010.6 Aktivitäten

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.

26

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.

27

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.

28

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.

29

Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).

30

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.

31

|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.

32

|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.

33

|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.

= Aktivität erstellen =

57

58

1. **+** Icon auswählen

59

60

(% style="list-style-type:circle" %)

61

* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.

62

63

(% start="2" %)

64

1. Gewünschte Aktivität auswählen

65

1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**

66

1. Betreff angeben

67

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

68

69

(% style="list-style-type:circle" %)

70

* Eine neue Aktivität wird erstellt.

71

72

(% class="box infomessage" %)

73

(((

74

Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.

75

Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].

)))

= Weitere Funktionen einer Aktivität =

80

81

[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]

82

83

(% style="margin-left:auto; width:908px" %)

84

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung

85

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.

86

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.

87

Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.

88

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((

89

Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.

90

Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.

91

)))

92

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.

93

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.

94

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.

95

96

97

== Checkliste erstellen ==

98

99

1. (((

100

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

101

102

(((

103

(% style="float:right" %)

104

[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]

)))

)))

(% style="list-style-type:circle" %)

109

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

110

111

(% start="2" %)

112

1. Option **Checkliste** auswählen

113

114

(% style="list-style-type:circle" %)

115

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.

116

117

(% start="3" %)

118

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

119

1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben

120

1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken

121

1. Thema für Checkliste eingeben

122

1. Auf **+** Icon klicken

123

124

(% style="list-style-type:circle" %)

125

* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.

126

127

(% start="8" %)

128

1. Weiteres freies Feld ausfüllen

129

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

130

131

(% style="list-style-type:circle" %)

132

* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.

133

134

135

Bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.

136

Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben.

137

138

139

[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="566" style="float:left" width="598"]]

140

141

(% style="margin-left:auto; width:918px" %)

142

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung

143

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.

144

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.

145

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte.

146

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.

147

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.

148

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.

149

|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.

150

|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben, von dessen Dashboard aus man eine Aktivität erstellt hat. Geht man auf das Lupen Icon, werden auch andere Kontakte z.B. der selben Organisation angezeigt. Dabei kann man dann auch einen anderen Kontakt z.B. der Organisation auswählen. Bei jedem dieser Einträge wird auch angezeigt, ob es sich beim Kontakt z.B. um einen Ansprechpartner handelt.

151

|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.

152

|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.

153

|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.

154

|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.

155

|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.

156

157

== Brief erstellen ==

158

159

1. (((

160

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

161

)))

162

163

(% style="list-style-type:circle" %)

164

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

165

166

(% start="2" %)

167

1. Option **Brief** auswählen

168

169

(% style="list-style-type:circle" %)

170

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.

171

172

(% start="3" %)

173

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

174

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

175

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen

176

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

177

178

(% style="list-style-type:circle" %)

179

* Der Brief wird gespeichert und angelegt.

180

181

== E-Mail erstellen und versenden ==

182

183

1. (((

184

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

185

)))

186

187

(% style="list-style-type:circle" %)

188

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

189

190

(% start="2" %)

191

1. Option **E-Mail** auswählen

192

193

(% style="list-style-type:circle" %)

194

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.

195

196

(% start="3" %)

197

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

198

1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.

199

1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen

200

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

201

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen

202

1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail

203

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

204

205

(% style="list-style-type:circle" %)

206

* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.

207

208

(% class="box infomessage" %)

209

(((

210

Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.

211

Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.

212

Es wird dann eine Kopie erstellt.

213

214

Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.

215

In den Desktops wird diese nicht angezeigt.

216

)))

217

218

=== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===

219

220

[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]

221

222

(% style="margin-left:auto; width:793px" %)

223

|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung

224

|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.

225

|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.

226

|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.

227

|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.

228

|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.

== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==

235

236

1. (((

237

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

238

)))

239

240

(% style="list-style-type:circle" %)

241

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

242

243

(% start="2" %)

244

1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen

245

246

(% style="list-style-type:circle" %)

247

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.

248

249

(% start="3" %)

250

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

251

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

252

1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)

253

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

254

255

(% style="list-style-type:circle" %)

256

* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg

257

258

= Aktivität weiterleiten =

259

260

1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

261

262

(% style="list-style-type:circle" %)

263

* Die Aktivität wird geöffnet.

264

265

(% start="2" %)

266

1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])

267

268

(% style="list-style-type:circle" %)

269

* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.

270

271

(% start="3" %)

272

1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen

273

1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen

274

275

= Aktivität erledigen =

276

277

1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

278

1. Häkchen bei **Erledigt **setzen

279

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

280

281

(% style="list-style-type:circle" %)

282

* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt

283

284

= Aktivitätsvorlagen erstellen =

285

286

Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.

287

Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.

288

289

1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((

290

(% style="float:right" %)

291

[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]

292

)))

293

294

(% style="list-style-type:circle" %)

295

* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.

296

297

(% start="2" %)

298

1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken

299

300

(% style="list-style-type:circle" %)

301

* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

302

303

(% start="3" %)

304

1. **+** Icon rechts unten auswählen

305

306

(% style="list-style-type:circle" %)

307

* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.

308

309

(% start="4" %)

310

1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)

311

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

312

313

(% style="list-style-type:circle" %)

314

* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.

315

316

(% start="6" %)

317

1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen

318

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

319

320

(% style="list-style-type:circle" %)

321

* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.

322

323

= Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =

324

325

[[image:Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png||height="380" style="float:left" width="887"]]

326

327

(% style="margin-left:auto; width:631px" %)

328

|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung

329

|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.

330

|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.

331

|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.

332

|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.

333

|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.

xx

= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =

348

349

1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken

350

351

(% style="list-style-type:circle" %)

352

* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.

353

354

(% start="2" %)

355

1. Auf Option **Vorlagen **gehen

356

357

(% style="list-style-type:circle" %)

358

* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

359

360

(% start="3" %)

361

1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen

362

363

(% style="list-style-type:circle" %)

364

* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.

(% start="4" %)

1. Eingaben tätigen

1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken

369

370

(% style="list-style-type:circle" %)

371

* Die Aktivität wird erstellt.

= Aktivität suchen =

1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln

376

1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken

377

1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben

378

1. **Enter**-Taste drücken

379

380

(% style="list-style-type:circle" %)

381

* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.

382

383

(% class="box infomessage" %)

384

(((

385

Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.

386

)))

387

388

= Löschvorgang einer Aktivität =

389

390

== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==

391

392

Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:

393