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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 81.1 von Marco Bauer am 2024/08/12 14:12
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Bedeutung von Aktivitäten =
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15 Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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18 = Aktivitätstypen =
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20 [[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
21
22 (% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.
28 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
30 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
31 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
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68 = Aktivität erstellen =
69
70 1. **+** Icon auswählen
71
72 (% style="list-style-type:circle" %)
73 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
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75 (% start="2" %)
76 1. Gewünschte Aktivität auswählen
77 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
78 1. Betreff angeben
79 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
80
81 (% style="list-style-type:circle" %)
82 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
83
84 (% class="box infomessage" %)
85 (((
86 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
87 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
88 )))
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91 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
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93 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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95 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
96 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
97 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
98 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
99 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
100 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
101 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
102 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
103 )))
104 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
105 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
106 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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121 == Checkliste erstellen ==
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123 1. (((
124 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
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127 (% style="float:right" %)
128 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
129 )))
130 )))
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132 (% style="list-style-type:circle" %)
133 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
134
135 (% start="2" %)
136 1. Option **Checkliste** auswählen
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138 (% style="list-style-type:circle" %)
139 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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141 (% start="3" %)
142 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
143 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
144 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
145 1. Thema für Checkliste eingeben
146 1. Auf **+** Icon klicken
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148 (% style="list-style-type:circle" %)
149 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
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151 (% start="8" %)
152 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
153 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
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155 (% style="list-style-type:circle" %)
156 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
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158 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
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160 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
161 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
162 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
163 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für den die Aktivität fällig wird.
164 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
165 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
166 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Wenn ein Wiedervorlagedatum festgelegt ist, kann eine **Erinnerung** eingerichtet werden. Die Aktivität wird dann zur angegebenen Zeit in einem Pop-Up-Fenster angezeigt.
167 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
168 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
169 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
170 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Mit + können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Genaue erläuterung finden Sie im Kapitel überhalb.
171 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
172 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
173
174 == Brief erstellen ==
175
176 1. (((
177 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
178 )))
179
180 (% style="list-style-type:circle" %)
181 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
182
183 (% start="2" %)
184 1. Option **Brief** auswählen
185
186 (% style="list-style-type:circle" %)
187 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
188
189 (% start="3" %)
190 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
191 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
192 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
193 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
194
195 (% style="list-style-type:circle" %)
196 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
197
198 == E-Mail erstellen und versenden ==
199
200 1. (((
201 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
202 )))
203
204 (% style="list-style-type:circle" %)
205 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
206
207 (% start="2" %)
208 1. Option **E-Mail** auswählen
209
210 (% style="list-style-type:circle" %)
211 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
212
213 (% start="3" %)
214 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
215 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
216 1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
217 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
218 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
219 1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
220 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
221
222 (% style="list-style-type:circle" %)
223 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
224
225 (% class="box infomessage" %)
226 (((
227 Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
228 Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
229 Es wird dann eine Kopie erstellt.
230
231 Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
232 In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
233 )))
234
235 === Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===
236
237 [[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
238
239 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
240 |=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
241 |(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
242 |(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
243 |(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
244 |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
245 |(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
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263 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
264
265 1. (((
266 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
267 )))
268
269 (% style="list-style-type:circle" %)
270 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
271
272 (% start="2" %)
273 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
274
275 (% style="list-style-type:circle" %)
276 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
277
278 (% start="3" %)
279 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
280 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
281 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
282 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
283
284 (% style="list-style-type:circle" %)
285 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
286
287 = =
288
289 = Aktivität weiterleiten =
290
291 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
292
293 (% style="list-style-type:circle" %)
294 * Die Aktivität wird geöffnet.
295
296 (% start="2" %)
297 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
298
299 (% style="list-style-type:circle" %)
300 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
301
302 (% start="3" %)
303 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
304 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
305
306 = Aktivität erledigen =
307
308 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
309 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
310 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
311
312 (% style="list-style-type:circle" %)
313 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
314
315 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
316
317 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
318 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
319
320 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
321 (% style="float:right" %)
322 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
323 )))
324
325 (% style="list-style-type:circle" %)
326 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
327
328 (% start="2" %)
329 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
330
331 (% style="list-style-type:circle" %)
332 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
333
334 (% start="3" %)
335 1. **+** Icon rechts unten auswählen
336
337 (% style="list-style-type:circle" %)
338 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
339
340 (% start="4" %)
341 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
342 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
343
344 (% style="list-style-type:circle" %)
345 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
346
347 (% start="6" %)
348 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
349 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
350
351 (% style="list-style-type:circle" %)
352 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
353
354 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
355
356 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
357
358 (% style="list-style-type:circle" %)
359 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
360
361 (% start="2" %)
362 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
363
364 (% style="list-style-type:circle" %)
365 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
366
367 (% start="3" %)
368 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
369
370 (% style="list-style-type:circle" %)
371 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
372
373 (% start="4" %)
374 1. Eingaben tätigen
375 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
376
377 (% style="list-style-type:circle" %)
378 * Die Aktivität wird erstellt.
379
380 = Aktivität suchen =
381
382 1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
383 1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
384 1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
385 1. **Enter**-Taste drücken
386
387 (% style="list-style-type:circle" %)
388 * Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
389
390 (% class="box infomessage" %)
391 (((
392 Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
393 )))
394
395 = Löschvorgang einer Aktivität =
396
397 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
398
399 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
400
401 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
402 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
403 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
404
405 (% class="box infomessage" %)
406 (((
407 Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
408
409 Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
410
411 * es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
412 * es sich um eine Folgeaktivität
413 * jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
414 * eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
415 * eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
416 )))
417
418
419 == Aktivität löschen ==
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421 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
422
423 (% style="list-style-type:circle" %)
424 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
425
426 (% start="2" %)
427 1. Button **Löschen **anklicken
428
429 (% style="list-style-type:circle" %)
430 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.