Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 42.1 von Katharina Prummer am 2023/11/06 08:57

version	line-number	content
2.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:
	4
	5	{{toc/}}
	6	)))
	7
	8	= Bedeutung von Aktivitäten =
	9
	10	Aktivitäten stellen die einzelnen Glieder einer großen Kette an Tätigkeiten dar.
	11	Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
	12	Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der Historie nachverfolgen.
	13
	14
3.1	15	= Aktivitätstypen =
	16
4.1	17	[[image:Aktivitäten_Optionen.png\|\|height="408" style="float:left" width="319"]]
3.1	18
	19	(% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
	20	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
	21	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:1080px" %)Das + Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen Aktivitäten-Typen aufklappen.
	22	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität Anruf. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit protokollieren kann, während man telefoniert.
	23	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende Aufgabe erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
	24	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität Brief erzeugt.
	25	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch zu erledigenden Punkte erstellen.
19.1	26	Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
3.1	27	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp E-Mail erzeugen.
	28	\|(% style="width:78px" %)7\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Notiz wichtige Informationen festhalten.
	29	\|(% style="width:78px" %)8\|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp Termin einen Termin festlegen.
	30
39.1	31
	32
	33
	34
	35
	36
	37
	38
	39
	40
	41
41.1	42	= =
39.1	43
3.1	44	= Aktivität erstellen =
	45
23.1	46	1. + Icon auswählen
3.1	47
15.1	48	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	49	* Die Aktivitäten werden gelistet.
	50
15.1	51	(% start="2" %)
3.1	52	1. Gewünschte Aktivität auswählen
	53	1. Eingabeformular der Aktivität ausfüllen
	54	1. Betreff angeben
15.1	55	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
3.1	56
15.1	57	(% style="list-style-type:circle" %)
3.1	58	* Eine neue Aktivität wird erstellt.
	59
41.1	60	(% class="box infomessage" %)
	61	(((
	62	Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine Aktivitätsvorlage erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
	63	Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
	64	)))
	65
9.1	66	== Checkliste erstellen ==
2.1	67
9.1	68	1. (((
	69	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	70
	71	(((
5.1	72	(% style="float:right" %)
	73	[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png\|\|height="278" width="485"]]
	74	)))
9.1	75	)))
5.1	76
15.1	77	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	78	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
	79
15.1	80	(% start="2" %)
5.1	81	1. Option Checkliste auswählen
	82
15.1	83	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	84	* Eingabeformular für die Neuanlage einer Checkliste wird geöffnet.
	85
15.1	86	(% start="3" %)
5.1	87	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	88	1. Pflichtfeld Bezeichnung eingeben
	89	1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
	90	1. Thema für Checkliste eingeben
	91	1. Auf + Icon klicken
	92
15.1	93	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	94	* Weiteres freies Feld für weiteres Thema wird hinzugefügt.
	95
15.1	96	(% start="8" %)
5.1	97	1. Weiteres freies Feld ausfüllen
38.1	98	1. Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
5.1	99
15.1	100	(% style="list-style-type:circle" %)
5.1	101	* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
	102
6.1	103	[[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png\|\|height="535" style="float:left" width="564"]]
2.1	104
6.1	105	(% style="margin-left:auto; width:918px" %)
	106	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
	107	\|(% style="width:75px" %)0\|(% style="width:840px" %)Konkreten Termin durch Datum und Uhrzeit festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
	108	Eine Wiedervorlage ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
	109	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:840px" %)Die Kategorie der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
	110	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:840px" %)Die Stiftung, der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
	111	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:840px" %)Einen Zeitraum festlegen, zu dem man bereits vorher noch mal an die Aktivität erinnert wird.
	112	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität gelesen oder erledigt wurde.
	113	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich Bezug zu einem bereits erstellten Projekt herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
	114	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:840px" %)Der Betreff soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein Pflichtfeld.
	115	\|(% style="width:75px" %)7\|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier neue To Do's erstellen. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
	116	\|(% style="width:75px" %)8\|(% style="width:840px" %)Das jeweilige To Do. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
	117	\|(% style="width:75px" %)9\|(% style="width:840px" %)Hierüber speichert man eine neu angelegte Aktivität.
