010.6 Aktivitäten

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.

26

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.

27

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.

28

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.

29

Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).

30

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.

31

|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.

32

|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.

33

|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.

= Aktivität erstellen =

63

64

1. **+** Icon auswählen

65

66

(% style="list-style-type:circle" %)

67

* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.

68

69

(% start="2" %)

70

1. Gewünschte Aktivität auswählen

71

1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**

72

1. Betreff angeben

73

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

74

75

(% style="list-style-type:circle" %)

76

* Eine neue Aktivität wird erstellt.

77

78

(% class="box infomessage" %)

79

(((

80

Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.

81

Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].

)))

= Weitere Funktionen einer Aktivität =

86

87

[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]

88

89

(% style="margin-left:auto; width:908px" %)

90

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung

91

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.

92

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.

93

Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.

94

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((

95

Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.

96

Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.

97

)))

98

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.

99

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.

100

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.

== Checkliste erstellen ==

110

111

1. (((

112

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

113

114

(((

115

(% style="float:right" %)

116

[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]

)))

)))

(% style="list-style-type:circle" %)

121

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

122

123

(% start="2" %)

124

1. Option **Checkliste** auswählen

125

126

(% style="list-style-type:circle" %)

127

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.

128

129

(% start="3" %)

130

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

131

1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben

132

1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken

133

1. Thema für Checkliste eingeben

134

1. Auf **+** Icon klicken

135

136

(% style="list-style-type:circle" %)

137

* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.

138

139

(% start="8" %)

140

1. Weiteres freies Feld ausfüllen

141

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

142

143

(% style="list-style-type:circle" %)

144

* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.

145

146

[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="566" style="float:left" width="598"]]

147

148

(% style="margin-left:auto; width:918px" %)

149

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung

150

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.

151

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.

152

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte.

153

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere __Funktionen__ zur Verfügung.

154

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.

155

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.

156

|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.

157

|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der Kontakt angegeben, von dessen Dashboard aus man eine Aktivität erstellt hat. Geht man auf das Lupen Icon, werden auch andere Kontakte z.B. der selben Organisation angezeigt. Dabei kann man dann auch einen anderen Kontakt z.B. der Organisation auswählen. Bei jedem dieser Einträge wird auch angezeigt, ob es sich beim Kontakt z.B. um einen Ansprechpartner handelt.

158

|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.

159

|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.

160

|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.

161

|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der Sachbearbeiter angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.

162

|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.

163

164

== Brief erstellen ==

165

166

1. (((

167

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

168

)))

169

170

(% style="list-style-type:circle" %)

171

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

172

173

(% start="2" %)

174

1. Option **Brief** auswählen

175

176

(% style="list-style-type:circle" %)

177

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.

178

179

(% start="3" %)

180

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

181

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

182

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen

183

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

184

185

(% style="list-style-type:circle" %)

186

* Der Brief wird gespeichert und angelegt.

187

188

== E-Mail erstellen und versenden ==

189

190

1. (((

191

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

192

)))

193

194

(% style="list-style-type:circle" %)

195

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

196

197

(% start="2" %)

198

1. Option **E-Mail** auswählen

199

200

(% style="list-style-type:circle" %)

201

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.

202

203

(% start="3" %)

204

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

205

1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.

206

1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen

207

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

208

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen

209

1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail

210

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

211

212

(% style="list-style-type:circle" %)

213

* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.

214

215

(% class="box infomessage" %)

216

(((

217

Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.

218

Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.

219

Es wird dann eine Kopie erstellt.

220

221

Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.

222

In den Desktops wird diese nicht angezeigt.

223

)))

224

225

=== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===

226

227

[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]

228

229

(% style="margin-left:auto; width:793px" %)

230

|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung

231

|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.

232

|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.

233

|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.

234

|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.

235

|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.

== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==

248

249

1. (((

250

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

251

)))

252

253

(% style="list-style-type:circle" %)

254

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

255

256

(% start="2" %)

257

1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen

258

259

(% style="list-style-type:circle" %)

260

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.

261

262

(% start="3" %)

263

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

264

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

265

1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)

266

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

267

268

(% style="list-style-type:circle" %)

269

* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg

270

271

= Aktivität weiterleiten =

272

273

1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

274

275

(% style="list-style-type:circle" %)

276

* Die Aktivität wird geöffnet.

277

278

(% start="2" %)

279

1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])

280

281

(% style="list-style-type:circle" %)

282

* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.

283

284

(% start="3" %)

285

1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen

286

1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen

287

288

= Aktivität erledigen =

289

290

1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

291

1. Häkchen bei **Erledigt **setzen

292

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

293

294

(% style="list-style-type:circle" %)

295

* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt

296

297

= Aktivitätsvorlagen erstellen =

298

299

Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.

300

Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.

301

302

1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((

303

(% style="float:right" %)

304

[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]

305

)))

306

307

(% style="list-style-type:circle" %)

308

* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.

309

310

(% start="2" %)

311

1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken

312

313

(% style="list-style-type:circle" %)

314

* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

315

316

(% start="3" %)

317

1. **+** Icon rechts unten auswählen

318

319

(% style="list-style-type:circle" %)

320

* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.

321

322

(% start="4" %)

323

1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)

324

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

325

326

(% style="list-style-type:circle" %)

327

* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.

328

329

(% start="6" %)

330

1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen

331

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

332

333

(% style="list-style-type:circle" %)

334

* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.

335

336

= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =

337

338

1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken

339

340

(% style="list-style-type:circle" %)

341

* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.

342

343

(% start="2" %)

344

1. Auf Option **Vorlagen **gehen

345

346

(% style="list-style-type:circle" %)

347

* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

348

349

(% start="3" %)

350

1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen

351

352

(% style="list-style-type:circle" %)

353

* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.

(% start="4" %)

1. Eingaben tätigen

1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken

358

359

(% style="list-style-type:circle" %)

360

* Die Aktivität wird erstellt.

= Aktivität suchen =

1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln

365

1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken

366

1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben

367

1. **Enter**-Taste drücken

368

369

(% style="list-style-type:circle" %)

370

* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.

371

372

(% class="box infomessage" %)

373

(((

374

Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.

375

)))

376

377

= Löschvorgang einer Aktivität =

378

379

== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==

380

381

Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:

382

383

* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten

384

* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen

385

* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt

386

387

(% class="box infomessage" %)

388

(((

389

Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.

390

391

Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...

392

393

* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.

394

* es sich um eine Folgeaktivität

395

* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.

396

* eine aus der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.