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Wiki-Quellcode von 010.6 Aktivitäten

Version 85.1 von Katharina Prummer am 2024/08/20 10:57
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Aktivitäten im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Bedeutung von Aktivitäten =
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15 Aktivitäten beschreiben, welche Aufgaben anfallen, welche Anrufe getätigt wurden oder wann welche Termine bestimmt und eingehalten werden.
16 Andere Mitarbeiter können diese Aktivitäten mithilfe der **Historie **nachverfolgen.
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18 = Aktivitätstypen =
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20 [[image:Aktivitaeten-Uebersicht.png||alt="Aktivitäten_Optionen.png" height="526" style="float:left" width="239"]]
21
22 (% style="margin-left:auto; width:1244px" %)
23 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 1163px;" %)Beschreibung
24 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:1163px" %)Das **+** Icon. Hierüber lassen sich alle möglichen **Aktivitäten-Typen aufklappen**.
25 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.
26 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.
27 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.
28 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.
29 Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).
30 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.
31 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.
32 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.
33 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.
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64 = Aktivität erstellen =
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66 1. **+** Icon auswählen
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68 (% style="list-style-type:circle" %)
69 * Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.
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71 (% start="2" %)
72 1. Gewünschte Aktivität auswählen
73 1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**
74 1. Betreff angeben
75 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
76
77 (% style="list-style-type:circle" %)
78 * Eine neue Aktivität wird erstellt.
79
80 (% class="box infomessage" %)
81 (((
82 Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.
83 Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].
84 )))
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87 = Weitere Funktionen einer Aktivität =
88
89 [[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]
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91 (% style="margin-left:auto; width:908px" %)
92 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung
93 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.
94 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.
95 Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.
96 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((
97 Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.
98 Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.
99 )))
100 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.
101 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.
102 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.
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113 == Checkliste erstellen ==
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115 1. (((
116 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
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119 (% style="float:right" %)
120 [[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]
121 )))
122 )))
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124 (% style="list-style-type:circle" %)
125 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
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127 (% start="2" %)
128 1. Option **Checkliste** auswählen
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130 (% style="list-style-type:circle" %)
131 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.
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133 (% start="3" %)
134 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
135 1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben
136 1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken
137 1. Thema für Checkliste eingeben
138 1. Auf **+** Icon klicken
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.
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143 (% start="8" %)
144 1. Weiteres freies Feld ausfüllen
145 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
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147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.
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150 [[image:Aktivitaet_ChecklisteBsp.png||height="535" style="float:left" width="564"]]
151
152 (% style="margin-left:auto; width:918px" %)
153 |=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung
154 |(% style="width:75px" %)**0**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.
155 Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.
156 |(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadruch eine bessere Übersicht.
157 |(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.
158 |(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Wenn ein Wiedervorlagedatum festgelegt ist, kann eine **Erinnerung** eingerichtet werden. Die Aktivität wird dann zur angegebenen Zeit in einem Pop-Up-Fenster angezeigt.
159 |(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Hier lässt sich festlegen, ob eine Aktivität **gelesen **oder **erledigt **wurde.
160 |(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.
161 |(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.
162 |(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Mit + können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Genaue erläuterung finden Sie im Kapitel überhalb.
163 |(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.
164 |(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.
165
166 == Brief erstellen ==
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168 1. (((
169 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
170 )))
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172 (% style="list-style-type:circle" %)
173 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
174
175 (% start="2" %)
176 1. Option **Brief** auswählen
177
178 (% style="list-style-type:circle" %)
179 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.
180
181 (% start="3" %)
182 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
183 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
184 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen
185 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
186
187 (% style="list-style-type:circle" %)
188 * Der Brief wird gespeichert und angelegt.
189
190 == E-Mail erstellen und versenden ==
191
192 1. (((
193 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
194 )))
195
196 (% style="list-style-type:circle" %)
197 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
198
199 (% start="2" %)
200 1. Option **E-Mail** auswählen
201
202 (% style="list-style-type:circle" %)
203 * Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.
