010.6 Aktivitäten

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.

26

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.

27

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.

28

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.

29

Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).

30

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.

31

|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.

32

|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.

33

|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.

= Aktivität erstellen =

58

59

1. **+** Icon auswählen

60

61

(% style="list-style-type:circle" %)

62

* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.

63

64

(% start="2" %)

65

1. Gewünschte Aktivität auswählen

66

1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**

67

1. Betreff angeben

68

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

69

70

(% style="list-style-type:circle" %)

71

* Eine neue Aktivität wird erstellt.

72

73

(% class="box infomessage" %)

74

(((

75

Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.

76

Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].

)))

= Weitere Funktionen einer Aktivität =

81

82

[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]

83

84

(% style="margin-left:auto; width:908px" %)

85

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung

86

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.

87

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.

88

Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.

89

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((

90

Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.

91

Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.

92

)))

93

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.

94

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.

95

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.

== Checkliste erstellen ==

100

101

1. (((

102

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

103

104

(((

105

(% style="float:right" %)

106

[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]

)))

)))

(% style="list-style-type:circle" %)

111

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

112

113

(% start="2" %)

114

1. Option **Checkliste** auswählen

115

116

(% style="list-style-type:circle" %)

117

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.

118

119

(% start="3" %)

120

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

121

1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben

122

1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken

123

1. Thema für Checkliste eingeben

124

1. Auf **+** Icon klicken

125

126

(% style="list-style-type:circle" %)

127

* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.

128

129

(% start="8" %)

130

1. Weiteres freies Feld ausfüllen

131

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

132

133

(% style="list-style-type:circle" %)

134

* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.

135

136

[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="566" style="float:left" width="598"]]

137

138

(% style="margin-left:auto; width:918px" %)

139

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung

140

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.

141

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.

142

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte.

143

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.

144

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.

145

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.

146

|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.

147

|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben, von dessen Dashboard aus man eine Aktivität erstellt hat. Geht man auf das Lupen Icon, werden auch andere Kontakte z.B. der selben Organisation angezeigt. Dabei kann man dann auch einen anderen Kontakt z.B. der Organisation auswählen. Bei jedem dieser Einträge wird auch angezeigt, ob es sich beim Kontakt z.B. um einen Ansprechpartner handelt.

148

|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.

149

|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.

150

|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.

151

|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.

152

|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.

153

154

== Brief erstellen ==

155

156

1. (((

157

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

158

)))

159

160

(% style="list-style-type:circle" %)

161

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

162

163

(% start="2" %)

164

1. Option **Brief** auswählen

165

166

(% style="list-style-type:circle" %)

167

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.

168

169

(% start="3" %)

170

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

171

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

172

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen

173

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

174

175

(% style="list-style-type:circle" %)

176

* Der Brief wird gespeichert und angelegt.

177

178

== E-Mail erstellen und versenden ==

179

180

1. (((

181

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

182

)))

183

184

(% style="list-style-type:circle" %)

185

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

186

187

(% start="2" %)

188

1. Option **E-Mail** auswählen

189

190

(% style="list-style-type:circle" %)

191

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.

192

193

(% start="3" %)

194

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

195

1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.

196

1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen

197

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

198

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen

199

1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail

200

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

201

202

(% style="list-style-type:circle" %)

203

* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.

204

205

(% class="box infomessage" %)

206

(((

207

Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.

208

Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.

209

Es wird dann eine Kopie erstellt.

210

211

Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.

212

In den Desktops wird diese nicht angezeigt.

213

)))

214

215

=== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===

216

217

[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]

218

219

(% style="margin-left:auto; width:793px" %)

220

|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung

221

|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.

222

|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.

223

|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.

224

|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.

225

|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.

== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==

233

234

1. (((

235

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

236

)))

237

238

(% style="list-style-type:circle" %)

239

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

240

241

(% start="2" %)

242

1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen

243

244

(% style="list-style-type:circle" %)

245

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.

246

247

(% start="3" %)

248

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

249

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

250

1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)

251

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

252

253

(% style="list-style-type:circle" %)

254

* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg

255

256

= Aktivität weiterleiten =

257

258

1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

259

260

(% style="list-style-type:circle" %)

261

* Die Aktivität wird geöffnet.

262

263

(% start="2" %)

264

1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])

265

266

(% style="list-style-type:circle" %)

267

* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.

268

269

(% start="3" %)

270

1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen

271

1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen

272

273

= Aktivität erledigen =

274

275

1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

276

1. Häkchen bei **Erledigt **setzen

277

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

278

279

(% style="list-style-type:circle" %)

280

* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt

281

282

= Aktivitätsvorlagen erstellen =

283

284

Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.

285

Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.

286

287

1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((

288

(% style="float:right" %)

289

[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]

290

)))

291

292

(% style="list-style-type:circle" %)

293

* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.

294

295

(% start="2" %)

296

1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken

297

298

(% style="list-style-type:circle" %)

299

* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

300

301

(% start="3" %)

302

1. **+** Icon rechts unten auswählen

303

304

(% style="list-style-type:circle" %)

305

* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.

306

307

(% start="4" %)

308

1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)

309

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

310

311

(% style="list-style-type:circle" %)

312

* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.

313

314

(% start="6" %)

315

1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen

316

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

317

318

(% style="list-style-type:circle" %)

319

* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.

320

321

= Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =

322

323

[[image:Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png||height="380" style="float:left" width="887"]]

324

325

(% style="margin-left:auto; width:631px" %)

326

|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung

327

|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.

328

|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.

329

|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.

330

|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.

331

|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.

xx

= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =

347

348

1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken

349

350

(% style="list-style-type:circle" %)

351

* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.

352

353

(% start="2" %)

354

1. Auf Option **Vorlagen **gehen

355

356

(% style="list-style-type:circle" %)

357

* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

358

359

(% start="3" %)

360

1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen

361

362

(% style="list-style-type:circle" %)

363

* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.

(% start="4" %)

1. Eingaben tätigen

1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken

368

369

(% style="list-style-type:circle" %)

370

* Die Aktivität wird erstellt.

= Aktivität suchen =

1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln

375

1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken

376

1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben

377

1. **Enter**-Taste drücken

378

379

(% style="list-style-type:circle" %)

380

* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.

381

382

(% class="box infomessage" %)

383

(((

384

Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.

385

)))

386

387

= Löschvorgang einer Aktivität =

388

389

== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==

390

391

Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:

392