Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 75.1 von Katharina Prummer am 2024/07/29 13:46
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
13 = Bedeutung von Aktivitäten =
14
15 Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
17
18 = Aktivitätstypen =
19
20 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
21
22 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
23 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.
28 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
30 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
31 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33
34 = Aktivität erstellen =
35
36 1. **+** Icon auswählen
37
38 (% style="list-style-type:circle" %)
39 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
40
41 (% start="2" %)
42 1. Gewünschte Aktivität auswählen
43 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
44 1. Betreff angeben
45 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
46
47 (% style="list-style-type:circle" %)
48 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
49
50 (% class="box infomessage" %)
51 (((
52 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
53 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
54 )))
55
56 == Checkliste erstellen ==
57
58 1. (((
59 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
60
61 (((
62 (% style="float:right" %)
63 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
64 )))
65 )))
66
67 (% style="list-style-type:circle" %)
68 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
69
70 (% start="2" %)
71 1. Option **Checkliste** auswählen
72
73 (% style="list-style-type:circle" %)
74 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
75
76 (% start="3" %)
77 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
78 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
79 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
80 1. Thema für Checkliste eingeben
81 1. Auf **+** Icon klicken
82
83 (% style="list-style-type:circle" %)
84 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
85
86 (% start="8" %)
87 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
88 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
89
90 (% style="list-style-type:circle" %)
91 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
92
93 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
94
95 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
96 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
97 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
98 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird.
99 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
100 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
101 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Einen **Zeitraum **festlegen, zu dem man bereits **vorher **noch mal an die Aktivität **erinnert **wird.
102 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
103 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich **Bezug zu **einem bereits **erstellten Projekt **herstellen. Legt man einen Bezug fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
104 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Der **Betreff **soll nie bei einer Neuanlage vergessen werden und beschreibt kurz und konkret die Aktivität. Vergisst man den Betreff, weist das System noch einmal auf den Betreff hin. Der Betreff ist also ein **Pflichtfeld**.
105 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Im Beispiel der Checkliste lassen sich hier **neue **To Do's **erstellen**. Wie man eine Checkliste erstellt, erfährt man __hier.__
106 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
107 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
108
109 == Brief erstellen ==
110
111 1. (((
112 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
113 )))
114
115 (% style="list-style-type:circle" %)
116 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
117
118 (% start="2" %)
119 1. Option **Brief** auswählen
120
121 (% style="list-style-type:circle" %)
122 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
123
124 (% start="3" %)
125 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
126 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
127 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
128 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
129
130 (% style="list-style-type:circle" %)
131 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
132
133 == E-Mail erstellen und versenden ==
134
135 1. (((
136 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
137 )))
138
139 (% style="list-style-type:circle" %)
140 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
141
142 (% start="2" %)
143 1. Option **E-Mail** auswählen
144
145 (% style="list-style-type:circle" %)
146 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
147
148 (% start="3" %)
149 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
150 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
151 1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
152 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
153 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
154 1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
155 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
156
157 (% style="list-style-type:circle" %)
158 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
159
160 (% class="box infomessage" %)
161 (((
162 Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
163 Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
164 Es wird dann eine Kopie erstellt.
165
166 Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
167 In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
168 )))
169
170 === Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===
171
172 [[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
173
174 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
175 |=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
176 |(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
177 |(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
178 |(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
179 |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
180 |(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
191
192
193
194 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
195
196 1. (((
197 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
198 )))
199
200 (% style="list-style-type:circle" %)
201 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
202
203 (% start="2" %)
204 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
205
206 (% style="list-style-type:circle" %)
207 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
208
209 (% start="3" %)
210 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
211 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
212 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
213 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
214
215 (% style="list-style-type:circle" %)
216 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
217
218 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
219
220 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
221
222 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
223 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
224 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Texfeld vorhanden ist un ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zu signalisierung.
225 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
226 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
227 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
228 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgwählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
229 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim augewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
230 )))
231 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
232 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
233 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
234
235 = Aktivität weiterleiten =
236
237 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
238
239 (% style="list-style-type:circle" %)
240 * Die Aktivität wird geöffnet.
241
242 (% start="2" %)
243 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
244
245 (% style="list-style-type:circle" %)
246 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
247
248 (% start="3" %)
249 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
250 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
251
252 = Aktivität erledigen =
253
254 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
255 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
256 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
257
258 (% style="list-style-type:circle" %)
259 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
260
261 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
262
263 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
264 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
265
266 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
267 (% style="float:right" %)
268 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
269 )))
270
271 (% style="list-style-type:circle" %)
272 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
273
274 (% start="2" %)
275 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
276
277 (% style="list-style-type:circle" %)
278 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
279
280 (% start="3" %)
281 1. **+** Icon rechts unten auswählen
282
283 (% style="list-style-type:circle" %)
284 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
285
286 (% start="4" %)
287 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
288 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
289
290 (% style="list-style-type:circle" %)
291 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
292
293 (% start="6" %)
294 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
295 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
296
297 (% style="list-style-type:circle" %)
298 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
299
300 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
301
302 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
303
304 (% style="list-style-type:circle" %)
305 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
306
307 (% start="2" %)
308 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
309
310 (% style="list-style-type:circle" %)
311 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
312
313 (% start="3" %)
314 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
315
316 (% style="list-style-type:circle" %)
317 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
318
319 (% start="4" %)
320 1. Eingaben tätigen
321 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
322
323 (% style="list-style-type:circle" %)
324 * Die Aktivität wird erstellt.
325
326 = Aktivität suchen =
327
328 1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
329 1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
330 1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
331 1. **Enter**-Taste drücken
332
333 (% style="list-style-type:circle" %)
334 * Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
335
336 (% class="box infomessage" %)
337 (((
338 Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
339 )))
340
341 = Löschvorgang einer Aktivität =
342
343 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
344
345 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
346
347 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
348 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
349 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
350
351 (% class="box infomessage" %)
352 (((
353 Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
354
355 Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
356
357 * es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
358 * es sich um eine Folgeaktivität
359 * jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
360 * eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
361 * eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
362 )))
363
364
365 == Aktivität löschen ==
366
367 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
368
369 (% style="list-style-type:circle" %)
370 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
371
372 (% start="2" %)
373 1. Button **Löschen **anklicken
374
375 (% style="list-style-type:circle" %)
376 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
377
378