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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 83.1 von Katharina Prummer am 2024/08/14 09:50
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Bedeutung von Aktivitäten =
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15 Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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18 = Aktivitätstypen =
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20 [[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
21
22 (% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.
28 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
30 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
31 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
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66 = Aktivität erstellen =
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68 1. **+** Icon auswählen
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70 (% style="list-style-type:circle" %)
71 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
72
73 (% start="2" %)
74 1. Gewünschte Aktivität auswählen
75 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
76 1. Betreff angeben
77 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
78
79 (% style="list-style-type:circle" %)
80 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
81
82 (% class="box infomessage" %)
83 (((
84 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
85 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
86 )))
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89 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
90
91 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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93 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
94 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
95 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
96 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
97 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
98 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
99 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
100 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
101 )))
102 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
103 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
104 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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117 == Checkliste erstellen ==
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119 1. (((
120 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
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123 (% style="float:right" %)
124 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
125 )))
126 )))
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128 (% style="list-style-type:circle" %)
129 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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131 (% start="2" %)
132 1. Option **Checkliste** auswählen
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134 (% style="list-style-type:circle" %)
135 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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137 (% start="3" %)
138 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
139 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
140 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
141 1. Thema für Checkliste eingeben
142 1. Auf **+** Icon klicken
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144 (% style="list-style-type:circle" %)
145 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
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147 (% start="8" %)
148 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
149 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
153
154 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
155
156 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
157 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
158 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
159 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
160 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben.
161 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
162 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Wenn ein Wiedervorlagedatum festgelegt ist, kann eine **Erinnerung** eingerichtet werden. Die Aktivität wird dann zur angegebenen Zeit in einem Pop-Up-Fenster angezeigt.
163 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
164 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
165 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
166 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Mit + können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Genaue erläuterung finden Sie im Kapitel überhalb.
167 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
168 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
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170 == Brief erstellen ==
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172 1. (((
173 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
174 )))
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176 (% style="list-style-type:circle" %)
177 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
178
179 (% start="2" %)
180 1. Option **Brief** auswählen
181
182 (% style="list-style-type:circle" %)
183 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
184
185 (% start="3" %)
186 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
187 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
188 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
189 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
190
191 (% style="list-style-type:circle" %)
192 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
193
194 == E-Mail erstellen und versenden ==
195
196 1. (((
197 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
198 )))
199
200 (% style="list-style-type:circle" %)
201 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
202
203 (% start="2" %)
204 1. Option **E-Mail** auswählen
205
206 (% style="list-style-type:circle" %)
207 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
208
209 (% start="3" %)
210 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
211 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
212 1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
213 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
214 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
215 1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
216 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
217
218 (% style="list-style-type:circle" %)
219 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
220
221 (% class="box infomessage" %)
222 (((
223 Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
224 Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
225 Es wird dann eine Kopie erstellt.
226
227 Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
228 In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
229 )))
230
231 === Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===
232
233 [[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
234
235 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
236 |=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
237 |(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
238 |(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
239 |(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
240 |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
241 |(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
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257 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
258
259 1. (((
260 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
261 )))
262
263 (% style="list-style-type:circle" %)
264 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
265
266 (% start="2" %)
267 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
268
269 (% style="list-style-type:circle" %)
270 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
271
272 (% start="3" %)
273 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
274 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
275 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
276 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
277
278 (% style="list-style-type:circle" %)
279 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
280
281
282 = Aktivität weiterleiten =
283
284 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
285
286 (% style="list-style-type:circle" %)
287 * Die Aktivität wird geöffnet.
288
289 (% start="2" %)
290 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
291
292 (% style="list-style-type:circle" %)
293 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
294
295 (% start="3" %)
296 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
297 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
298
299 = Aktivität erledigen =
300
301 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
302 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
303 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
304
305 (% style="list-style-type:circle" %)
306 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
307
308 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
309
310 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
311 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
312
313 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
314 (% style="float:right" %)
315 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
316 )))
317
318 (% style="list-style-type:circle" %)
319 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
320
321 (% start="2" %)
322 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
323
324 (% style="list-style-type:circle" %)
325 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
326
327 (% start="3" %)
328 1. **+** Icon rechts unten auswählen
329
330 (% style="list-style-type:circle" %)
331 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
332
333 (% start="4" %)
334 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
335 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
336
337 (% style="list-style-type:circle" %)
338 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
339
340 (% start="6" %)
341 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
342 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
343
344 (% style="list-style-type:circle" %)
345 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
346
347 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
348
349 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
350
351 (% style="list-style-type:circle" %)
352 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
353
354 (% start="2" %)
355 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
356
357 (% style="list-style-type:circle" %)
358 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
359
360 (% start="3" %)
361 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
362
363 (% style="list-style-type:circle" %)
364 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
365
366 (% start="4" %)
367 1. Eingaben tätigen
368 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
369
370 (% style="list-style-type:circle" %)
371 * Die Aktivität wird erstellt.
372
373 = Aktivität suchen =
374
375 1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
376 1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
377 1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
378 1. **Enter**-Taste drücken
379
380 (% style="list-style-type:circle" %)
381 * Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
382
383 (% class="box infomessage" %)
384 (((
385 Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
386 )))
387
388 = Löschvorgang einer Aktivität =
389
390 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
391
392 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
393
394 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
395 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
396 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
397
398 (% class="box infomessage" %)
399 (((
400 Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
401
402 Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
403
404 * es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
405 * es sich um eine Folgeaktivität
406 * jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
407 * eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
408 * eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
409 )))
410
411
412 == Aktivität löschen ==
413
414 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
415
416 (% style="list-style-type:circle" %)
417 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
418
419 (% start="2" %)
420 1. Button **Löschen **anklicken
421
422 (% style="list-style-type:circle" %)
423 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.