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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 54.1 von Marco Bauer am 2024/05/24 18:11
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
13 = Bedeutung von Aktivitäten =
14
15 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
16 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
17 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
18
19 = Aktivitätstypen =
20
21 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
22
23 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
24 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
25 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
26 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
27 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
28 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
29 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
30 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
31 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
32 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
33 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
34
35 = Aktivität erstellen =
36
37 1. **+** Icon auswählen
38
39 (% style="list-style-type:circle" %)
40 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
41
42 (% start="2" %)
43 1. Gewünschte Aktivität auswählen
44 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
45 1. Betreff angeben
46 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
47
48 (% style="list-style-type:circle" %)
49 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
50
51 (% class="box infomessage" %)
52 (((
53 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
54 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
55 )))
56
57 == Checkliste erstellen ==
58
59 1. (((
60 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
61
62 (((
63 (% style="float:right" %)
64 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
65 )))
66 )))
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
70
71 (% start="2" %)
72 1. Option **Checkliste** auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
76
77 (% start="3" %)
78 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
79 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
80 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
81 1. Thema für Checkliste eingeben
82 1. Auf **+** Icon klicken
83
84 (% style="list-style-type:circle" %)
85 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
86
87 (% start="8" %)
88 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
89 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
90
91 (% style="list-style-type:circle" %)
92 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
93
94 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
95
96 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
97 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
98 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
99 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
100 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
101 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
102 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
103 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
104 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
105 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
106 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
107 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
108 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
109
110 == Brief erstellen ==
111
112 1. (((
113 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
114 )))
115
116 (% style="list-style-type:circle" %)
117 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
118
119 (% start="2" %)
120 1. Option **Brief** auswählen
121
122 (% style="list-style-type:circle" %)
123 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
124
125 (% start="3" %)
126 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
127 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
128 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
129 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
130
131 (% style="list-style-type:circle" %)
132 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
133
134 == E-Mail erstellen und versenden ==
135
136 1. (((
137 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
138 )))
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
142
143 (% start="2" %)
144 1. Option **E-Mail** auswählen
145
146 (% style="list-style-type:circle" %)
147 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
148
149 (% start="3" %)
150 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
151 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
152 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
153 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
154 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
155 1. Auf **Sende-Icon** rchts unten versendet man die E-Mail
156 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
160
161 (% class="box infomessage" %)
162 (((
163 **Kontaktsuche **und **Übernahme **bei der Aktivität **E-Mail**:
164 Es besteht bei der Auswahl der Kontakte, an die man die E-Mail richtet, **mehrere Kontakte gleichzeitig auszuwählen**.
165 Hierzu **navigiert **man zunächst **zur** Spalte mit der **Checkbox**. Sind alle gewünschten Kontakte ausgewählt, klickt man auf den Button Pfeil **Übernahme**.
166 Sind **keine Treffer **vorhanden, teilt dies eine **Meldung **mit.
167 )))
168
169 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
170
171 1. (((
172 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
173 )))
174
175 (% style="list-style-type:circle" %)
176 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
177
178 (% start="2" %)
179 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
180
181 (% style="list-style-type:circle" %)
182 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
183
184 (% start="3" %)
185 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
186 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
187 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
188 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
189
190 (% style="list-style-type:circle" %)
191 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angelegt.
192
193 (% class="box infomessage" %)
194 (((
195 **Tipp**:
196 Durch **zusätzliche **Einstellungen, die sich bei den Aktivitäten manchmal unterscheiden kann man **Rahmenbedingungen **noch genauer festlegen.
197 So kann man beispielsweise bei der **E-Mail** einen konkreten **Absender **und **Empfänger **festlegen, den **Brief **bei der Aktivität Brief hingegen kann man **ausdrucken**.
198 Möchte man für bestimmte **Aufgaben **oder **Termine **eine **bestimmte Frist **hinlegen, kann man das bei den beiden Zeitfenster **Am **und **Bis **einrichten.
199 )))
200
201 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
202
203 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
204
205 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
206 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
207 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
208 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
209 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
210 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
211 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
212 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
213 )))
214 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
215 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
216 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
217
218 = Aktivität weiterleiten =
219
220 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
221
222 (% style="list-style-type:circle" %)
223 * Die Aktivität wird geöffnet.
224
225 (% start="2" %)
226 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
227
228 (% style="list-style-type:circle" %)
229 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
230
231 (% start="3" %)
232 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
233 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
234
235 {{info}}
236 Manchmal stattet man eine Aktivität mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
237 Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
238 Es wird dann eine Kopie erstellt.
239
240
241 Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
242 In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
243 {{/info}}
244
245 = Aktivität erledigen =
246
247 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
248 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
249 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
250
251 (% style="list-style-type:circle" %)
252 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
253
254 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
255
256 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
257 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
258
259 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
260 (% style="float:right" %)
261 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
262 )))
263
264 (% style="list-style-type:circle" %)
265 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
266
267 (% start="2" %)
268 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
269
270 (% style="list-style-type:circle" %)
271 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
272
273 (% start="3" %)
274 1. **+** Icon rechts unten auswählen
275
276 (% style="list-style-type:circle" %)
277 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
278
279 (% start="4" %)
280 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
281 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
282
283 (% style="list-style-type:circle" %)
284 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
285
286 (% start="6" %)
287 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
288 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
289
290 (% style="list-style-type:circle" %)
291 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
292
293 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
294
295 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
296
297 (% style="list-style-type:circle" %)
298 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
299
300 (% start="2" %)
301 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
302
303 (% style="list-style-type:circle" %)
304 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
305
306 (% start="3" %)
307 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
308
309 (% style="list-style-type:circle" %)
310 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
311
312 (% start="4" %)
313 1. Eingaben tätigen
314 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
315
316 (% style="list-style-type:circle" %)
317 * Die Aktivität wird erstellt.
318
319 = Aktivität suchen =
320
321 1. Gewünschtes **Modul **auswählen
322 1. In der Übersicht gewünschten Kontakt, Förderung etc. doppelklicken
323 1. In der **rechten **Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
324 1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
325 1. **Enter**-Taste drücken
326
327 (% style="list-style-type:circle" %)
328 * Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
329
330 = Löschvorgang einer Aktivität =
331
332 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
333
334 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
335
336 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
337 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
338 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Nein** wurde gesetzt
339
340 (% class="box infomessage" %)
341 (((
342 Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
343
344 * es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
345 * jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
346 )))
347
348
349 == Aktivität löschen ==
350
351 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
352
353 (% style="list-style-type:circle" %)
354 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
355
356 (% start="2" %)
357 1. Button **Löschen **anklicken
358
359 (% style="list-style-type:circle" %)
360 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
361
362