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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 50.1 von Marco Bauer am 2024/04/19 17:34
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
13 = Bedeutung von Aktivitäten =
14
15 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
16 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
17 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
18
19 = Aktivitätstypen =
20
21 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
22
23 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
24 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
25 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
26 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
27 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
28 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
29 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
30 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
31 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
32 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
33 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
34
35 = Aktivität erstellen =
36
37 1. **+** Icon auswählen
38
39 (% style="list-style-type:circle" %)
40 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
41
42 (% start="2" %)
43 1. Gewünschte Aktivität auswählen
44 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
45 1. Betreff angeben
46 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
47
48 (% style="list-style-type:circle" %)
49 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
50
51 (% class="box infomessage" %)
52 (((
53 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
54 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
55 )))
56
57 == Checkliste erstellen ==
58
59 1. (((
60 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
61
62 (((
63 (% style="float:right" %)
64 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
65 )))
66 )))
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
70
71 (% start="2" %)
72 1. Option **Checkliste** auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
76
77 (% start="3" %)
78 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
79 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
80 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
81 1. Thema für Checkliste eingeben
82 1. Auf **+** Icon klicken
83
84 (% style="list-style-type:circle" %)
85 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
86
87 (% start="8" %)
88 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
89 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
90
91 (% style="list-style-type:circle" %)
92 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
93
94 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
95
96 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
97 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
98 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
99 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
100 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
101 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
102 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
103 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
104 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
105 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
106 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
107 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
108 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
109
110
111 == Brief erstellen ==
112
113 1. (((
114 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
115 )))
116
117 (% style="list-style-type:circle" %)
118 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
119
120 (% start="2" %)
121 1. Option **Brief** auswählen
122
123 (% style="list-style-type:circle" %)
124 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
125
126 (% start="3" %)
127 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
128 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
129 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
130 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
131
132 (% style="list-style-type:circle" %)
133 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
134
135 == E-Mail erstellen und versenden ==
136
137 1. (((
138 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
139 )))
140
141 (% style="list-style-type:circle" %)
142 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
143
144 (% start="2" %)
145 1. Option **E-Mail** auswählen
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
149
150 (% start="3" %)
151 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
152 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
153 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
154 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
155 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
156 1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
157 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
158
159 (% style="list-style-type:circle" %)
160 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
161
162 (% class="box infomessage" %)
163 (((
164 **Kontaktsuche **und **Übernahme **bei der Aktivität **E-Mail**:
165 Es besteht bei der Auswahl der Kontakte, an die man die E-Mail richtet, **mehrere Kontakte gleichzeitig auszuwählen**.
166 Hierzu **navigiert **man zunächst **zur** Spalte mit der **Checkbox**. Sind alle gewünschten Kontakte ausgewählt, klickt man auf den Button Pfeil **Übernahme**.
167 Sind **keine Treffer **vorhanden, teilt dies eine **Meldung **mit.
168 )))
169
170 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
171
172 1. (((
173 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
174 )))
175
176 (% style="list-style-type:circle" %)
177 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
178
179 (% start="2" %)
180 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
181
182 (% style="list-style-type:circle" %)
183 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
184
185 (% start="3" %)
186 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
187 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
188 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
189 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
190
191 (% style="list-style-type:circle" %)
192 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
193
194 (% class="box infomessage" %)
195 (((
196 **Tipp**:
197 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
198 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
199 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
200 )))
201
202 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
203
204 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
205
206 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
207 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
208 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
209 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
210 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
211 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
212 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
213 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
214 )))
215 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
216 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
217 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
218
219 = Aktivität weiterleiten =
220
221 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
222
223 (% style="list-style-type:circle" %)
224 * Die Aktivität wird geöffnet.
225
226 (% start="2" %)
227 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
228
229 (% style="list-style-type:circle" %)
230 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
231
232 (% start="3" %)
233 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
234 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
235
236 {{info}}
237 Manchmal stattet man eine Aktivität mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
238 Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
239 Es wird dann eine Kopie erstellt.
240
241
242 Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
243 In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
244 {{/info}}
245
246 = Aktivität erledigen =
247
248 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
249 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
250 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
251
252 (% style="list-style-type:circle" %)
253 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
254
255 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
256
257 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
258 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
259
260 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
261 (% style="float:right" %)
262 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
263 )))
264
265 (% style="list-style-type:circle" %)
266 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
267
268 (% start="2" %)
269 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
270
271 (% style="list-style-type:circle" %)
272 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
273
274 (% start="3" %)
275 1. **+** Icon rechts unten auswählen
276
277 (% style="list-style-type:circle" %)
278 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
279
280 (% start="4" %)
281 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
282 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
283
284 (% style="list-style-type:circle" %)
285 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
286
287 (% start="6" %)
288 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
289 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
290
291 (% style="list-style-type:circle" %)
292 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
293
294 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
295
296 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
297
298 (% style="list-style-type:circle" %)
299 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
300
301 (% start="2" %)
302 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
303
304 (% style="list-style-type:circle" %)
305 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
306
307 (% start="3" %)
308 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
309
310 (% style="list-style-type:circle" %)
311 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
312
313 (% start="4" %)
314 1. Eingaben tätigen
315 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
316
317 (% style="list-style-type:circle" %)
318 * Die Aktivität wird erstellt.
319
320 = Löschvorgang einer Aktivität =
321
322 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
323
324 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
325
326 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
327 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
328 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
329
330 == Aktivität löschen ==
331
332 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
333
334 (% style="list-style-type:circle" %)
335 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
336
337 (% start="2" %)
338 1. Button **Löschen **anklicken
339
340 (% style="list-style-type:circle" %)
341 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
342
343