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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 78.1 von Marco Bauer am 2024/08/12 13:23
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
7
8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
13 = Bedeutung von Aktivitäten =
14
15 Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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18 = Aktivitätstypen =
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20 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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22 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
23 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.
28 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
30 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
31 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33
34 = Aktivität erstellen =
35
36 1. **+** Icon auswählen
37
38 (% style="list-style-type:circle" %)
39 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
40
41 (% start="2" %)
42 1. Gewünschte Aktivität auswählen
43 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
44 1. Betreff angeben
45 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
46
47 (% style="list-style-type:circle" %)
48 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
49
50 (% class="box infomessage" %)
51 (((
52 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
53 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
54 )))
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57 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
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59 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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61 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
62 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
63 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
64 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
65 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
66 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
67 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
68 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
69 )))
70 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
71 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
72 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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90 == Checkliste erstellen ==
91
92 1. (((
93 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
94
95 (((
96 (% style="float:right" %)
97 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
98 )))
99 )))
100
101 (% style="list-style-type:circle" %)
102 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
103
104 (% start="2" %)
105 1. Option **Checkliste** auswählen
106
107 (% style="list-style-type:circle" %)
108 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
109
110 (% start="3" %)
111 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
112 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
113 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
114 1. Thema für Checkliste eingeben
115 1. Auf **+** Icon klicken
116
117 (% style="list-style-type:circle" %)
118 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
119
120 (% start="8" %)
121 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
122 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
123
124 (% style="list-style-type:circle" %)
125 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
126
127 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
128
129 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
130 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
131 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
132 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird.
133 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
134 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
135 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Wenn ein Wiedervorlagedatum festgelegt ist, kann eine **Erinnerung** eingerichtet werden. Die Aktivität wird dann zur angegebenen Zeit in einem Pop-Up-Fenster angezeigt.
136 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
137 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
138 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
139 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Mit + können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Genaue erläuterung finden Sie im Kapitel überhalb.
140 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
141 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
142
143 == Brief erstellen ==
144
145 1. (((
146 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
147 )))
148
149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
151
152 (% start="2" %)
153 1. Option **Brief** auswählen
154
155 (% style="list-style-type:circle" %)
156 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
157
158 (% start="3" %)
159 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
160 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
161 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
162 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
163
164 (% style="list-style-type:circle" %)
165 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
166
167 == E-Mail erstellen und versenden ==
168
169 1. (((
170 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
171 )))
172
173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
175
176 (% start="2" %)
177 1. Option **E-Mail** auswählen
178
179 (% style="list-style-type:circle" %)
180 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
181
182 (% start="3" %)
183 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
184 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
185 1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
186 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
187 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
188 1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
189 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
190
191 (% style="list-style-type:circle" %)
192 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
193
194 (% class="box infomessage" %)
195 (((
196 Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
197 Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
198 Es wird dann eine Kopie erstellt.
199
200 Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
201 In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
202 )))
203
204 === Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===
205
206 [[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
207
208 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
209 |=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
210 |(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
211 |(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
212 |(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
213 |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
214 |(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
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224
225 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
226
227 1. (((
228 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
229 )))
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
233
234 (% start="2" %)
235 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
236
237 (% style="list-style-type:circle" %)
238 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
239
240 (% start="3" %)
241 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
242 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
243 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
244 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
245
246 (% style="list-style-type:circle" %)
247 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
248
249 = =
250
251 = Aktivität weiterleiten =
252
253 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
254
255 (% style="list-style-type:circle" %)
256 * Die Aktivität wird geöffnet.
257
258 (% start="2" %)
259 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
260
261 (% style="list-style-type:circle" %)
262 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
263
264 (% start="3" %)
265 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
266 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
267
268 = Aktivität erledigen =
269
270 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
271 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
272 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
273
274 (% style="list-style-type:circle" %)
275 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
276
277 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
278
279 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
280 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
281
282 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
283 (% style="float:right" %)
284 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
285 )))
286
287 (% style="list-style-type:circle" %)
288 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
289
290 (% start="2" %)
291 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
292
293 (% style="list-style-type:circle" %)
294 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
295
296 (% start="3" %)
297 1. **+** Icon rechts unten auswählen
298
299 (% style="list-style-type:circle" %)
300 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
301
302 (% start="4" %)
303 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
304 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
305
306 (% style="list-style-type:circle" %)
307 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
308
309 (% start="6" %)
310 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
311 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
312
313 (% style="list-style-type:circle" %)
314 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
315
316 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
317
318 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
319
320 (% style="list-style-type:circle" %)
321 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
322
323 (% start="2" %)
324 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
325
326 (% style="list-style-type:circle" %)
327 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
328
329 (% start="3" %)
330 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
331
332 (% style="list-style-type:circle" %)
333 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
334
335 (% start="4" %)
336 1. Eingaben tätigen
337 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
338
339 (% style="list-style-type:circle" %)
340 * Die Aktivität wird erstellt.
341
342 = Aktivität suchen =
343
344 1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
345 1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
346 1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
347 1. **Enter**-Taste drücken
348
349 (% style="list-style-type:circle" %)
350 * Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
351
352 (% class="box infomessage" %)
353 (((
354 Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
355 )))
356
357 = Löschvorgang einer Aktivität =
358
359 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
360
361 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
362
363 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
364 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
365 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
366
367 (% class="box infomessage" %)
368 (((
369 Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
370
371 Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
372
373 * es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
374 * es sich um eine Folgeaktivität
375 * jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
376 * eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
377 * eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
378 )))
379
380
381 == Aktivität löschen ==
382
383 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
384
385 (% style="list-style-type:circle" %)
386 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
387
388 (% start="2" %)
389 1. Button **Löschen **anklicken
390
391 (% style="list-style-type:circle" %)
392 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
393
394