010.6 Aktivitäten

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.

26

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.

27

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.

28

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.

29

Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).

30

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.

31

|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.

32

|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.

33

|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.

= Aktivität erstellen =

59

60

1. **+** Icon auswählen

61

62

(% style="list-style-type:circle" %)

63

* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.

64

65

(% start="2" %)

66

1. Gewünschte Aktivität auswählen

67

1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**

68

1. Betreff angeben

69

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

70

71

(% style="list-style-type:circle" %)

72

* Eine neue Aktivität wird erstellt.

73

74

(% class="box infomessage" %)

75

(((

76

Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.

77

Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].

)))

= Weitere Funktionen einer Aktivität =

82

83

[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]

84

85

(% style="margin-left:auto; width:908px" %)

86

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung

87

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.

88

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.

89

Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.

90

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((

91

Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.

92

Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.

93

)))

94

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen.

95

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.

96

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.

== Checkliste erstellen ==

102

103

1. (((

104

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

105

106

(((

107

(% style="float:right" %)

108

[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]

)))

)))

(% style="list-style-type:circle" %)

113

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

114

115

(% start="2" %)

116

1. Option **Checkliste** auswählen

117

118

(% style="list-style-type:circle" %)

119

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.

120

121

(% start="3" %)

122

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

123

1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben

124

1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken

125

1. Thema für Checkliste eingeben

126

1. Auf **+** Icon klicken

127

128

(% style="list-style-type:circle" %)

129

* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.

130

131

(% start="8" %)

132

1. Weiteres freies Feld ausfüllen

133

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

134

135

(% style="list-style-type:circle" %)

136

* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.

137

138

[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="566" style="float:left" width="598"]]

139

140

(% style="margin-left:auto; width:918px" %)

141

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung

142

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.

143

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.

144

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte.

145

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.

146

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.

147

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.

148

|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.

149

|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben, von dessen Dashboard aus man eine Aktivität erstellt hat. Geht man auf das Lupen Icon, werden auch andere Kontakte z.B. der selben Organisation angezeigt. Dabei kann man dann auch einen anderen Kontakt z.B. der Organisation auswählen. Bei jedem dieser Einträge wird auch angezeigt, ob es sich beim Kontakt z.B. um einen Ansprechpartner handelt.

150

|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.

151

|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.

152

|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.

153

|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.

154

|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.

155

156

== Brief erstellen ==

157

158

1. (((

159

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

160

)))

161

162

(% style="list-style-type:circle" %)

163

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

164

165

(% start="2" %)

166

1. Option **Brief** auswählen

167

168

(% style="list-style-type:circle" %)

169

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.

170

171

(% start="3" %)

172

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

173

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

174

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen

175

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

176

177

(% style="list-style-type:circle" %)

178

* Der Brief wird gespeichert und angelegt.

179

180

== E-Mail erstellen und versenden ==

181

182

1. (((

183

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

184

)))

185

186

(% style="list-style-type:circle" %)

187

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

188

189

(% start="2" %)

190

1. Option **E-Mail** auswählen

191

192

(% style="list-style-type:circle" %)

193

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.

194

195

(% start="3" %)

196

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

197

1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.

198

1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen

199

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

200

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen

201

1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail

202

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

203

204

(% style="list-style-type:circle" %)

205

* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.

206

207

(% class="box infomessage" %)

208

(((

209

Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.

210

Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.

211

Es wird dann eine Kopie erstellt.

212

213

Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.

214

In den Desktops wird diese nicht angezeigt.

215

)))

216

217

=== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===

218

219

[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]

220

221

(% style="margin-left:auto; width:793px" %)

222

|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung

223

|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.

224

|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.

225

|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.

226

|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.

227

|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.

== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==

236

237

1. (((

238

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

239

)))

240

241

(% style="list-style-type:circle" %)

242

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

243

244

(% start="2" %)

245

1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen

246

247

(% style="list-style-type:circle" %)

248

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.

249

250

(% start="3" %)

251

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

252

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

253

1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)

254

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

255

256

(% style="list-style-type:circle" %)

257

* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg

258

259

= Aktivität weiterleiten =

260

261

1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

262

263

(% style="list-style-type:circle" %)

264

* Die Aktivität wird geöffnet.

265

266

(% start="2" %)

267

1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])

268

269

(% style="list-style-type:circle" %)

270

* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.

271

272

(% start="3" %)

273

1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen

274

1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen

275

276

= Aktivität erledigen =

277

278

1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

279

1. Häkchen bei **Erledigt **setzen

280

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

281

282

(% style="list-style-type:circle" %)

283

* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt

284

285

= Aktivitätsvorlagen erstellen =

286

287

Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.

288

Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.

289

290

1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((

291

(% style="float:right" %)

292

[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]

293

)))

294

295

(% style="list-style-type:circle" %)

296

* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.

297

298

(% start="2" %)

299

1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken

300

301

(% style="list-style-type:circle" %)

302

* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

303

304

(% start="3" %)

305

1. **+** Icon rechts unten auswählen

306

307

(% style="list-style-type:circle" %)

308

* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.

309

310

(% start="4" %)

311

1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)

312

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

313

314

(% style="list-style-type:circle" %)

315

* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.

316

317

(% start="6" %)

318

1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen

319

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

320

321

(% style="list-style-type:circle" %)

322

* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.

323

324

= Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =

325

326

[[image:Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png||height="380" style="float:left" width="887"]]

327

328

(% style="margin-left:auto; width:631px" %)

329

|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung

330

|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.

331

|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.

332

|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.

333

|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.

334

|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.

xx

= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =

351

352

1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken

353

354

(% style="list-style-type:circle" %)

355

* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.

356

357

(% start="2" %)

358

1. Auf Option **Vorlagen **gehen

359

360

(% style="list-style-type:circle" %)

361

* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

362

363

(% start="3" %)

364

1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen

365

366

(% style="list-style-type:circle" %)

367

* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.

(% start="4" %)

1. Eingaben tätigen

1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken

372

373

(% style="list-style-type:circle" %)

374

* Die Aktivität wird erstellt.

= Aktivität suchen =

1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln

379

1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken

380

1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben

381

1. **Enter**-Taste drücken

382

383

(% style="list-style-type:circle" %)

384

* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.

385

386

(% class="box infomessage" %)

387

(((

388

Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.

389

)))

390

391

= Löschvorgang einer Aktivität =

392

393

== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==

394

395

Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:

396