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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 48.1 von Marco Bauer am 2023/12/22 21:24
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
13 = Bedeutung von Aktivitäten =
14
15 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
16 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
17 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
18
19 = Aktivitätstypen =
20
21 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
22
23 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
24 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
25 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
26 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
27 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
28 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
29 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
30 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
31 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
32 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
33 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
34
35
36
37 = Aktivität erstellen =
38
39 1. **+** Icon auswählen
40
41 (% style="list-style-type:circle" %)
42 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
43
44 (% start="2" %)
45 1. Gewünschte Aktivität auswählen
46 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
47 1. Betreff angeben
48 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
49
50 (% style="list-style-type:circle" %)
51 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
52
53 (% class="box infomessage" %)
54 (((
55 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
56 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
57 )))
58
59 == Checkliste erstellen ==
60
61 1. (((
62 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
63
64 (((
65 (% style="float:right" %)
66 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
67 )))
68 )))
69
70 (% style="list-style-type:circle" %)
71 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
72
73 (% start="2" %)
74 1. Option **Checkliste** auswählen
75
76 (% style="list-style-type:circle" %)
77 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
78
79 (% start="3" %)
80 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
81 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
82 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
83 1. Thema für Checkliste eingeben
84 1. Auf **+** Icon klicken
85
86 (% style="list-style-type:circle" %)
87 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
88
89 (% start="8" %)
90 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
91 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
92
93 (% style="list-style-type:circle" %)
94 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
95
96 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
97
98 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
99 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
100 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
101 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
102 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
103 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
104 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
105 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
106 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
107 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
108 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
109 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
110 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
111
112
113
114
115 == Brief erstellen ==
116
117 1. (((
118 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
119 )))
120
121 (% style="list-style-type:circle" %)
122 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
123
124 (% start="2" %)
125 1. Option **Brief** auswählen
126
127 (% style="list-style-type:circle" %)
128 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
129
130 (% start="3" %)
131 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
132 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
133 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
134 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
135
136 (% style="list-style-type:circle" %)
137 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
138
139 == E-Mail erstellen und versenden ==
140
141 1. (((
142 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
143 )))
144
145 (% style="list-style-type:circle" %)
146 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
147
148 (% start="2" %)
149 1. Option **E-Mail** auswählen
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
153
154 (% start="3" %)
155 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
156 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
157 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
158 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
159 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
160 1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
161 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
162
163 (% style="list-style-type:circle" %)
164 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
165
166 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
167
168 1. (((
169 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
170 )))
171
172 (% style="list-style-type:circle" %)
173 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
174
175 (% start="2" %)
176 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
177
178 (% style="list-style-type:circle" %)
179 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
180
181 (% start="3" %)
182 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
183 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
184 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
185 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
186
187 (% style="list-style-type:circle" %)
188 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
189
190 (% class="box infomessage" %)
191 (((
192 **Tipp**:
193 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
194 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
195 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
196 )))
197
198 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
199
200 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
201
202 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
203 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
204 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
205 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
206 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
207 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
208 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
209 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
210 )))
211 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
212 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
213 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
214
215 = Aktivität weiterleiten =
216
217 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
218
219 (% style="list-style-type:circle" %)
220 * Die Aktivität wird geöffnet.
221
222 (% start="2" %)
223 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
224
225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
227
228 (% start="3" %)
229 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
230 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
231
232 = Aktivität erledigen =
233
234 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
235 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
236 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
237
238 (% style="list-style-type:circle" %)
239 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
240
241 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
242
243 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
244 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
245
246 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
247 (% style="float:right" %)
248 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
249 )))
250
251 (% style="list-style-type:circle" %)
252 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
253
254 (% start="2" %)
255 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
256
257 (% style="list-style-type:circle" %)
258 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
259
260 (% start="3" %)
261 1. **+** Icon rechts unten auswählen
262
263 (% style="list-style-type:circle" %)
264 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
265
266 (% start="4" %)
267 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
268 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
269
270 (% style="list-style-type:circle" %)
271 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
272
273 (% start="6" %)
274 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
275 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
276
277 (% style="list-style-type:circle" %)
278 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
279
280 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
281
282 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
283
284 (% style="list-style-type:circle" %)
285 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
286
287 (% start="2" %)
288 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
289
290 (% style="list-style-type:circle" %)
291 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
292
293 (% start="3" %)
294 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
295
296 (% style="list-style-type:circle" %)
297 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
298
299 (% start="4" %)
300 1. Eingaben tätigen
301 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
302
303 (% style="list-style-type:circle" %)
304 * Die Aktivität wird erstellt.
305
306 = Löschvorgang einer Aktivität =
307
308 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
309
310 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
311
312 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
313 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
314 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
315
316 == Aktivität löschen ==
317
318 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
319
320 (% style="list-style-type:circle" %)
321 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
322
323 (% start="2" %)
324 1. Button **Löschen **anklicken
325
326 (% style="list-style-type:circle" %)
327 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
328
329