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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 60.1 von Katharina Prummer am 2024/06/06 13:32
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
13 = Bedeutung von Aktivitäten =
14
15 Aktivitäten stellen die **einzelnen Glieder **einer **großen Kette an Tätigkeiten **dar.
16 Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
17 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
18
19 = Aktivitätstypen =
20
21 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
22
23 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
24 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
25 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
26 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit **protokollieren **kann, **während **man **telefoniert**.
27 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
28 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt.
29 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
30 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
31 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
32 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
33 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
34
35 = Aktivität erstellen =
36
37 1. **+** Icon auswählen
38
39 (% style="list-style-type:circle" %)
40 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
41
42 (% start="2" %)
43 1. Gewünschte Aktivität auswählen
44 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
45 1. Betreff angeben
46 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
47
48 (% style="list-style-type:circle" %)
49 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
50
51 (% class="box infomessage" %)
52 (((
53 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
54 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
55 )))
56
57 == Checkliste erstellen ==
58
59 1. (((
60 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
61
62 (((
63 (% style="float:right" %)
64 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
65 )))
66 )))
67
68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
70
71 (% start="2" %)
72 1. Option **Checkliste** auswählen
73
74 (% style="list-style-type:circle" %)
75 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
76
77 (% start="3" %)
78 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
79 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
80 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
81 1. Thema für Checkliste eingeben
82 1. Auf **+** Icon klicken
83
84 (% style="list-style-type:circle" %)
85 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
86
87 (% start="8" %)
88 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
89 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
90
91 (% style="list-style-type:circle" %)
92 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
93
94 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
95
96 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
97 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
98 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
99 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
100 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
101 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
102 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
103 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
104 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
105 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
106 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
107 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
108 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
109
110 == Brief erstellen ==
111
112 1. (((
113 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
114 )))
115
116 (% style="list-style-type:circle" %)
117 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
118
119 (% start="2" %)
120 1. Option **Brief** auswählen
121
122 (% style="list-style-type:circle" %)
123 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
124
125 (% start="3" %)
126 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
127 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
128 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
129 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
130
131 (% style="list-style-type:circle" %)
132 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
133
134 == E-Mail erstellen und versenden ==
135
136 1. (((
137 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
138 )))
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
142
143 (% start="2" %)
144 1. Option **E-Mail** auswählen
145
146 (% style="list-style-type:circle" %)
147 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
148
149 (% start="3" %)
150 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
151 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
152 1. Pflichtfeld **An **ausfüllen
153 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
154 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
155 1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
156 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
160
161 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
162
163 1. (((
164 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
165 )))
166
167 (% style="list-style-type:circle" %)
168 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
169
170 (% start="2" %)
171 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
175
176 (% start="3" %)
177 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
178 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
179 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
180 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
181
182 (% style="list-style-type:circle" %)
183 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
184
185 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
186
187 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
188
189 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
190 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
191 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
192 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
193 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
194 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
195 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
196 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
197 )))
198 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
199 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
200 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
201
202 = Aktivität weiterleiten =
203
204 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
205
206 (% style="list-style-type:circle" %)
207 * Die Aktivität wird geöffnet.
208
209 (% start="2" %)
210 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
211
212 (% style="list-style-type:circle" %)
213 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
214
215 (% start="3" %)
216 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
217 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
218
219 {{info}}
220 Manchmal stattet man eine Aktivität mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
221 Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
222 Es wird dann eine Kopie erstellt.
223
224
225 Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
226 In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
227 {{/info}}
228
229 = Aktivität erledigen =
230
231 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
232 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
233 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
234
235 (% style="list-style-type:circle" %)
236 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
237
238 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
239
240 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
241 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
242
243 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
244 (% style="float:right" %)
245 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
246 )))
247
248 (% style="list-style-type:circle" %)
249 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
250
251 (% start="2" %)
252 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
253
254 (% style="list-style-type:circle" %)
255 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
256
257 (% start="3" %)
258 1. **+** Icon rechts unten auswählen
259
260 (% style="list-style-type:circle" %)
261 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
262
263 (% start="4" %)
264 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
265 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
266
267 (% style="list-style-type:circle" %)
268 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
269
270 (% start="6" %)
271 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
272 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
273
274 (% style="list-style-type:circle" %)
275 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
276
277 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
278
279 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
280
281 (% style="list-style-type:circle" %)
282 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
283
284 (% start="2" %)
285 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
286
287 (% style="list-style-type:circle" %)
288 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
289
290 (% start="3" %)
291 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
292
293 (% style="list-style-type:circle" %)
294 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
295
296 (% start="4" %)
297 1. Eingaben tätigen
298 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
299
300 (% style="list-style-type:circle" %)
301 * Die Aktivität wird erstellt.
302
303 = Aktivität suchen =
304
305 1. Gewünschtes **Modul **auswählen
306 1. In der Übersicht gewünschten Kontakt, Förderung etc. doppelklicken
307 1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
308 1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
309 1. **Enter**-Taste drücken
310
311 (% style="list-style-type:circle" %)
312 * Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
313
314 = Löschvorgang einer Aktivität =
315
316 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
317
318 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
319
320 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
321 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
322 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
323
324 (% class="box infomessage" %)
325 (((
326 Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
327
328 Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
329
330 * es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
331 * es sich um eine Folgeaktivität
332 * jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
333 * Entstanden aus Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden".
334 * Entstanden aus Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden".
335 )))
336
337
338 == Aktivität löschen ==
339
340 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
341
342 (% style="list-style-type:circle" %)
343 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
344
345 (% start="2" %)
346 1. Button **Löschen **anklicken
347
348 (% style="list-style-type:circle" %)
349 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
350
351