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62 (% class="box infomessage" %)
63 (((
64 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
65 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
66 )))
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68 == Checkliste erstellen ==
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70 1. (((
71 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
72
73 (((
74 (% style="float:right" %)
75 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
76 )))
77 )))
78
79 (% style="list-style-type:circle" %)
80 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
81
82 (% start="2" %)
83 1. Option **Checkliste** auswählen
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85 (% style="list-style-type:circle" %)
86 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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88 (% start="3" %)
89 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
90 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
91 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
92 1. Thema für Checkliste eingeben
93 1. Auf **+** Icon klicken
94
95 (% style="list-style-type:circle" %)
96 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
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98 (% start="8" %)
99 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
100 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
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102 (% style="list-style-type:circle" %)
103 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
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105 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
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107 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
108 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
109 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
110 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
111 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
112 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
113 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
114 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
115 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
116 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
117 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
118 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
119 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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137 == Brief erstellen ==
138
139 1. (((
140 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
141 )))
142
143 (% style="list-style-type:circle" %)
144 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
145
146 (% start="2" %)
147 1. Option **Brief** auswählen
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149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
151
152 (% start="3" %)
153 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
154 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
155 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
156 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
160
161 == E-Mail erstellen und versenden ==
162
163 1. (((
164 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
165 )))
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167 (% style="list-style-type:circle" %)
168 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
169
170 (% start="2" %)
171 1. Option **E-Mail** auswählen
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
175
176 (% start="3" %)
177 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
178 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
179 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
180 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
181 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
182 1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
183 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
184
185 (% style="list-style-type:circle" %)
186 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
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188 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
189
190 1. (((
191 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
192 )))
193
194 (% style="list-style-type:circle" %)
195 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
196
197 (% start="2" %)
198 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
199
200 (% style="list-style-type:circle" %)
201 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
202
203 (% start="3" %)
204 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
205 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
206 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
207 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
208
209 (% style="list-style-type:circle" %)
210 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
211
212 (% class="box infomessage" %)
213 (((
214 **Tipp**:
215 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
216 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
217 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
218 )))
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220 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
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222 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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224 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
225 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
226 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
227 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
228 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
229 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
230 **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
231 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
232 )))
233 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
234 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
235 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
236
237 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
238
239 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
240 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
241
242 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
243 (% style="float:right" %)
244 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
245 )))
246
247 (% style="list-style-type:circle" %)
248 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
249
250 (% start="2" %)
251 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
252
253 (% style="list-style-type:circle" %)
254 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
255
256 (% start="3" %)
257 1. **+** Icon rechts unten auswählen
258
259 (% style="list-style-type:circle" %)
260 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
261
262 (% start="4" %)
263 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
264 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
265
266 (% style="list-style-type:circle" %)
267 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
268
269 (% start="6" %)
270 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
271 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
272
273 (% style="list-style-type:circle" %)
274 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
275
276 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
277
278 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
279
280 (% style="list-style-type:circle" %)
281 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
282
283 (% start="2" %)
284 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
285
286 (% style="list-style-type:circle" %)
287 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
288
289 (% start="3" %)
290 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
291
292 (% style="list-style-type:circle" %)
293 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
294
295 (% start="4" %)
296 1. Eingaben tätigen
297 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
298
299 (% style="list-style-type:circle" %)
300 * Die Aktivität wird erstellt.
301
302 = Aktivität weiterleiten =
303
304 1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
305
306 (% style="list-style-type:circle" %)
307 * Die Aktivität wird geöffnet.
308
309 (% start="2" %)
310 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
311
312 (% style="list-style-type:circle" %)
313 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
314
315 (% start="3" %)
316 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
317 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
318
319 = Aktivität erledigen =
320
321 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
322 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
323 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
324
325 (% style="list-style-type:circle" %)
326 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
327
328 = Löschvorgang einer Aktivität =
329
330 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
331
332 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
333
334 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
335 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
336 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
337
338 == Aktivität löschen ==
339
340 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
341
342 (% style="list-style-type:circle" %)
343 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
344
345 (% start="2" %)
346 1. Button **Löschen **anklicken
347
348 (% style="list-style-type:circle" %)
349 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
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