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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 46.1 von Katharina Prummer am 2023/11/06 09:01
Verstecke letzte Bearbeiter
Marco Bauer 2.1 1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Bedeutung von Aktivitäten =
9
10 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
11 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
12 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
13
Marco Bauer 3.1 14 = Aktivitätstypen =
15
Marco Bauer 4.1 16 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
Marco Bauer 3.1 17
18 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
19 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
20 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
21 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
22 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
23 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
24 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
Marco Bauer 19.1 25 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
Marco Bauer 3.1 26 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
27 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
28 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
29
Katharina Prummer 39.1 30
31
32
33
Marco Bauer 3.1 34 = Aktivität erstellen =
35
Marco Bauer 23.1 36 1. **+** Icon auswählen
Marco Bauer 3.1 37
Marco Bauer 15.1 38 (% style="list-style-type:circle" %)
Katharina Prummer 45.1 39 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
Marco Bauer 3.1 40
Marco Bauer 15.1 41 (% start="2" %)
Marco Bauer 3.1 42 1. Gewünschte Aktivität auswählen
43 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
44 1. Betreff angeben
Marco Bauer 15.1 45 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 3.1 46
Marco Bauer 15.1 47 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 3.1 48 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
49
Katharina Prummer 41.1 50 (% class="box infomessage" %)
51 (((
52 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
53 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
54 )))
55
Marco Bauer 9.1 56 == Checkliste erstellen ==
Marco Bauer 2.1 57
Marco Bauer 9.1 58 1. (((
59 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
60
61 (((
Marco Bauer 5.1 62 (% style="float:right" %)
63 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
64 )))
Marco Bauer 9.1 65 )))
Marco Bauer 5.1 66
Marco Bauer 15.1 67 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 5.1 68 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
69
Marco Bauer 15.1 70 (% start="2" %)
Marco Bauer 5.1 71 1. Option **Checkliste** auswählen
72
Marco Bauer 15.1 73 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 5.1 74 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
75
Marco Bauer 15.1 76 (% start="3" %)
Marco Bauer 5.1 77 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
78 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
79 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
80 1. Thema für Checkliste eingeben
81 1. Auf **+** Icon klicken
82
Marco Bauer 15.1 83 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 5.1 84 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
85
Marco Bauer 15.1 86 (% start="8" %)
Marco Bauer 5.1 87 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
Marco Bauer 38.1 88 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
Marco Bauer 5.1 89
Marco Bauer 15.1 90 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 5.1 91 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
92
Marco Bauer 6.1 93 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
Marco Bauer 2.1 94
Marco Bauer 6.1 95 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
96 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
97 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
98 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
99 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
100 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
101 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
102 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
103 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
104 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
105 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
106 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
107 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
Marco Bauer 2.1 108
Katharina Prummer 37.1 109
110
111
112
113
Katharina Prummer 39.1 114 == Brief erstellen ==
Katharina Prummer 37.1 115
Marco Bauer 38.1 116 1. (((
117 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
118 )))
Marco Bauer 2.1 119
Marco Bauer 38.1 120 (% style="list-style-type:circle" %)
121 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
Marco Bauer 2.1 122
Marco Bauer 38.1 123 (% start="2" %)
124 1. Option **Brief** auswählen
Katharina Prummer 37.1 125
Marco Bauer 38.1 126 (% style="list-style-type:circle" %)
127 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
128
129 (% start="3" %)
130 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
131 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
Katharina Prummer 41.1 132 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
Marco Bauer 38.1 133 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
134
135 (% style="list-style-type:circle" %)
136 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
137
Katharina Prummer 41.1 138 == E-Mail erstellen und versenden ==
Katharina Prummer 37.1 139
Marco Bauer 38.1 140 1. (((
141 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
142 )))
Katharina Prummer 37.1 143
Marco Bauer 38.1 144 (% style="list-style-type:circle" %)
145 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
Katharina Prummer 37.1 146
Marco Bauer 38.1 147 (% start="2" %)
148 1. Option **E-Mail** auswählen
Katharina Prummer 37.1 149
Marco Bauer 38.1 150 (% style="list-style-type:circle" %)
151 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
Katharina Prummer 37.1 152
Marco Bauer 38.1 153 (% start="3" %)
154 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
Katharina Prummer 41.1 155 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
Marco Bauer 38.1 156 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
157 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
Katharina Prummer 41.1 158 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
159 1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
Marco Bauer 38.1 160 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
161
162 (% style="list-style-type:circle" %)
163 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
164
