010.6 Aktivitäten

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.

26

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.

27

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.

28

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.

29

Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).

30

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.

31

|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.

32

|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.

33

|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.

= Aktivität erstellen =

62

63

1. **+** Icon auswählen

64

65

(% style="list-style-type:circle" %)

66

* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.

67

68

(% start="2" %)

69

1. Gewünschte Aktivität auswählen

70

1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**

71

1. Betreff angeben

72

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

73

74

(% style="list-style-type:circle" %)

75

* Eine neue Aktivität wird erstellt.

76

77

(% class="box infomessage" %)

78

(((

79

Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.

80

Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].

)))

= Weitere Funktionen einer Aktivität =

85

86

[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]

87

88

(% style="margin-left:auto; width:908px" %)

89

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung

90

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.

91

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.

92

Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.

93

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((

94

Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.

95

Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.

96

)))

97

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.

98

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.

99

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.

== Checkliste erstellen ==

108

109

1. (((

110

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

111

112

(((

113

(% style="float:right" %)

114

[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]

)))

)))

(% style="list-style-type:circle" %)

119

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

120

121

(% start="2" %)

122

1. Option **Checkliste** auswählen

123

124

(% style="list-style-type:circle" %)

125

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.

126

127

(% start="3" %)

128

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

129

1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben

130

1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken

131

1. Thema für Checkliste eingeben

132

1. Auf **+** Icon klicken

133

134

(% style="list-style-type:circle" %)

135

* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.

136

137

(% start="8" %)

138

1. Weiteres freies Feld ausfüllen

139

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

140

141

(% style="list-style-type:circle" %)

142

* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.

143

144

[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="566" style="float:left" width="598"]]

145

146

(% style="margin-left:auto; width:918px" %)

147

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung

148

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.

149

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.

150

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte.

151

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.

152

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.

153

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.

154

|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.

155

|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der Kontakt angegeben, von dessen Dashboard aus man eine Aktivität erstellt hat. Geht man auf das Lupen Icon, werden auch andere Kontakte z.B. der selben Organisation angezeigt. Dabei kann man dann auch einen anderen Kontakt z.B. der Organisation auswählen. Bei jedem dieser Einträge wird auch angezeigt, ob es sich beim Kontakt z.B. um einen Ansprechpartner handelt.

156

|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.

157

|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.

158

|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.

159

|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der Sachbearbeiter angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.

160

|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.

161

162

== Brief erstellen ==

163

164

1. (((

165

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

166

)))

167

168

(% style="list-style-type:circle" %)

169

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

170

171

(% start="2" %)

172

1. Option **Brief** auswählen

173

174

(% style="list-style-type:circle" %)

175

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.

176

177

(% start="3" %)

178

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

179

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

180

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen

181

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

182

183

(% style="list-style-type:circle" %)

184

* Der Brief wird gespeichert und angelegt.

185

186

== E-Mail erstellen und versenden ==

187

188

1. (((

189

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

190

)))

191

192

(% style="list-style-type:circle" %)

193

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

194

195

(% start="2" %)

196

1. Option **E-Mail** auswählen

197

198

(% style="list-style-type:circle" %)

199

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.

200

201

(% start="3" %)

202

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

203

1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.

204

1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen

205

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

206

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen

207

1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail

208

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

209

210

(% style="list-style-type:circle" %)

211

* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.

212

213

(% class="box infomessage" %)

214

(((

215

Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.

216

Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.

217

Es wird dann eine Kopie erstellt.

218

219

Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.

220

In den Desktops wird diese nicht angezeigt.

221

)))

222

223

=== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===

224

225

[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]

226

227

(% style="margin-left:auto; width:793px" %)

228

|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung

229

|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.

230

|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.

231

|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.

232

|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.

233

|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.

== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==

245

246

1. (((

247

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

248

)))

249

250

(% style="list-style-type:circle" %)

251

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

252

253

(% start="2" %)

254

1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen

255

256

(% style="list-style-type:circle" %)

257

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.

258

259

(% start="3" %)

260

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

261

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

262

1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)

263

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

264

265

(% style="list-style-type:circle" %)

266

* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg

267

268

= Aktivität weiterleiten =

269

270

1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

271

272

(% style="list-style-type:circle" %)

273

* Die Aktivität wird geöffnet.

274

275

(% start="2" %)

276

1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])

277

278

(% style="list-style-type:circle" %)

279

* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.

280

281

(% start="3" %)

282

1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen

283

1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen

284

285

= Aktivität erledigen =

286

287

1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

288

1. Häkchen bei **Erledigt **setzen

289

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

290

291

(% style="list-style-type:circle" %)

292

* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt

293

294

= Aktivitätsvorlagen erstellen =

295

296

Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.

297

Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.

298

299

1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((

300

(% style="float:right" %)

301

[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]

302

)))

303

304

(% style="list-style-type:circle" %)

305

* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.

306

307

(% start="2" %)

308

1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken

309

310

(% style="list-style-type:circle" %)

311

* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

312

313

(% start="3" %)

314

1. **+** Icon rechts unten auswählen

315

316

(% style="list-style-type:circle" %)

317

* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.

318

319

(% start="4" %)

320

1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)

321

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

322

323

(% style="list-style-type:circle" %)

324

* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.

325

326

(% start="6" %)

327

1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen

328

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

329

330

(% style="list-style-type:circle" %)

331

* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.

332

333

= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =

334

335

1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken

336

337

(% style="list-style-type:circle" %)

338

* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.

339

340

(% start="2" %)

341

1. Auf Option **Vorlagen **gehen

342

343

(% style="list-style-type:circle" %)

344

* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

345

346

(% start="3" %)

347

1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen

348

349

(% style="list-style-type:circle" %)

350

* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.

(% start="4" %)

1. Eingaben tätigen

1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken

355

356

(% style="list-style-type:circle" %)

357

* Die Aktivität wird erstellt.

= Aktivität suchen =

1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln

362

1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken

363

1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben

364

1. **Enter**-Taste drücken

365

366

(% style="list-style-type:circle" %)

367

* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.

368

369

(% class="box infomessage" %)

370

(((

371

Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.

372

)))

373

374

= Löschvorgang einer Aktivität =

375

376

== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==

377

378

Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:

379

380

* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten

381

* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen

382

* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt

383

384

(% class="box infomessage" %)

385

(((

386

Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.

387

388

Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...

389

390

* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.

391

* es sich um eine Folgeaktivität

392

* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.

393

* eine aus der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.