010.6 Aktivitäten

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.

26

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.

27

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.

28

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.

29

Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).

30

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.

31

|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.

32

|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.

33

|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.

= Aktivität erstellen =

61

62

1. **+** Icon auswählen

63

64

(% style="list-style-type:circle" %)

65

* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.

66

67

(% start="2" %)

68

1. Gewünschte Aktivität auswählen

69

1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**

70

1. Betreff angeben

71

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

72

73

(% style="list-style-type:circle" %)

74

* Eine neue Aktivität wird erstellt.

75

76

(% class="box infomessage" %)

77

(((

78

Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.

79

Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].

)))

= Weitere Funktionen einer Aktivität =

84

85

[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]

86

87

(% style="margin-left:auto; width:908px" %)

88

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung

89

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.

90

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.

91

Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.

92

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((

93

Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.

94

Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.

95

)))

96

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.

97

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.

98

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.

== Checkliste erstellen ==

106

107

1. (((

108

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

109

110

(((

111

(% style="float:right" %)

112

[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]

)))

)))

(% style="list-style-type:circle" %)

117

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

118

119

(% start="2" %)

120

1. Option **Checkliste** auswählen

121

122

(% style="list-style-type:circle" %)

123

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.

124

125

(% start="3" %)

126

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

127

1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben

128

1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken

129

1. Thema für Checkliste eingeben

130

1. Auf **+** Icon klicken

131

132

(% style="list-style-type:circle" %)

133

* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.

134

135

(% start="8" %)

136

1. Weiteres freies Feld ausfüllen

137

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

138

139

(% style="list-style-type:circle" %)

140

* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.

141

142

[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="566" style="float:left" width="598"]]

143

144

(% style="margin-left:auto; width:918px" %)

145

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung

146

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.

147

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.

148

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte.

149

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.

150

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.

151

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.

152

|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.

153

|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben, von dessen Dashboard aus man eine Aktivität erstellt hat. Geht man auf das Lupen Icon, werden auch andere Kontakte z.B. der selben Organisation angezeigt. Dabei kann man dann auch einen anderen Kontakt z.B. der Organisation auswählen. Bei jedem dieser Einträge wird auch angezeigt, ob es sich beim Kontakt z.B. um einen Ansprechpartner handelt.

154

|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.

155

|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.

156

|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.

157

|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.

158

|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.

159

160

== Brief erstellen ==

161

162

1. (((

163

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

164

)))

165

166

(% style="list-style-type:circle" %)

167

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

168

169

(% start="2" %)

170

1. Option **Brief** auswählen

171

172

(% style="list-style-type:circle" %)

173

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.

174

175

(% start="3" %)

176

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

177

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

178

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen

179

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

180

181

(% style="list-style-type:circle" %)

182

* Der Brief wird gespeichert und angelegt.

183

184

== E-Mail erstellen und versenden ==

185

186

1. (((

187

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

188

)))

189

190

(% style="list-style-type:circle" %)

191

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

192

193

(% start="2" %)

194

1. Option **E-Mail** auswählen

195

196

(% style="list-style-type:circle" %)

197

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.

198

199

(% start="3" %)

200

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

201

1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.

202

1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen

203

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

204

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen

205

1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail

206

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

207

208

(% style="list-style-type:circle" %)

209

* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.

210

211

(% class="box infomessage" %)

212

(((

213

Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.

214

Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.

215

Es wird dann eine Kopie erstellt.

216

217

Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.

218

In den Desktops wird diese nicht angezeigt.

219

)))

220

221

=== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===

222

223

[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]

224

225

(% style="margin-left:auto; width:793px" %)

226

|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung

227

|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.

228

|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.

229

|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.

230

|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.

231

|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.

== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==

242

243

1. (((

244

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

245

)))

246

247

(% style="list-style-type:circle" %)

248

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

249

250

(% start="2" %)

251

1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen

252

253

(% style="list-style-type:circle" %)

254

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.

255

256

(% start="3" %)

257

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

258

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

259

1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)

260

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

261

262

(% style="list-style-type:circle" %)

263

* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg

264

265

= Aktivität weiterleiten =

266

267

1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

268

269

(% style="list-style-type:circle" %)

270

* Die Aktivität wird geöffnet.

271

272

(% start="2" %)

273

1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])

274

275

(% style="list-style-type:circle" %)

276

* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.

277

278

(% start="3" %)

279

1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen

280

1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen

281

282

= Aktivität erledigen =

283

284

1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

285

1. Häkchen bei **Erledigt **setzen

286

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

287

288

(% style="list-style-type:circle" %)

289

* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt

290

291

= Aktivitätsvorlagen erstellen =

292

293

Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.

294

Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.

295

296

1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((

297

(% style="float:right" %)

298

[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]

299

)))

300

301

(% style="list-style-type:circle" %)

302

* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.

303

304

(% start="2" %)

305

1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken

306

307

(% style="list-style-type:circle" %)

308

* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

309

310

(% start="3" %)

311

1. **+** Icon rechts unten auswählen

312

313

(% style="list-style-type:circle" %)

314

* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.

315

316

(% start="4" %)

317

1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)

318

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

319

320

(% style="list-style-type:circle" %)

321

* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.

322

323

(% start="6" %)

324

1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen

325

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

326

327

(% style="list-style-type:circle" %)

328

* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.

329

330

= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =

331

332

1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken

333

334

(% style="list-style-type:circle" %)

335

* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.

336

337

(% start="2" %)

338

1. Auf Option **Vorlagen **gehen

339

340

(% style="list-style-type:circle" %)

341

* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

342

343

(% start="3" %)

344

1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen

345

346

(% style="list-style-type:circle" %)

347

* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.

(% start="4" %)

1. Eingaben tätigen

1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken

352

353

(% style="list-style-type:circle" %)

354

* Die Aktivität wird erstellt.

= Aktivität suchen =

1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln

359

1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken

360

1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben

361

1. **Enter**-Taste drücken

362

363

(% style="list-style-type:circle" %)

364

* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.

365

366

(% class="box infomessage" %)

367

(((

368

Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.

369

)))

370

371

= Löschvorgang einer Aktivität =

372

373

== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==

374

375

Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:

376

377

* Die Aktivität ist die **letzte **Aktivität von einer Kette an Aktivitäten

378

* Nur der Aktivität-**Ersteller **oder der **Admin **können eben diese Aktivität löschen

379

* Einstellung in der **Aktivitätsvorlage** (Revisionsicherheit) Checkbox **Löschen erlaubt = Ja** wurde gesetzt

380

381

(% class="box infomessage" %)

382

(((

383

Falls es nicht möglich ist, eine Aktivität zu löschen, wird der entsprechende Button ausgegraut dargestellt. Wenn man die Maus über den Button bewegt, erscheint ein Tooltip, der erklärt, warum das Löschen der Aktivität nicht möglich ist.

384

385

Eine Aktivität kann **nicht **gelöscht werden, **wenn**...

386

387

* es sich um eine ausgehende oder bereits versendete Mail handelt.

388

* es sich um eine Folgeaktivität

389

* jemand anderes die Aktivität erstellt hat.

390

* eine aus der Dokumentvorlage mit Einstellung "darf nicht gelöscht werden" entstanden ist.