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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 80.1 von Marco Bauer am 2024/08/12 14:08
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
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8 (% class="box warningmessage" %)
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10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Bedeutung von Aktivitäten =
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15 Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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18 = Aktivitätstypen =
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20 [[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
21
22 (% style="margin-left:auto; width:1162px" %)
23 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 1080px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:1080px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:1080px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:1080px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:1080px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.
28 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:1080px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
30 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:1080px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
31 |(% style="width:78px" %)**7**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 |(% style="width:78px" %)**8**|(% style="width:1080px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 |(% style="width:78px" %)**9**|(% style="width:1080px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten Aktivitätsvorlage erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
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57 = Aktivität erstellen =
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59 1. **+** Icon auswählen
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61 (% style="list-style-type:circle" %)
62 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
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64 (% start="2" %)
65 1. Gewünschte Aktivität auswählen
66 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
67 1. Betreff angeben
68 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
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70 (% style="list-style-type:circle" %)
71 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
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73 (% class="box infomessage" %)
74 (((
75 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
76 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
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80 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
81
82 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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84 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
85 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
86 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
87 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
88 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
89 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
90 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
91 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
92 )))
93 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
94 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
95 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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111 == Checkliste erstellen ==
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113 1. (((
114 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
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117 (% style="float:right" %)
118 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
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120 )))
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122 (% style="list-style-type:circle" %)
123 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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125 (% start="2" %)
126 1. Option **Checkliste** auswählen
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128 (% style="list-style-type:circle" %)
129 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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131 (% start="3" %)
132 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
133 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
134 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
135 1. Thema für Checkliste eingeben
136 1. Auf **+** Icon klicken
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138 (% style="list-style-type:circle" %)
139 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
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141 (% start="8" %)
142 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
143 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
144
145 (% style="list-style-type:circle" %)
146 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
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148 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
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150 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
151 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
152 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
153 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird.
154 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
155 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
156 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Wenn ein Wiedervorlagedatum festgelegt ist, kann eine **Erinnerung** eingerichtet werden. Die Aktivität wird dann zur angegebenen Zeit in einem Pop-Up-Fenster angezeigt.
157 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
158 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
159 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
160 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Mit + können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Genaue erläuterung finden Sie im Kapitel überhalb.
161 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
162 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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164 == Brief erstellen ==
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166 1. (((
167 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
168 )))
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170 (% style="list-style-type:circle" %)
171 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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173 (% start="2" %)
174 1. Option **Brief** auswählen
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176 (% style="list-style-type:circle" %)
177 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
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179 (% start="3" %)
180 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
181 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
182 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
183 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
184
185 (% style="list-style-type:circle" %)
186 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
187
188 == E-Mail erstellen und versenden ==
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190 1. (((
191 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
192 )))
193
194 (% style="list-style-type:circle" %)
195 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
196
197 (% start="2" %)
198 1. Option **E-Mail** auswählen
199
200 (% style="list-style-type:circle" %)
201 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
202
203 (% start="3" %)
204 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
205 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
206 1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
207 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
208 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
209 1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
210 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
211
212 (% style="list-style-type:circle" %)
213 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
214
215 (% class="box infomessage" %)
216 (((
217 Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
218 Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
219 Es wird dann eine Kopie erstellt.
220
221 Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
222 In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
223 )))
224
225 === Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===
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227 [[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
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229 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
230 |=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
231 |(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
232 |(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
233 |(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
234 |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
235 |(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
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254 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
255
256 1. (((
257 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
258 )))
259
260 (% style="list-style-type:circle" %)
261 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
262
263 (% start="2" %)
264 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
265
266 (% style="list-style-type:circle" %)
267 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
268
269 (% start="3" %)
270 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
271 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
272 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
273 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
274
275 (% style="list-style-type:circle" %)
276 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
277
278 = =
279
280 = Aktivität weiterleiten =
281
282 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
283
284 (% style="list-style-type:circle" %)
285 * Die Aktivität wird geöffnet.
286
287 (% start="2" %)
288 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
289
290 (% style="list-style-type:circle" %)
291 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
292
293 (% start="3" %)
294 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
295 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
296
297 = Aktivität erledigen =
298
299 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
300 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
301 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
302
303 (% style="list-style-type:circle" %)
304 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
305
306 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
307
308 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
309 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
310
311 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
312 (% style="float:right" %)
313 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
314 )))
315
316 (% style="list-style-type:circle" %)
317 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
318
319 (% start="2" %)
320 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
321
322 (% style="list-style-type:circle" %)
323 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
324
325 (% start="3" %)
326 1. **+** Icon rechts unten auswählen
327
328 (% style="list-style-type:circle" %)
329 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
330
331 (% start="4" %)
332 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
333 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
334
335 (% style="list-style-type:circle" %)
336 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
337
338 (% start="6" %)
339 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
340 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
341
342 (% style="list-style-type:circle" %)
343 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
344
345 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
346
347 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
348
349 (% style="list-style-type:circle" %)
350 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
351
352 (% start="2" %)
353 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
354
355 (% style="list-style-type:circle" %)
356 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
357
358 (% start="3" %)
359 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
360
361 (% style="list-style-type:circle" %)
362 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
363
364 (% start="4" %)
365 1. Eingaben tätigen
366 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
367
368 (% style="list-style-type:circle" %)
369 * Die Aktivität wird erstellt.
370
371 = Aktivität suchen =
372
373 1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
374 1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
375 1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
376 1. **Enter**-Taste drücken
377
378 (% style="list-style-type:circle" %)
379 * Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
380
381 (% class="box infomessage" %)
382 (((
383 Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
384 )))
385
386 = Löschvorgang einer Aktivität =
387
388 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
389
390 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
391
392 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
393 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
394 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
395
396 (% class="box infomessage" %)
397 (((
398 Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
399
400 Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
401
402 * es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
403 * es sich um eine Folgeaktivität
404 * jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
405 * eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
406 * eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
407 )))
408
409
410 == Aktivität löschen ==
411
412 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
413
414 (% style="list-style-type:circle" %)
415 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
416
417 (% start="2" %)
418 1. Button **Löschen **anklicken
419
420 (% style="list-style-type:circle" %)
421 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.