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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 49.1 von Marco Bauer am 2024/01/24 19:16
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
13 = Bedeutung von Aktivitäten =
14
15 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
16 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
17 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
18
19 = Aktivitätstypen =
20
21 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
22
23 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
24 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
25 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
26 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
27 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
28 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
29 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
30 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
31 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
32 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
33 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
34
35
36 = Aktivität erstellen =
37
38 1. **+** Icon auswählen
39
40 (% style="list-style-type:circle" %)
41 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
42
43 (% start="2" %)
44 1. Gewünschte Aktivität auswählen
45 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
46 1. Betreff angeben
47 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
48
49 (% style="list-style-type:circle" %)
50 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
51
52 (% class="box infomessage" %)
53 (((
54 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
55 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
56 )))
57
58 == Checkliste erstellen ==
59
60 1. (((
61 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
62
63 (((
64 (% style="float:right" %)
65 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
66 )))
67 )))
68
69 (% style="list-style-type:circle" %)
70 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
71
72 (% start="2" %)
73 1. Option **Checkliste** auswählen
74
75 (% style="list-style-type:circle" %)
76 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
77
78 (% start="3" %)
79 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
80 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
81 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
82 1. Thema für Checkliste eingeben
83 1. Auf **+** Icon klicken
84
85 (% style="list-style-type:circle" %)
86 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
87
88 (% start="8" %)
89 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
90 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
91
92 (% style="list-style-type:circle" %)
93 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
94
95 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
96
97 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
98 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
99 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
100 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
101 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
102 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
103 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
104 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
105 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
106 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
107 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
108 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
109 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
110
111
112
113 == Brief erstellen ==
114
115 1. (((
116 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
117 )))
118
119 (% style="list-style-type:circle" %)
120 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
121
122 (% start="2" %)
123 1. Option **Brief** auswählen
124
125 (% style="list-style-type:circle" %)
126 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
127
128 (% start="3" %)
129 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
130 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
131 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
132 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
133
134 (% style="list-style-type:circle" %)
135 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
136
137 == E-Mail erstellen und versenden ==
138
139 1. (((
140 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
141 )))
142
143 (% style="list-style-type:circle" %)
144 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
145
146 (% start="2" %)
147 1. Option **E-Mail** auswählen
148
149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
151
152 (% start="3" %)
153 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
154 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
155 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
156 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
157 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
158 1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
159 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
160
161 (% style="list-style-type:circle" %)
162 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
163
164 (% class="box infomessage" %)
165 (((
166 **Kontaktsuche **und **Übernahme **bei der Aktivität **E-Mail**:
167 Es besteht bei der Auswahl der Kontakte, an die man die E-Mail richtet, **mehrere Kontakte gleichzeitig auszuwählen**.
168 Hierzu **navigiert **man zunächst **zur** Spalte mit der **Checkbox**. Sind alle gewünschten Kontakte ausgewählt, klickt man auf den Button Pfeil **Übernahme**.
169 Sind **keine Treffer **vorhanden, teilt dies eine **Meldung **mit.
170 )))
171
172 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
173
174 1. (((
175 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
176 )))
177
178 (% style="list-style-type:circle" %)
179 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
180
181 (% start="2" %)
182 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
183
184 (% style="list-style-type:circle" %)
185 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
186
187 (% start="3" %)
188 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
189 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
190 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
191 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
192
193 (% style="list-style-type:circle" %)
194 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
195
196 (% class="box infomessage" %)
197 (((
198 **Tipp**:
199 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
200 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
201 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
202 )))
203
204 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
205
206 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
207
208 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
209 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
210 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
211 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
212 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
213 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
214 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
215 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
216 )))
217 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
218 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
219 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
220
221 = Aktivität weiterleiten =
222
223 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
224
225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * Die Aktivität wird geöffnet.
227
228 (% start="2" %)
229 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
233
234 (% start="3" %)
235 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
236 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
237
238 = Aktivität erledigen =
239
240 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
241 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
242 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
243
244 (% style="list-style-type:circle" %)
245 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
246
247 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
248
249 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
250 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
251
252 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
253 (% style="float:right" %)
254 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
255 )))
256
257 (% style="list-style-type:circle" %)
258 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
259
260 (% start="2" %)
261 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
262
263 (% style="list-style-type:circle" %)
264 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
265
266 (% start="3" %)
267 1. **+** Icon rechts unten auswählen
268
269 (% style="list-style-type:circle" %)
270 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
271
272 (% start="4" %)
273 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
274 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
275
276 (% style="list-style-type:circle" %)
277 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
278
279 (% start="6" %)
280 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
281 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
282
283 (% style="list-style-type:circle" %)
284 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
285
286 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
287
288 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
289
290 (% style="list-style-type:circle" %)
291 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
292
293 (% start="2" %)
294 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
295
296 (% style="list-style-type:circle" %)
297 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
298
299 (% start="3" %)
300 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
301
302 (% style="list-style-type:circle" %)
303 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
304
305 (% start="4" %)
306 1. Eingaben tätigen
307 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
308
309 (% style="list-style-type:circle" %)
310 * Die Aktivität wird erstellt.
311
312 = Löschvorgang einer Aktivität =
313
314 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
315
316 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
317
318 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
319 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
320 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
321
322 == Aktivität löschen ==
323
324 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
325
326 (% style="list-style-type:circle" %)
327 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
328
329 (% start="2" %)
330 1. Button **Löschen **anklicken
331
332 (% style="list-style-type:circle" %)
333 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
334
335