Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 82.1 von Katharina Prummer am 2024/08/14 09:48
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
13 = Bedeutung von Aktivitäten =
14
15 Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
17
18 = Aktivitätstypen =
19
20 [[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
21
22 (% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.
28 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
30 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
31 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67 = Aktivität erstellen =
68
69 1. **+** Icon auswählen
70
71 (% style="list-style-type:circle" %)
72 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
73
74 (% start="2" %)
75 1. Gewünschte Aktivität auswählen
76 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
77 1. Betreff angeben
78 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
79
80 (% style="list-style-type:circle" %)
81 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
82
83 (% class="box infomessage" %)
84 (((
85 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
86 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
87 )))
88
89
90 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
91
92 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
93
94 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
95 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
96 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
97 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
98 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
99 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
100 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
101 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
102 )))
103 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
104 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
105 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119 == Checkliste erstellen ==
120
121 1. (((
122 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
123
124 (((
125 (% style="float:right" %)
126 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
127 )))
128 )))
129
130 (% style="list-style-type:circle" %)
131 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
132
133 (% start="2" %)
134 1. Option **Checkliste** auswählen
135
136 (% style="list-style-type:circle" %)
137 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
138
139 (% start="3" %)
140 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
141 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
142 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
143 1. Thema für Checkliste eingeben
144 1. Auf **+** Icon klicken
145
146 (% style="list-style-type:circle" %)
147 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
148
149 (% start="8" %)
150 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
151 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
152
153 (% style="list-style-type:circle" %)
154 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
155
156 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
157
158 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
159 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
160 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
161 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
162 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
163 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
164 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Wenn ein Wiedervorlagedatum festgelegt ist, kann eine **Erinnerung** eingerichtet werden. Die Aktivität wird dann zur angegebenen Zeit in einem Pop-Up-Fenster angezeigt.
165 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
166 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
167 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
168 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Mit + können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Genaue erläuterung finden Sie im Kapitel überhalb.
169 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
170 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
171
172 == Brief erstellen ==
173
174 1. (((
175 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
176 )))
177
178 (% style="list-style-type:circle" %)
179 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
180
181 (% start="2" %)
182 1. Option **Brief** auswählen
183
184 (% style="list-style-type:circle" %)
185 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
186
187 (% start="3" %)
188 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
189 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
190 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
191 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
192
193 (% style="list-style-type:circle" %)
194 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
195
196 == E-Mail erstellen und versenden ==
197
198 1. (((
199 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
200 )))
201
202 (% style="list-style-type:circle" %)
203 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
204
205 (% start="2" %)
206 1. Option **E-Mail** auswählen
207
208 (% style="list-style-type:circle" %)
209 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
210
211 (% start="3" %)
212 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
213 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
214 1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
215 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
216 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
217 1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
218 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
219
220 (% style="list-style-type:circle" %)
221 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
222
223 (% class="box infomessage" %)
224 (((
225 Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
226 Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
227 Es wird dann eine Kopie erstellt.
228
229 Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
230 In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
231 )))
232
233 === Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===
234
235 [[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
236
237 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
238 |=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
239 |(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
240 |(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
241 |(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
242 |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
243 |(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
244
245
246
247
248
249
250
251
252
253
254
255
256
257
258
259
260 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
261
262 1. (((
263 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
264 )))
265
266 (% style="list-style-type:circle" %)
267 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
268
269 (% start="2" %)
270 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
271
272 (% style="list-style-type:circle" %)
273 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
274
275 (% start="3" %)
276 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
277 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
278 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
279 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
280
281 (% style="list-style-type:circle" %)
282 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
283
284 = =
285
286 = Aktivität weiterleiten =
287
288 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
289
290 (% style="list-style-type:circle" %)
291 * Die Aktivität wird geöffnet.
292
293 (% start="2" %)
294 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
295
296 (% style="list-style-type:circle" %)
297 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
298
299 (% start="3" %)
300 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
301 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
302
303 = Aktivität erledigen =
304
305 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
306 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
307 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
308
309 (% style="list-style-type:circle" %)
310 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
311
312 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
313
314 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
315 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
316
317 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
318 (% style="float:right" %)
319 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
320 )))
321
322 (% style="list-style-type:circle" %)
323 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
324
325 (% start="2" %)
326 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
327
328 (% style="list-style-type:circle" %)
329 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
330
331 (% start="3" %)
332 1. **+** Icon rechts unten auswählen
333
334 (% style="list-style-type:circle" %)
335 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
336
337 (% start="4" %)
338 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
339 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
340
341 (% style="list-style-type:circle" %)
342 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
343
344 (% start="6" %)
345 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
346 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
347
348 (% style="list-style-type:circle" %)
349 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
350
351 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
352
353 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
354
355 (% style="list-style-type:circle" %)
356 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
357
358 (% start="2" %)
359 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
360
361 (% style="list-style-type:circle" %)
362 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
363
364 (% start="3" %)
365 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
366
367 (% style="list-style-type:circle" %)
368 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
369
370 (% start="4" %)
371 1. Eingaben tätigen
372 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
373
374 (% style="list-style-type:circle" %)
375 * Die Aktivität wird erstellt.
376
377 = Aktivität suchen =
378
379 1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
380 1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
381 1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
382 1. **Enter**-Taste drücken
383
384 (% style="list-style-type:circle" %)
385 * Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
386
387 (% class="box infomessage" %)
388 (((
389 Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
390 )))
391
392 = Löschvorgang einer Aktivität =
393
394 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
395
396 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
397
398 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
399 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
400 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
401
402 (% class="box infomessage" %)
403 (((
404 Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
405
406 Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
407
408 * es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
409 * es sich um eine Folgeaktivität
410 * jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
411 * eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
412 * eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
413 )))
414
415
416 == Aktivität löschen ==
417
418 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
419
420 (% style="list-style-type:circle" %)
421 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
422
423 (% start="2" %)
424 1. Button **Löschen **anklicken
425
426 (% style="list-style-type:circle" %)
427 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.