Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 43.1 von Katharina Prummer am 2023/11/06 08:58

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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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14 = Aktivitätstypen =
15
16 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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18 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
19 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
20 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
21 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
22 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
23 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
24 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
25 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
26 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
27 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
28 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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37
38 = =
39
40 = Aktivität erstellen =
41
42 1. **+** Icon auswählen
43
44 (% style="list-style-type:circle" %)
45 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
46
47 (% start="2" %)
48 1. Gewünschte Aktivität auswählen
49 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
50 1. Betreff angeben
51 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
52
53 (% style="list-style-type:circle" %)
54 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
55
56 (% class="box infomessage" %)
57 (((
58 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
59 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
60 )))
61
62 == Checkliste erstellen ==
63
64 1. (((
65 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
66
67 (((
68 (% style="float:right" %)
69 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
70 )))
71 )))
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
75
76 (% start="2" %)
77 1. Option **Checkliste** auswählen
78
79 (% style="list-style-type:circle" %)
80 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
81
82 (% start="3" %)
83 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
84 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
85 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
86 1. Thema für Checkliste eingeben
87 1. Auf **+** Icon klicken
88
89 (% style="list-style-type:circle" %)
90 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
91
92 (% start="8" %)
93 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
94 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
95
96 (% style="list-style-type:circle" %)
97 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
98
99 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
100
101 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
102 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
103 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
104 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
105 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
106 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
107 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
108 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
109 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
110 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
111 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
112 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
113 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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122
123 == Brief erstellen ==
124
125 1. (((
126 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
127 )))
128
129 (% style="list-style-type:circle" %)
130 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
131
132 (% start="2" %)
133 1. Option **Brief** auswählen
134
135 (% style="list-style-type:circle" %)
136 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
137
138 (% start="3" %)
139 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
140 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
141 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
142 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
143
144 (% style="list-style-type:circle" %)
145 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
146
147 == E-Mail erstellen und versenden ==
148
149 1. (((
150 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
151 )))
152
153 (% style="list-style-type:circle" %)
154 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
155
156 (% start="2" %)
157 1. Option **E-Mail** auswählen
158
159 (% style="list-style-type:circle" %)
160 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
161
162 (% start="3" %)
163 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
164 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
165 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
166 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
167 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
168 1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
169 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
170
171 (% style="list-style-type:circle" %)
172 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
173
174 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
175
176 1. (((
177 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
178 )))
179
180 (% style="list-style-type:circle" %)
181 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
182
183 (% start="2" %)
184 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
185
186 (% style="list-style-type:circle" %)
187 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
188
189 (% start="3" %)
190 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
191 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
192 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
193 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
194
195 (% style="list-style-type:circle" %)
196 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
197
198 (% class="box infomessage" %)
199 (((
200 **Tipp**:
201 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
202 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
203 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
204 )))
205
206 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
207
208 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
209
210 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
211 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
212 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
213 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
214 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
215 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
216 **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
217 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
218 )))
219 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
220 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
221 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
222
223 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
224
225 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
226 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
227
228 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
229 (% style="float:right" %)
230 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
231 )))
232
233 (% style="list-style-type:circle" %)
234 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
235
236 (% start="2" %)
237 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
238
239 (% style="list-style-type:circle" %)
240 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
241
242 (% start="3" %)
243 1. **+** Icon rechts unten auswählen
244
245 (% style="list-style-type:circle" %)
246 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
247
248 (% start="4" %)
249 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
250 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
251
252 (% style="list-style-type:circle" %)
253 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
254
255 (% start="6" %)
256 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
257 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
258
259 (% style="list-style-type:circle" %)
260 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
261
262 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
263
264 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
265
266 (% style="list-style-type:circle" %)
267 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
268
269 (% start="2" %)
270 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
271
272 (% style="list-style-type:circle" %)
273 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
274
275 (% start="3" %)
276 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
277
278 (% style="list-style-type:circle" %)
279 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
280
281 (% start="4" %)
282 1. Eingaben tätigen
283 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
284
285 (% style="list-style-type:circle" %)
286 * Die Aktivität wird erstellt.
287
288 = Aktivität weiterleiten =
289
290 1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
291
292 (% style="list-style-type:circle" %)
293 * Die Aktivität wird geöffnet.
294
295 (% start="2" %)
296 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
297
298 (% style="list-style-type:circle" %)
299 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
300
301 (% start="3" %)
302 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
303 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
304
305 = Aktivität erledigen =
306
307 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
308 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
309 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
310
311 (% style="list-style-type:circle" %)
312 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
313
314 = Löschvorgang einer Aktivität =
315
316 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
317
318 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
319
320 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
321 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
322 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
323
324 == Aktivität löschen ==
325
326 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
327
328 (% style="list-style-type:circle" %)
329 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
330
331 (% start="2" %)
332 1. Button **Löschen **anklicken
333
334 (% style="list-style-type:circle" %)
335 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
336
337