Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 44.1 von Katharina Prummer am 2023/11/06 08:58

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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13
14 = Aktivitätstypen =
15
16 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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18 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
19 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
20 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
21 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
22 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
23 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
24 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
25 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
26 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
27 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
28 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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30
31
32
33
34
35
36 = Aktivität erstellen =
37
38 1. **+** Icon auswählen
39
40 (% style="list-style-type:circle" %)
41 * Die **Aktivitäten **werden gelistet.
42
43 (% start="2" %)
44 1. Gewünschte Aktivität auswählen
45 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
46 1. Betreff angeben
47 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
48
49 (% style="list-style-type:circle" %)
50 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
51
52 (% class="box infomessage" %)
53 (((
54 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
55 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
56 )))
57
58 == Checkliste erstellen ==
59
60 1. (((
61 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
62
63 (((
64 (% style="float:right" %)
65 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
66 )))
67 )))
68
69 (% style="list-style-type:circle" %)
70 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
71
72 (% start="2" %)
73 1. Option **Checkliste** auswählen
74
75 (% style="list-style-type:circle" %)
76 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
77
78 (% start="3" %)
79 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
80 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
81 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
82 1. Thema für Checkliste eingeben
83 1. Auf **+** Icon klicken
84
85 (% style="list-style-type:circle" %)
86 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
87
88 (% start="8" %)
89 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
90 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
91
92 (% style="list-style-type:circle" %)
93 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
94
95 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
96
97 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
98 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
99 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
100 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
101 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
102 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
103 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
104 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
105 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
106 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
107 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
108 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
109 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
110
111
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113
114
115
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117
118 == Brief erstellen ==
119
120 1. (((
121 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
122 )))
123
124 (% style="list-style-type:circle" %)
125 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
126
127 (% start="2" %)
128 1. Option **Brief** auswählen
129
130 (% style="list-style-type:circle" %)
131 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
132
133 (% start="3" %)
134 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
135 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
136 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
137 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
138
139 (% style="list-style-type:circle" %)
140 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
141
142 == E-Mail erstellen und versenden ==
143
144 1. (((
145 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
146 )))
147
148 (% style="list-style-type:circle" %)
149 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
150
151 (% start="2" %)
152 1. Option **E-Mail** auswählen
153
154 (% style="list-style-type:circle" %)
155 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
156
157 (% start="3" %)
158 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
159 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
160 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
161 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
162 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
163 1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
164 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
165
166 (% style="list-style-type:circle" %)
167 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
168
169 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
170
171 1. (((
172 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
173 )))
174
175 (% style="list-style-type:circle" %)
176 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
177
178 (% start="2" %)
179 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
180
181 (% style="list-style-type:circle" %)
182 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
183
184 (% start="3" %)
185 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
186 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
187 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
188 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
189
190 (% style="list-style-type:circle" %)
191 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
192
193 (% class="box infomessage" %)
194 (((
195 **Tipp**:
196 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
197 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
198 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
199 )))
200
201 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
202
203 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
204
205 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
206 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
207 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
208 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
209 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
210 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
211 **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
212 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
213 )))
214 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
215 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
216 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
217
218 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
219
220 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
221 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
222
223 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
224 (% style="float:right" %)
225 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
226 )))
227
228 (% style="list-style-type:circle" %)
229 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
230
231 (% start="2" %)
232 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
233
234 (% style="list-style-type:circle" %)
235 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
236
237 (% start="3" %)
238 1. **+** Icon rechts unten auswählen
239
240 (% style="list-style-type:circle" %)
241 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
242
243 (% start="4" %)
244 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
245 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
246
247 (% style="list-style-type:circle" %)
248 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
249
250 (% start="6" %)
251 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
252 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
253
254 (% style="list-style-type:circle" %)
255 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
256
257 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
258
259 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
260
261 (% style="list-style-type:circle" %)
262 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
263
264 (% start="2" %)
265 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
266
267 (% style="list-style-type:circle" %)
268 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
269
270 (% start="3" %)
271 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
272
273 (% style="list-style-type:circle" %)
274 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
275
276 (% start="4" %)
277 1. Eingaben tätigen
278 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
279
280 (% style="list-style-type:circle" %)
281 * Die Aktivität wird erstellt.
282
283 = Aktivität weiterleiten =
284
285 1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
286
287 (% style="list-style-type:circle" %)
288 * Die Aktivität wird geöffnet.
289
290 (% start="2" %)
291 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
292
293 (% style="list-style-type:circle" %)
294 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
295
296 (% start="3" %)
297 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
298 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
299
300 = Aktivität erledigen =
301
302 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
303 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
304 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
305
306 (% style="list-style-type:circle" %)
307 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
308
309 = Löschvorgang einer Aktivität =
310
311 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
312
313 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
314
315 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
316 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
317 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
318
319 == Aktivität löschen ==
320
321 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
322
323 (% style="list-style-type:circle" %)
324 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
325
326 (% start="2" %)
327 1. Button **Löschen **anklicken
328
329 (% style="list-style-type:circle" %)
330 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
331
332