204
205 (% start="3" %)
206 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
207 1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.
208 1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen
209 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
210 1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen
211 1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail
212 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
213
214 (% style="list-style-type:circle" %)
215 * Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.
216
217 (% class="box infomessage" %)
218 (((
219 Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.
220 Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.
221 Es wird dann eine Kopie erstellt.
222
223 Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.
224 In den Desktops wird diese nicht angezeigt.
225 )))
226
227 === Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===
228
229 [[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]
230
231 (% style="margin-left:auto; width:793px" %)
232 |=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung
233 |(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.
234 |(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.
235 |(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.
236 |(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.
237 |(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.
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251 == Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==
252
253 1. (((
254 **+ **Icon unter Aktivitäten anklicken
255 )))
256
257 (% style="list-style-type:circle" %)
258 * Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.
259
260 (% start="2" %)
261 1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen
262
263 (% style="list-style-type:circle" %)
264 * Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.
265
266 (% start="3" %)
267 1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben
268 1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben
269 1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)
270 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken
271
272 (% style="list-style-type:circle" %)
273 * Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg
274
275 = Aktivität weiterleiten =
276
277 1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
278
279 (% style="list-style-type:circle" %)
280 * Die Aktivität wird geöffnet.
281
282 (% start="2" %)
283 1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])
284
285 (% style="list-style-type:circle" %)
286 * Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.
287
288 (% start="3" %)
289 1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen
290 1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen
291
292 = Aktivität erledigen =
293
294 1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken
295 1. Häkchen bei **Erledigt **setzen
296 1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken
297
298 (% style="list-style-type:circle" %)
299 * Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt
300
301 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
302
303 Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.
304 Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.
305
306 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((
307 (% style="float:right" %)
308 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]
309 )))
310
311 (% style="list-style-type:circle" %)
312 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
313
314 (% start="2" %)
315 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
316
317 (% style="list-style-type:circle" %)
318 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
319
320 (% start="3" %)
321 1. **+** Icon rechts unten auswählen
322
323 (% style="list-style-type:circle" %)
324 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
325
326 (% start="4" %)
327 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
328 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
329
330 (% style="list-style-type:circle" %)
331 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
332
333 (% start="6" %)
334 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
335 1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
336
337 (% style="list-style-type:circle" %)
338 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
339
340 = Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =
341
342 1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken
343
344 (% style="list-style-type:circle" %)
345 * Das Dropdown-Menü wird geöffnet.
346
347 (% start="2" %)
348 1. Auf Option **Vorlagen **gehen
349
350 (% style="list-style-type:circle" %)
351 * Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
352
353 (% start="3" %)
354 1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen
355
356 (% style="list-style-type:circle" %)
357 * Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.
358
359 (% start="4" %)
360 1. Eingaben tätigen
361 1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken
362
363 (% style="list-style-type:circle" %)
364 * Die Aktivität wird erstellt.
365
366 = Aktivität suchen =
367
368 1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln
369 1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken
370 1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben
371 1. **Enter**-Taste drücken
372
373 (% style="list-style-type:circle" %)
374 * Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.
375
376 (% class="box infomessage" %)
377 (((
378 Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.
379 )))
380
381 = Löschvorgang einer Aktivität =
382
383 == Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==
384
385 Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:
386
387 * Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten
388 * Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen
389 * Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt
390
391 (% class="box infomessage" %)
392 (((
393 Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.
394
395 Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...
396
397 * es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.
398 * es sich um eine Folgeaktivität
399 * jemand anderes die Aktivität erstellt hat.
400 * eine aus  der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
401 * eine aus  der Aktivitätsvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.
402 )))
403
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405 == Aktivität löschen ==
406
407 1. In Desktop auf gewünschte Aktivität doppelklicken
408
409 (% style="list-style-type:circle" %)
410 * Die Eingabemaske der Aktivität wird geöffnet.
411
412 (% start="2" %)
413 1. Button **Löschen **anklicken
414
415 (% style="list-style-type:circle" %)
416 * Die gewünschte Aktivität wird gelöscht.