2.1	118
37.1	119
	120
	121
	122
	123
	124
	125
	126
	127
39.1	128	== Brief erstellen ==
37.1	129
38.1	130	1. (((
	131	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	132	)))
2.1	133
38.1	134	(% style="list-style-type:circle" %)
	135	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
2.1	136
38.1	137	(% start="2" %)
	138	1. Option Brief auswählen
37.1	139
38.1	140	(% style="list-style-type:circle" %)
	141	* Eingabeformular für die Neuanlage eines Briefs wird geöffnet.
	142
	143	(% start="3" %)
	144	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	145	1. Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
41.1	146	1. Optional eine Dokumentvorlage vom Typ Brief auswählen
38.1	147	1. Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
	148
	149	(% style="list-style-type:circle" %)
	150	* Der Brief wird gespeichert und angelegt.
	151
41.1	152	== E-Mail erstellen und versenden ==
37.1	153
38.1	154	1. (((
	155	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	156	)))
37.1	157
38.1	158	(% style="list-style-type:circle" %)
	159	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
37.1	160
38.1	161	(% start="2" %)
	162	1. Option E-Mail auswählen
37.1	163
38.1	164	(% style="list-style-type:circle" %)
	165	* Eingabeformular für die Neuanlage einer E-Mail wird geöffnet.
37.1	166
38.1	167	(% start="3" %)
	168	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
41.1	169	1. Pflichtfeld Von ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
38.1	170	1. Pflichtfeld An ausfüllen
	171	1. Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
41.1	172	1. Optional eine Dokumentvorlage vom Typ E-Mail auswählen
	173	1. Auf Sende-Icon rchts unten versendet man die E-Mail
38.1	174	1. Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
	175
	176	(% style="list-style-type:circle" %)
	177	* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
	178
39.1	179	== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
37.1	180
38.1	181	1. (((
	182	+ Icon unter Aktivitäten anklicken
	183	)))
37.1	184
38.1	185	(% style="list-style-type:circle" %)
	186	* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
37.1	187
38.1	188	(% start="2" %)
	189	1. Option Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe auswählen
37.1	190
38.1	191	(% style="list-style-type:circle" %)
	192	* Eingabeformular für die Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird geöffnet.
37.1	193
38.1	194	(% start="3" %)
	195	1. Pflichtfeld Betreff eingeben
	196	1. Bei Weiteren Felder Informationen eingeben
	197	1. Festlegen, wann (Am) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (Bis)
	198	1. Auf Disketten-Icon Speichern rechts unten klicken
37.1	199
38.1	200	(% style="list-style-type:circle" %)
	201	* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
37.1	202
38.1	203	(% class="box infomessage" %)
	204	(((
	205	Tipp:
	206	Durch zusätzliche Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man Rahmenbedingungen noch genauer festlegen.
	207	So kann man beispielsweise bei der E-Mail einen konkreten Absender und Empfänger festlegen, den Brief bei der Aktivität Brief hingegen kann man ausdrucken.
	208	Möchte man für bestimmte Aufgaben oder Termine eine bestimmte Frist hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster Am und Bis einrichten.
	209	)))
	210
27.1	211	= Weitere Funktionen einer Aktivität =
2.1	212
10.1	213	[[image:Screenshot (968).png\|\|height="325" style="float:left" width="576"]]
2.1	214
10.1	215	(% style="margin-left:auto; width:908px" %)
	216	\|=(% style="width: 75px;" %)Nummer\|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
28.1	217	\|(% style="width:75px" %)1\|(% style="width:830px" %)Einen Vermerk zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
	218	\|(% style="width:75px" %)2\|(% style="width:830px" %)Eine Folgeaktivität lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
	219	Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
	220	\|(% style="width:75px" %)3\|(% style="width:830px" %)(((
32.1	221	Aktivitäten kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
30.1	222	Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
28.1	223	)))
10.1	224	\|(% style="width:75px" %)4\|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die Historie der Aktivitäten anzeigen lassen.
