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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 84.1 von Marco Bauer am 2024/08/16 15:07
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Bedeutung von Aktivitäten =
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15 Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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18 = Aktivitätstypen =
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20 [[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
21
22 (% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.
28 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
30 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
31 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
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65 = Aktivität erstellen =
66
67 1. **+** Icon auswählen
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69 (% style="list-style-type:circle" %)
70 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
71
72 (% start="2" %)
73 1. Gewünschte Aktivität auswählen
74 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
75 1. Betreff angeben
76 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
77
78 (% style="list-style-type:circle" %)
79 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
80
81 (% class="box infomessage" %)
82 (((
83 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
84 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
85 )))
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88 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
89
90 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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92 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
93 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
94 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
95 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
96 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
97 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
98 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
99 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
100 )))
101 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
102 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
103 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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115 == Checkliste erstellen ==
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117 1. (((
118 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
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121 (% style="float:right" %)
122 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
123 )))
124 )))
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126 (% style="list-style-type:circle" %)
127 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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129 (% start="2" %)
130 1. Option **Checkliste** auswählen
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132 (% style="list-style-type:circle" %)
133 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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135 (% start="3" %)
136 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
137 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
138 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
139 1. Thema für Checkliste eingeben
140 1. Auf **+** Icon klicken
141
142 (% style="list-style-type:circle" %)
143 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
144
145 (% start="8" %)
146 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
147 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
148
149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
151
152 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
153
154 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
155 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
156 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
157 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
158 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität. Zur Auswahl stehen Allgemein, Zugangsbestätigung und Dankschreiben. Man kann sich aber auch [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]].
159 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
160 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Wenn ein Wiedervorlagedatum festgelegt ist, kann eine **Erinnerung** eingerichtet werden. Die Aktivität wird dann zur angegebenen Zeit in einem Pop-Up-Fenster angezeigt.
161 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
162 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
163 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
164 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Mit + können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Genaue erläuterung finden Sie im Kapitel überhalb.
165 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
166 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
167
168 == Brief erstellen ==
169
170 1. (((
171 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
172 )))
173
174 (% style="list-style-type:circle" %)
175 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
176
177 (% start="2" %)
178 1. Option **Brief** auswählen
179
180 (% style="list-style-type:circle" %)
181 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
182
183 (% start="3" %)
184 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
185 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
186 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
187 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
188
189 (% style="list-style-type:circle" %)
190 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
191
192 == E-Mail erstellen und versenden ==
193
194 1. (((
195 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
196 )))
197
198 (% style="list-style-type:circle" %)
199 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
200
201 (% start="2" %)
202 1. Option **E-Mail** auswählen
203
204 (% style="list-style-type:circle" %)
205 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
206
207 (% start="3" %)
208 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
209 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
210 1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
211 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
212 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
213 1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
214 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
215
216 (% style="list-style-type:circle" %)
217 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
218
219 (% class="box infomessage" %)
220 (((
221 Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
222 Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
223 Es wird dann eine Kopie erstellt.
224
225 Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
226 In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
227 )))
228
229 === Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===
230
231 [[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
232
233 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
234 |=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
235 |(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
236 |(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
237 |(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
238 |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
239 |(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
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254 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
255
256 1. (((
257 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
258 )))
259
260 (% style="list-style-type:circle" %)
261 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
262
263 (% start="2" %)
264 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
265
266 (% style="list-style-type:circle" %)
267 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
268
269 (% start="3" %)
270 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
271 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
272 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
273 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
274
275 (% style="list-style-type:circle" %)
276 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
277
278 = Aktivität weiterleiten =
279
280 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
281
282 (% style="list-style-type:circle" %)
283 * Die Aktivität wird geöffnet.
284
285 (% start="2" %)
286 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
287
288 (% style="list-style-type:circle" %)
289 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
290
291 (% start="3" %)
292 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
293 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
294
295 = Aktivität erledigen =
296
297 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
298 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
299 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
300
301 (% style="list-style-type:circle" %)
302 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
303
304 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
305
306 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
307 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
308
309 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
310 (% style="float:right" %)
311 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
312 )))
313
314 (% style="list-style-type:circle" %)
315 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
316
317 (% start="2" %)
318 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
319
320 (% style="list-style-type:circle" %)
321 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
322
323 (% start="3" %)
324 1. **+** Icon rechts unten auswählen
325
326 (% style="list-style-type:circle" %)
327 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
328
329 (% start="4" %)
330 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
331 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
332
333 (% style="list-style-type:circle" %)
334 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
335
336 (% start="6" %)
337 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
338 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
339
340 (% style="list-style-type:circle" %)
341 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
342
343 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
344
345 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
346
347 (% style="list-style-type:circle" %)
348 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
349
350 (% start="2" %)
351 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
352
353 (% style="list-style-type:circle" %)
354 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
355
356 (% start="3" %)
357 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
358
359 (% style="list-style-type:circle" %)
360 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
361
362 (% start="4" %)
363 1. Eingaben tätigen
364 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
365
366 (% style="list-style-type:circle" %)
367 * Die Aktivität wird erstellt.
368
369 = Aktivität suchen =
370
371 1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
372 1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
373 1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
374 1. **Enter**-Taste drücken
375
376 (% style="list-style-type:circle" %)
377 * Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
378
379 (% class="box infomessage" %)
380 (((
381 Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
382 )))
383
384 = Löschvorgang einer Aktivität =
385
386 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
387
388 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
389
390 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
391 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
392 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
393
394 (% class="box infomessage" %)
395 (((
396 Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
397
398 Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
399
400 * es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
401 * es sich um eine Folgeaktivität
402 * jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
403 * eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
404 * eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
405 )))
406
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408 == Aktivität löschen ==
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410 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
411
412 (% style="list-style-type:circle" %)
413 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
414
415 (% start="2" %)
416 1. Button **Löschen **anklicken
417
418 (% style="list-style-type:circle" %)
419 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.