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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 42.1 von Katharina Prummer am 2023/11/06 08:57
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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15 = Aktivitätstypen =
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17 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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19 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
20 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
21 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
22 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
23 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
24 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
25 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
26 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
27 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
28 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
29 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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42 = =
43
44 = Aktivität erstellen =
45
46 1. **+** Icon auswählen
47
48 (% style="list-style-type:circle" %)
49 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
50
51 (% start="2" %)
52 1. Gewünschte Aktivität auswählen
53 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
54 1. Betreff angeben
55 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
56
57 (% style="list-style-type:circle" %)
58 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
59
60 (% class="box infomessage" %)
61 (((
62 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
63 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
64 )))
65
66 == Checkliste erstellen ==
67
68 1. (((
69 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
70
71 (((
72 (% style="float:right" %)
73 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
74 )))
75 )))
76
77 (% style="list-style-type:circle" %)
78 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
79
80 (% start="2" %)
81 1. Option **Checkliste** auswählen
82
83 (% style="list-style-type:circle" %)
84 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
85
86 (% start="3" %)
87 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
88 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
89 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
90 1. Thema für Checkliste eingeben
91 1. Auf **+** Icon klicken
92
93 (% style="list-style-type:circle" %)
94 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
95
96 (% start="8" %)
97 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
98 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
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100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
102
103 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
104
105 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
106 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
107 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
108 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
109 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
110 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
111 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
112 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
113 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
114 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
115 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
116 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
117 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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127
128 == Brief erstellen ==
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130 1. (((
131 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
132 )))
133
134 (% style="list-style-type:circle" %)
135 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
136
137 (% start="2" %)
138 1. Option **Brief** auswählen
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
142
143 (% start="3" %)
144 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
145 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
146 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
147 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
148
149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
151
152 == E-Mail erstellen und versenden ==
153
154 1. (((
155 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
156 )))
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
160
161 (% start="2" %)
162 1. Option **E-Mail** auswählen
163
164 (% style="list-style-type:circle" %)
165 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
166
167 (% start="3" %)
168 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
169 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
170 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
171 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
172 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
173 1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
174 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
175
176 (% style="list-style-type:circle" %)
177 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
178
179 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
180
181 1. (((
182 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
183 )))
184
185 (% style="list-style-type:circle" %)
186 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
187
188 (% start="2" %)
189 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
190
191 (% style="list-style-type:circle" %)
192 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
193
194 (% start="3" %)
195 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
196 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
197 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
198 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
199
200 (% style="list-style-type:circle" %)
201 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
202
203 (% class="box infomessage" %)
204 (((
205 **Tipp**:
206 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
207 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
208 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
209 )))
210
211 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
212
213 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
214
215 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
216 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
217 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
218 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
219 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
220 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
221 **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
222 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
223 )))
224 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
225 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
226 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
227
228 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
229
230 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
231 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
232
233 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
234 (% style="float:right" %)
235 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
236 )))
237
238 (% style="list-style-type:circle" %)
239 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
240
241 (% start="2" %)
242 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
243
244 (% style="list-style-type:circle" %)
245 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
246
247 (% start="3" %)
248 1. **+** Icon rechts unten auswählen
249
250 (% style="list-style-type:circle" %)
251 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
252
253 (% start="4" %)
254 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
255 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
256
257 (% style="list-style-type:circle" %)
258 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
259
260 (% start="6" %)
261 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
262 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
263
264 (% style="list-style-type:circle" %)
265 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
266
267 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
268
269 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
270
271 (% style="list-style-type:circle" %)
272 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
273
274 (% start="2" %)
275 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
276
277 (% style="list-style-type:circle" %)
278 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
279
280 (% start="3" %)
281 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
282
283 (% style="list-style-type:circle" %)
284 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
285
286 (% start="4" %)
287 1. Eingaben tätigen
288 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
289
290 (% style="list-style-type:circle" %)
291 * Die Aktivität wird erstellt.
292
293 = Aktivität weiterleiten =
294
295 1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
296
297 (% style="list-style-type:circle" %)
298 * Die Aktivität wird geöffnet.
299
300 (% start="2" %)
301 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
302
303 (% style="list-style-type:circle" %)
304 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
305
306 (% start="3" %)
307 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
308 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
309
310 = Aktivität erledigen =
311
312 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
313 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
314 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
315
316 (% style="list-style-type:circle" %)
317 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
318
319 = Löschvorgang einer Aktivität =
320
321 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
322
323 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
324
325 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
326 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
327 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
328
329 == Aktivität löschen ==
330
331 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
332
333 (% style="list-style-type:circle" %)
334 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
335
336 (% start="2" %)
337 1. Button **Löschen **anklicken
338
339 (% style="list-style-type:circle" %)
340 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
341
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