Katharina Prummer 39.1 165 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
Katharina Prummer 37.1 166
Marco Bauer 38.1 167 1. (((
168 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
169 )))
Katharina Prummer 37.1 170
Marco Bauer 38.1 171 (% style="list-style-type:circle" %)
172 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
Katharina Prummer 37.1 173
Marco Bauer 38.1 174 (% start="2" %)
175 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
Katharina Prummer 37.1 176
Marco Bauer 38.1 177 (% style="list-style-type:circle" %)
178 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
Katharina Prummer 37.1 179
Marco Bauer 38.1 180 (% start="3" %)
181 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
182 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
183 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
184 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
Katharina Prummer 37.1 185
Marco Bauer 38.1 186 (% style="list-style-type:circle" %)
187 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
Katharina Prummer 37.1 188
Marco Bauer 38.1 189 (% class="box infomessage" %)
190 (((
191 **Tipp**:
192 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
193 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
194 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
195 )))
196
Katharina Prummer 27.1 197 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
Marco Bauer 2.1 198
Marco Bauer 10.1 199 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
Marco Bauer 2.1 200
Marco Bauer 10.1 201 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
202 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
Katharina Prummer 28.1 203 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
204 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
205 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
206 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
Katharina Prummer 46.1 207 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
Katharina Prummer 30.1 208 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
Katharina Prummer 28.1 209 )))
Marco Bauer 10.1 210 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
211 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
212 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
Marco Bauer 2.1 213
Katharina Prummer 46.1 214 = Aktivität weiterleiten =
215
216 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
217
218 (% style="list-style-type:circle" %)
219 * Die Aktivität wird geöffnet.
220
221 (% start="2" %)
222 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
223
224 (% style="list-style-type:circle" %)
225 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
226
227 (% start="3" %)
228 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
229 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
230
231 = Aktivität erledigen =
232
233 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
234 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
235 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
236
237 (% style="list-style-type:circle" %)
238 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
239
240 (% class="wikigeneratedid" %)
Marco Bauer 22.1 241 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
242
Katharina Prummer 26.1 243 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
244 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
245
Marco Bauer 23.1 246 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
Marco Bauer 22.1 247 (% style="float:right" %)
248 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
249 )))
250
251 (% style="list-style-type:circle" %)
252 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
253
254 (% start="2" %)
255 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
256
257 (% style="list-style-type:circle" %)
258 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
259
260 (% start="3" %)
261 1. **+** Icon rechts unten auswählen
262
263 (% style="list-style-type:circle" %)
264 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
265
266 (% start="4" %)
267 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
Marco Bauer 23.1 268 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 22.1 269
270 (% style="list-style-type:circle" %)
271 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
272
273 (% start="6" %)
274 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
Marco Bauer 23.1 275 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 22.1 276
277 (% style="list-style-type:circle" %)
278 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
279
Marco Bauer 31.1 280 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
281
Marco Bauer 34.1 282 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
Marco Bauer 31.1 283
Marco Bauer 34.1 284 (% style="list-style-type:circle" %)
285 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
Marco Bauer 31.1 286
Marco Bauer 34.1 287 (% start="2" %)
288 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
Marco Bauer 31.1 289
Marco Bauer 34.1 290 (% style="list-style-type:circle" %)
291 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
Marco Bauer 31.1 292
Marco Bauer 34.1 293 (% start="3" %)
294 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
Marco Bauer 31.1 295
Marco Bauer 34.1 296 (% style="list-style-type:circle" %)
297 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
Marco Bauer 31.1 298
Marco Bauer 34.1 299 (% start="4" %)
300 1. Eingaben tätigen
301 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
Marco Bauer 31.1 302
Marco Bauer 34.1 303 (% style="list-style-type:circle" %)
304 * Die Aktivität wird erstellt.
Marco Bauer 31.1 305
Marco Bauer 14.1 306 = Löschvorgang einer Aktivität =
Marco Bauer 13.1 307
308 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
309
310 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
311
Katharina Prummer 40.1 312 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
Marco Bauer 13.1 313 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
Katharina Prummer 40.1 314 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
Marco Bauer 13.1 315
Marco Bauer 14.1 316 == Aktivität löschen ==
Marco Bauer 10.1 317
Marco Bauer 11.1 318 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
Marco Bauer 10.1 319
Marco Bauer 15.1 320 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 11.1 321 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
Marco Bauer 10.1 322
Marco Bauer 15.1 323 (% start="2" %)
Marco Bauer 11.1 324 1. Button **Löschen **anklicken
Marco Bauer 10.1 325
Marco Bauer 15.1 326 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 11.1 327 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
Marco Bauer 10.1 328
Katharina Prummer 40.1 329