	225	\|(% style="width:75px" %)5\|(% style="width:830px" %)Eine Druckansicht zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
	226	\|(% style="width:75px" %)6\|(% style="width:830px" %)Möchte man Dokumente an die Aktivität anhängen, kann man dies hier tun.
2.1	227
22.1	228	= Aktivitätsvorlagen erstellen =
	229
26.1	230	Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
	231	Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
	232
23.1	233	1. Begriff Aktivitätsvorlagen in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
22.1	234	(% style="float:right" %)
	235	[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png\|\|height="294" width="519"]]
	236	)))
	237
	238	(% style="list-style-type:circle" %)
	239	* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
	240
	241	(% start="2" %)
	242	1. Suchergebnis Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen doppelklicken
	243
	244	(% style="list-style-type:circle" %)
	245	* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
	246
	247	(% start="3" %)
	248	1. + Icon rechts unten auswählen
	249
	250	(% style="list-style-type:circle" %)
	251	* Das Eingabeformular für Neuanlage Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
	252
	253	(% start="4" %)
	254	1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
23.1	255	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	256
	257	(% style="list-style-type:circle" %)
	258	* Ein Texteditor zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
	259
	260	(% start="6" %)
	261	1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
23.1	262	1. Auf Disketten-Icon Speichern klicken
22.1	263
	264	(% style="list-style-type:circle" %)
	265	* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
	266
31.1	267	= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
	268
34.1	269	1. In Mein Desktop das + Icon anklicken
31.1	270
34.1	271	(% style="list-style-type:circle" %)
	272	* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
31.1	273
34.1	274	(% start="2" %)
	275	1. Auf Option Vorlagen gehen
31.1	276
34.1	277	(% style="list-style-type:circle" %)
	278	* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
31.1	279
34.1	280	(% start="3" %)
	281	1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
31.1	282
34.1	283	(% style="list-style-type:circle" %)
	284	* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
31.1	285
34.1	286	(% start="4" %)
	287	1. Eingaben tätigen
	288	1. Auf Disketten Icon Speichern klicken
31.1	289
34.1	290	(% style="list-style-type:circle" %)
	291	* Die Aktivität wird erstellt.
31.1	292
	293	= Aktivität weiterleiten =
	294
34.1	295	1. In Mein Desktop auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
31.1	296
34.1	297	(% style="list-style-type:circle" %)
	298	* Die Aktivität wird geöffnet.
31.1	299
34.1	300	(% start="2" %)
	301	1. Weiterleiten Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
31.1	302
34.1	303	(% style="list-style-type:circle" %)
	304	* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
31.1	305
34.1	306	(% start="3" %)
	307	1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
	308	1. Auswahl mit OK-Button bestätigen
31.1	309
14.1	310	= Aktivität erledigen =
10.1	311
15.1	312	1. Gewünschte Aktivität in Mein Desktop auswählen und öffnen
21.1	313	1. Häkchen bei Erledigt setzen (siehe Beschreibung, Ziffer 4: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
15.1	314	1. Auf Diskette-Icon Speichern klicken
13.1	315
15.1	316	(% style="list-style-type:circle" %)
13.1	317	* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
	318
14.1	319	= Löschvorgang einer Aktivität =
13.1	320
	321	== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
	322
	323	Das Löschen einer Aktivität setzt folgende Voraussetzungen voraus:
	324
40.1	325	* Die Aktivität ist die letzte Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
13.1	326	* Nur der Aktivität-Ersteller oder der Admin können eben diese Aktivität löschen
40.1	327	* Einstellung in der Aktivitätsvorlage (Revisionsicherheit) Checkbox Löschen erlaubt = Nein wurde gesetzt
13.1	328
14.1	329	== Aktivität löschen ==
10.1	330
11.1	331	1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
10.1	332
15.1	333	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	334	* Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
10.1	335
15.1	336	(% start="2" %)
11.1	337	1. Button Löschen anklicken
10.1	338
15.1	339	(% style="list-style-type:circle" %)
11.1	340	* Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
10.1	341
40.1	342