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010.3 Aktivitäten

Version 7.1 von Marco Bauer am 2023/10/27 18:01

Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:

Bedeutung von Aktivitäten

Aktivitäten stellen die einzelnen Glieder einer großen Kette an Tätigkeiten dar.
Sie beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der Historie nachverfolgen.

Verwaltung von Aktivitäten über mein Desktop

Mein_Desktop.png

NummerBeschreibung
1Dropdown blättert unter anderem Hilfe und Infos zum Programm aus
2Der Reiter Kontaktmanagement
3Eine neue Aktivität erstellen
4Zur Kalenderansicht wechseln.
5Eine Aktivität suchen
6Aktivitäten aktualisieren
7Aktivitäten anderer Kontakte anzeigen lassen
8Aktivitäten weiterleiten oder weitergeleitete Aktivitäten anzeigen lassen.

Kalenderansicht

Kalender_Ansicht.png

NummerBeschreibung
1Zwischen Kalender- und Listenansicht wechseln.
2Gewünschte Zeiteinheit, in der der Kalender unterteilt angezeigt wird.
3Aktuell anvisierter Zeitabschnitt im Kalender.
4Monatsbeschriftung am Anfang des Bildschirms und eines Monats.
5Farbliche Markierung des nicht ausgewählten Monats.
6Farbliche Markierung des ausgewählten Monats.
7Ausgewählter Kalendertag.
8In den Kalender eingefügte Aktivität.

Aktivitätstypen

Aktivitäten_Optionen.png

NummerBeschreibung
1Das + Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen Aktivitäten-Typen aufklappen.
2Die Aktivität Anruf. Hiermit wird jedoch nicht der Anruf in dem Sinne gemeint, sondern ein Schreibfenster, mit dem man den Anruf mit protokollieren kann, während man telefoniert.
3Eine abzuarbeitende Aufgabe erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
4Hierüber wird die Aktivität Brief erzeugt.
5In einer Checkliste lassen sich jegliche noch zu erledigenden Punkte erstellen.
Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: Aktivität Checkliste).
6Den Aktivitätentyp E-Mail erzeugen.
7Mit dem Aktivitätentyp Notiz wichtige Informationen festhalten.
8Mit dem Aktivitätentyp Termin einen Termin festlegen.

Aktivität erstellen

  1. + Symbol auswählen
  • Die Aktivitäten werden gelistet.
  1. Gewünschte Aktivität auswählen
  2. Eingabeformular der Aktivität ausfüllen
  3. Betreff angeben
  4. Auf Diskette-Symbol Speichern klicken
  • Eine neue Aktivität wird erstellt.

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Anwendungsbeispiel Checkliste

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Checkliste erstellen

  1. + Icon unter Aktivitäten anklicken
    Checkliste-neuen-punkt-dazu.png

    Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen"

  • Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
  1. Option Checkliste auswählen
  • Eingabeformular für die Neuanlage einer Checkliste wird geöffnet.
  1. Pflichtfeld Betreff eingeben
  2. Pflichtfeld Bezeichnung eingeben
  3. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
  4. Thema für Checkliste eingeben
  5. Auf + Icon klicken
  • Weiteres freies Feld für weiteres Thema wird hinzugefügt.
  1. Weiteres freies Feld ausfüllen
  2. Auf Disketten-Icon rechts unten klicken
  • Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.

Checkliste in der Übersicht

Aktivitaet_ChecklisteBsp.png

NummerBeschreibung
0Konkreten Termin durch Datum und Uhrzeit festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
Eine Wiedervorlage ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird; ähnlich einem Terminzettel vom Arzt, den man auch eine Zeit vorher überreicht bekommt.
1Die Kategorie der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
2Die Stiftung, der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
3Einen Zeitraum festlegen, zu dem man bereits vorher noch mal an die Aktivität erinnert wird.
4Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität gelesen oder erledigt wurde.
5Hier lässt sich Bezug zu einem bereits erstellten Projekt herstellen. Mit dem Bezug verhält es sich genauso wie mit Punkt 2, Stiftung. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden.
6Der Betreff soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein Pflichtfeld.
7Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier neue To Do's erstellen. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man hier.
8Das jeweilige To Do. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
9Hierüber speichert man eine neu angelegte Aktivität.

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