Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 45.1 von Katharina Prummer am 2023/11/06 08:58

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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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14 = Aktivitätstypen =
15
16 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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18 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
19 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
20 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
21 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
22 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
23 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
24 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
25 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
26 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
27 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
28 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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31
32
33
34
35 = Aktivität erstellen =
36
37 1. **+** Icon auswählen
38
39 (% style="list-style-type:circle" %)
40 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
41
42 (% start="2" %)
43 1. Gewünschte Aktivität auswählen
44 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
45 1. Betreff angeben
46 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
47
48 (% style="list-style-type:circle" %)
49 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
50
51 (% class="box infomessage" %)
52 (((
53 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
54 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
55 )))
56
57 == Checkliste erstellen ==
58
59 1. (((
60 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
61
62 (((
63 (% style="float:right" %)
64 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
65 )))
66 )))
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
70
71 (% start="2" %)
72 1. Option **Checkliste** auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
76
77 (% start="3" %)
78 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
79 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
80 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
81 1. Thema für Checkliste eingeben
82 1. Auf **+** Icon klicken
83
84 (% style="list-style-type:circle" %)
85 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
86
87 (% start="8" %)
88 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
89 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
90
91 (% style="list-style-type:circle" %)
92 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
93
94 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
95
96 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
97 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
98 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
99 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
100 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
101 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
102 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
103 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
104 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
105 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
106 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
107 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
108 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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111
112
113
114
115
116 == Brief erstellen ==
117
118 1. (((
119 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
120 )))
121
122 (% style="list-style-type:circle" %)
123 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
124
125 (% start="2" %)
126 1. Option **Brief** auswählen
127
128 (% style="list-style-type:circle" %)
129 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
130
131 (% start="3" %)
132 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
133 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
134 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
135 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
136
137 (% style="list-style-type:circle" %)
138 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
139
140 == E-Mail erstellen und versenden ==
141
142 1. (((
143 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
144 )))
145
146 (% style="list-style-type:circle" %)
147 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
148
149 (% start="2" %)
150 1. Option **E-Mail** auswählen
151
152 (% style="list-style-type:circle" %)
153 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
154
155 (% start="3" %)
156 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
157 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
158 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
159 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
160 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
161 1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
162 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
163
164 (% style="list-style-type:circle" %)
165 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
166
167 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
168
169 1. (((
170 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
171 )))
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
175
176 (% start="2" %)
177 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
178
179 (% style="list-style-type:circle" %)
180 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
181
182 (% start="3" %)
183 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
184 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
185 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
186 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
187
188 (% style="list-style-type:circle" %)
189 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
190
191 (% class="box infomessage" %)
192 (((
193 **Tipp**:
194 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
195 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
196 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
197 )))
198
199 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
200
201 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
202
203 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
204 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
205 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
206 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
207 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
208 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
209 **Aktivitäten **kann man über diesen Menüpunkt [[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
210 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
211 )))
212 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
213 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
214 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
215
216 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
217
218 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
219 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
220
221 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
222 (% style="float:right" %)
223 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
224 )))
225
226 (% style="list-style-type:circle" %)
227 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
228
229 (% start="2" %)
230 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
231
232 (% style="list-style-type:circle" %)
233 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
234
235 (% start="3" %)
236 1. **+** Icon rechts unten auswählen
237
238 (% style="list-style-type:circle" %)
239 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
240
241 (% start="4" %)
242 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
243 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
244
245 (% style="list-style-type:circle" %)
246 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
247
248 (% start="6" %)
249 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
250 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
251
252 (% style="list-style-type:circle" %)
253 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
254
255 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
256
257 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
258
259 (% style="list-style-type:circle" %)
260 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
261
262 (% start="2" %)
263 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
264
265 (% style="list-style-type:circle" %)
266 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
267
268 (% start="3" %)
269 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
270
271 (% style="list-style-type:circle" %)
272 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
273
274 (% start="4" %)
275 1. Eingaben tätigen
276 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
277
278 (% style="list-style-type:circle" %)
279 * Die Aktivität wird erstellt.
280
281 = Aktivität weiterleiten =
282
283 1. In **Mein Desktop **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
284
285 (% style="list-style-type:circle" %)
286 * Die Aktivität wird geöffnet.
287
288 (% start="2" %)
289 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
290
291 (% style="list-style-type:circle" %)
292 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
293
294 (% start="3" %)
295 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
296 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
297
298 = Aktivität erledigen =
299
300 1. Gewünschte Aktivität in **Mein Desktop **auswählen und öffnen
301 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen (siehe Beschreibung, Ziffer **4**: [[Checkliste in der Übersicht>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HChecklisteinderDCbersicht]]__)__)
302 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
303
304 (% style="list-style-type:circle" %)
305 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
306
307 = Löschvorgang einer Aktivität =
308
309 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
310
311 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
312
313 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
314 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
315 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
316
317 == Aktivität löschen ==
318
319 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
320
321 (% style="list-style-type:circle" %)
322 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
323
324 (% start="2" %)
325 1. Button **Löschen **anklicken
326
327 (% style="list-style-type:circle" %)
328 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
329
330