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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 47.1 von Marco Bauer am 2023/12/08 13:45
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
13 = Bedeutung von Aktivitäten =
14
15 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
16 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
17 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
18
19 = Aktivitätstypen =
20
21 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
22
23 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
24 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
25 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
26 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
27 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
28 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
29 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
30 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
31 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
32 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
33 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
34
35
36
37
38 = Aktivität erstellen =
39
40 1. **+** Icon auswählen
41
42 (% style="list-style-type:circle" %)
43 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
44
45 (% start="2" %)
46 1. Gewünschte Aktivität auswählen
47 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
48 1. Betreff angeben
49 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
50
51 (% style="list-style-type:circle" %)
52 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
53
54 (% class="box infomessage" %)
55 (((
56 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
57 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
58 )))
59
60 == Checkliste erstellen ==
61
62 1. (((
63 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
64
65 (((
66 (% style="float:right" %)
67 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
68 )))
69 )))
70
71 (% style="list-style-type:circle" %)
72 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
73
74 (% start="2" %)
75 1. Option **Checkliste** auswählen
76
77 (% style="list-style-type:circle" %)
78 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
79
80 (% start="3" %)
81 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
82 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
83 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
84 1. Thema für Checkliste eingeben
85 1. Auf **+** Icon klicken
86
87 (% style="list-style-type:circle" %)
88 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
89
90 (% start="8" %)
91 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
92 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
93
94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
96
97 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
98
99 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
100 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
101 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
102 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
103 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
104 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
105 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
106 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
107 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
108 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
109 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
110 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
111 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
112
113
114
115
116
117 == Brief erstellen ==
118
119 1. (((
120 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
121 )))
122
123 (% style="list-style-type:circle" %)
124 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
125
126 (% start="2" %)
127 1. Option **Brief** auswählen
128
129 (% style="list-style-type:circle" %)
130 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
131
132 (% start="3" %)
133 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
134 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
135 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
136 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
137
138 (% style="list-style-type:circle" %)
139 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
140
141 == E-Mail erstellen und versenden ==
142
143 1. (((
144 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
145 )))
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
149
150 (% start="2" %)
151 1. Option **E-Mail** auswählen
152
153 (% style="list-style-type:circle" %)
154 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
155
156 (% start="3" %)
157 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
158 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
159 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
160 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
161 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
162 1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
163 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
164
165 (% style="list-style-type:circle" %)
166 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
167
168 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
169
170 1. (((
171 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
172 )))
173
174 (% style="list-style-type:circle" %)
175 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
176
177 (% start="2" %)
178 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
179
180 (% style="list-style-type:circle" %)
181 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
182
183 (% start="3" %)
184 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
185 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
186 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
187 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
188
189 (% style="list-style-type:circle" %)
190 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
191
192 (% class="box infomessage" %)
193 (((
194 **Tipp**:
195 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
196 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
197 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
198 )))
199
200 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
201
202 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
203
204 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
205 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
206 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
207 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
208 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
209 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
210 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
211 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
212 )))
213 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
214 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
215 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
216
217 = Aktivität weiterleiten =
218
219 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
220
221 (% style="list-style-type:circle" %)
222 * Die Aktivität wird geöffnet.
223
224 (% start="2" %)
225 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
226
227 (% style="list-style-type:circle" %)
228 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
229
230 (% start="3" %)
231 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
232 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
233
234 = Aktivität erledigen =
235
236 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
237 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
238 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
239
240 (% style="list-style-type:circle" %)
241 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
242
243 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
244
245 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
246 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
247
248 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
249 (% style="float:right" %)
250 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
251 )))
252
253 (% style="list-style-type:circle" %)
254 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
255
256 (% start="2" %)
257 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
258
259 (% style="list-style-type:circle" %)
260 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
261
262 (% start="3" %)
263 1. **+** Icon rechts unten auswählen
264
265 (% style="list-style-type:circle" %)
266 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
267
268 (% start="4" %)
269 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
270 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
271
272 (% style="list-style-type:circle" %)
273 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
274
275 (% start="6" %)
276 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
277 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
278
279 (% style="list-style-type:circle" %)
280 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
281
282 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
283
284 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
285
286 (% style="list-style-type:circle" %)
287 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
288
289 (% start="2" %)
290 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
291
292 (% style="list-style-type:circle" %)
293 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
294
295 (% start="3" %)
296 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
297
298 (% style="list-style-type:circle" %)
299 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
300
301 (% start="4" %)
302 1. Eingaben tätigen
303 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
304
305 (% style="list-style-type:circle" %)
306 * Die Aktivität wird erstellt.
307
308 = Löschvorgang einer Aktivität =
309
310 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
311
312 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
313
314 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
315 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
316 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
317
318 == Aktivität löschen ==
319
320 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
321
322 (% style="list-style-type:circle" %)
323 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
324
325 (% start="2" %)
326 1. Button **Löschen **anklicken
327
328 (% style="list-style-type:circle" %)
329 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
330
331