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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 79.1 von Marco Bauer am 2024/08/12 13:24
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Bedeutung von Aktivitäten =
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15 Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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18 = Aktivitätstypen =
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20 [[image:Aktivitäten_Optionen.png||height="408" style="float:left" width="319"]]
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22 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
23 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.
28 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
30 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
31 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
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49 = Aktivität erstellen =
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51 1. **+** Icon auswählen
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53 (% style="list-style-type:circle" %)
54 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
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56 (% start="2" %)
57 1. Gewünschte Aktivität auswählen
58 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
59 1. Betreff angeben
60 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
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62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
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65 (% class="box infomessage" %)
66 (((
67 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
68 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
69 )))
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72 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
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74 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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76 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
77 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
78 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
79 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
80 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
81 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
82 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
83 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
84 )))
85 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
86 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
87 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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104 == Checkliste erstellen ==
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106 1. (((
107 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
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110 (% style="float:right" %)
111 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
112 )))
113 )))
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115 (% style="list-style-type:circle" %)
116 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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118 (% start="2" %)
119 1. Option **Checkliste** auswählen
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121 (% style="list-style-type:circle" %)
122 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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124 (% start="3" %)
125 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
126 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
127 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
128 1. Thema für Checkliste eingeben
129 1. Auf **+** Icon klicken
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131 (% style="list-style-type:circle" %)
132 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
133
134 (% start="8" %)
135 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
136 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
137
138 (% style="list-style-type:circle" %)
139 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
140
141 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
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143 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
144 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
145 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
146 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird.
147 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
148 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
149 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Wenn ein Wiedervorlagedatum festgelegt ist, kann eine **Erinnerung** eingerichtet werden. Die Aktivität wird dann zur angegebenen Zeit in einem Pop-Up-Fenster angezeigt.
150 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
151 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
152 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
153 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Mit + können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Genaue erläuterung finden Sie im Kapitel überhalb.
154 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
155 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
156
157 == Brief erstellen ==
158
159 1. (((
160 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
161 )))
162
163 (% style="list-style-type:circle" %)
164 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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166 (% start="2" %)
167 1. Option **Brief** auswählen
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169 (% style="list-style-type:circle" %)
170 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
171
172 (% start="3" %)
173 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
174 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
175 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
176 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
177
178 (% style="list-style-type:circle" %)
179 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
180
181 == E-Mail erstellen und versenden ==
182
183 1. (((
184 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
185 )))
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187 (% style="list-style-type:circle" %)
188 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
189
190 (% start="2" %)
191 1. Option **E-Mail** auswählen
192
193 (% style="list-style-type:circle" %)
194 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
195
196 (% start="3" %)
197 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
198 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
199 1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
200 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
201 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
202 1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
203 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
204
205 (% style="list-style-type:circle" %)
206 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
207
208 (% class="box infomessage" %)
209 (((
210 Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
211 Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
212 Es wird dann eine Kopie erstellt.
213
214 Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
215 In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
216 )))
217
218 === Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===
219
220 [[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
221
222 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
223 |=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
224 |(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
225 |(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
226 |(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
227 |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
228 |(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
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248 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
249
250 1. (((
251 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
252 )))
253
254 (% style="list-style-type:circle" %)
255 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
256
257 (% start="2" %)
258 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
259
260 (% style="list-style-type:circle" %)
261 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
262
263 (% start="3" %)
264 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
265 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
266 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
267 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
268
269 (% style="list-style-type:circle" %)
270 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
271
272 = =
273
274 = Aktivität weiterleiten =
275
276 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
277
278 (% style="list-style-type:circle" %)
279 * Die Aktivität wird geöffnet.
280
281 (% start="2" %)
282 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
283
284 (% style="list-style-type:circle" %)
285 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
286
287 (% start="3" %)
288 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
289 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
290
291 = Aktivität erledigen =
292
293 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
294 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
295 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
296
297 (% style="list-style-type:circle" %)
298 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
299
300 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
301
302 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
303 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
304
305 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
306 (% style="float:right" %)
307 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
308 )))
309
310 (% style="list-style-type:circle" %)
311 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
312
313 (% start="2" %)
314 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
315
316 (% style="list-style-type:circle" %)
317 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
318
319 (% start="3" %)
320 1. **+** Icon rechts unten auswählen
321
322 (% style="list-style-type:circle" %)
323 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
324
325 (% start="4" %)
326 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
327 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
328
329 (% style="list-style-type:circle" %)
330 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
331
332 (% start="6" %)
333 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
334 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
335
336 (% style="list-style-type:circle" %)
337 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
338
339 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
340
341 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
342
343 (% style="list-style-type:circle" %)
344 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
345
346 (% start="2" %)
347 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
348
349 (% style="list-style-type:circle" %)
350 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
351
352 (% start="3" %)
353 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
354
355 (% style="list-style-type:circle" %)
356 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
357
358 (% start="4" %)
359 1. Eingaben tätigen
360 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
361
362 (% style="list-style-type:circle" %)
363 * Die Aktivität wird erstellt.
364
365 = Aktivität suchen =
366
367 1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
368 1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
369 1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
370 1. **Enter**-Taste drücken
371
372 (% style="list-style-type:circle" %)
373 * Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
374
375 (% class="box infomessage" %)
376 (((
377 Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
378 )))
379
380 = Löschvorgang einer Aktivität =
381
382 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
383
384 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
385
386 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
387 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
388 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
389
390 (% class="box infomessage" %)
391 (((
392 Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
393
394 Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
395
396 * es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
397 * es sich um eine Folgeaktivität
398 * jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
399 * eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
400 * eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
401 )))
402
403
404 == Aktivität löschen ==
405
406 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
407
408 (% style="list-style-type:circle" %)
409 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
410
411 (% start="2" %)
412 1. Button **Löschen **anklicken
413
414 (% style="list-style-type:circle" %)
415 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.
416
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