010.6 Aktivitäten

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:1163px" %)Die Aktivität **Anruf**. Hier kann ein Anruf protokolliert werde, während man bspw. telefoniert.

26

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:1163px" %)Eine abzuarbeitende **Aufgabe **erstellt man mittels der Aktivität Aufgabe.

27

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:1163px" %)Hierüber wird die Aktivität **Brief **erzeugt. Auch eine Vorlage kann hierfür verwendet werden.

28

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:1163px" %)In einer Checkliste lassen sich jegliche noch **zu erledigenden Punkte erstellen**.

29

Auch die Aktivitäten des Non-Profit-Manager bieten diese Option (Siehe Kapitel: [[Anwendungsbeispiel Checkliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAnwendungsbeispielCheckliste]]).

30

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:1163px" %)Den Aktivitätentyp **E-Mail **erzeugen.

31

|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Notiz **wichtige Informationen festhalten.

32

|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:1163px" %)Mit dem Aktivitätentyp **Termin **einen Termin festlegen.

33

|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:1163px" %)Hier kann man eine Aktivität anhand einer bereits erstellten **Aktivitätsvorlage** erstellen. Per Klick werden alle bereits [[erstellten Aktivitätsvorlagen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] angezeigt.

= Aktivität erstellen =

56

57

1. **+** Icon auswählen

58

59

(% style="list-style-type:circle" %)

60

* Die **Aktivitätstypen **werden gelistet.

61

62

(% start="2" %)

63

1. Gewünschte Aktivität auswählen

64

1. **Eingabeformular **der Aktivität **ausfüllen**

65

1. Betreff angeben

66

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

67

68

(% style="list-style-type:circle" %)

69

* Eine neue Aktivität wird erstellt.

70

71

(% class="box infomessage" %)

72

(((

73

Kommt die eine und selbe Aktivität immer wieder zum Einsatz, kann man auch eine **Aktivitätsvorlage **erstellen, die man immer wieder verwenden kann.

74

Wie man eine solche erstellt, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]].

)))

= Weitere Funktionen einer Aktivität =

79

80

[[image:Screenshot (968).png||height="325" style="float:left" width="576"]]

81

82

(% style="margin-left:auto; width:908px" %)

83

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 830px;" %)Beschreibung

84

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:830px" %)Einen **Vermerk **zur Aktivität ergänzen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Textfeld vorhanden ist und ein beliebig langer Text hinzugefügt werden kann. Sobald hier ein Text hinterlegt ist, erscheint ein grüner Haken zur Signalisierung.

85

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:830px" %)Eine **Folgeaktivität **lässt sich über dieses Icon erstellen. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem der neue Aktivitätstyp sowie den Sachbearbeiter für die neue Aktivität ausgewählt wird. Die neue Aktivität öffnet sich.

86

Um Texte anzusehen oder zu kopieren ist die zuvor geöffnete Aktivität weiterhin geöffnet.

87

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:830px" %)(((

88

Aktivitäten** **kann man über diesen Menüpunkt **[[weiterleiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tweiterleiten]]**. Nach Klick öffnet sich ein Fenster indem ein Mitarbeiter (aus gleicher Mitarbeiter-Gruppe) ausgewählt wird. Optional kann ein Text in dem Feld Weiterleitungsvermerkt eingefügt werden. Der Button Historie zeigt was schon alles mit dieser Aktivität passiert ist.

89

Aktivität verschwindet vom Mitarbeiter der sie weiterleitet aber kann in Mein Desktop bei Button Weitergeleitet Aktivitäten angezeigt werden. Aktivität erscheint anschließend beim ausgewählten Mitarbeiter. Je nachdem welche Einstellungen in Mein Desktop getätigt worden ist, kann auch eine Meldung mit Hinweis auf neue Aktivität beim Mitarbeiter angezeigt werden.

90

)))

91

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:830px" %)Hierüber kann man sich die **Historie **der **Aktivitäten **anzeigen lassen. Handelt es sich bei der **aktuellen **Aktivität um eine **Folge**aktivität, wird die **Vorgänger**aktivität in der Historie protokolliert.

92

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:830px" %)Eine **Druckansicht **zur jeweiligen Aktivität findet man hier.

93

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:830px" %)Möchte man **Dokumente **an die Aktivität **anhängen**, kann man dies hier tun.

94

95

== Checkliste erstellen ==

96

97

1. (((

98

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

99

100

(((

101

(% style="float:right" %)

102

[[Der Prozess zwischen Schritt 6 und 7 von "Checkliste erstellen">>image:Checkliste-neuen-punkt-dazu.png||height="278" width="485"]]

)))

)))

(% style="list-style-type:circle" %)

107

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

108

109

(% start="2" %)

110

1. Option **Checkliste** auswählen

111

112

(% style="list-style-type:circle" %)

113

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer Checkliste** wird geöffnet.

114

115

(% start="3" %)

116

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

117

1. **Pflichtfeld Bezeichnung** eingeben

118

1. In erste freie Zeile unterhalb Bezeichnung klicken

119

1. Thema für Checkliste eingeben

120

1. Auf **+** Icon klicken

121

122

(% style="list-style-type:circle" %)

123

* **Weiteres** freies **Feld** für weiteres Thema wird **hinzugefügt**.

124

125

(% start="8" %)

126

1. Weiteres freies Feld ausfüllen

127

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

128

129

(% style="list-style-type:circle" %)

130

* Die Checkliste wird gespeichert und angelegt.

131

132

133

Bei der [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HAktivitE4tsvorlagenerstellen]] mit dem **Typ Checkliste **können mit dem Button **Überschrift **auch Überschriften in die Liste eingepflegt werden.

134

Hierbei wird bekommt der Text in der Zeile, in der der **Überschrift**-Button geklickt worden ist, eine **grüne **Schriftfarbe und wird **fett **ausgegeben.

135

136

137

[[image:Aktivitaet-checkliste-erstellen.png||alt="Aktivitaet_ChecklisteBsp.png" height="566" style="float:left" width="598"]]

138

139

(% style="margin-left:auto; width:918px" %)

140

|=(% style="width: 75px;" %)Nummer|=(% style="width: 840px;" %)Beschreibung

141

|(% style="width:75px" %)**1**|(% style="width:840px" %)Konkreten **Termin **durch **Datum **und **Uhrzeit **festlegen. Wenn die Aktivität eine Wiedervorlage benötigt, dann kann diese auch festgelegt werden.

142

|(% style="width:75px" %)**2**|(% style="width:840px" %)Eine **Wiedervorlage **ist ein Termin, für wann die Aktivität fällig wird.

143

|(% style="width:75px" %)**3**|(% style="width:840px" %)Hier kann man festlegen, wie weit im Voraus man an die jeweilige Aktivität erinnert werden möchte.

144

|(% style="width:75px" %)**4**|(% style="width:840px" %)Für jede Aktivität stehen mehrere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]] zur Verfügung.

145

|(% style="width:75px" %)**5**|(% style="width:840px" %)Die **Kategorie **der Aktivität kann sich jeder [[selbst Kategorien definieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDokumentkategorien]]. Bei vielen Aktivität erhält man dadurch eine bessere Übersicht.

146

|(% style="width:75px" %)**6**|(% style="width:840px" %)Die **Stiftung, **der die Aktivität zugeordnet ist. Somit wird die Aktivität auch in der Stiftung angezeigt. Selbiges passiert beispielsweise auch, wenn man der Aktivität einen Kontakt zuweist. Dann wird bei dem jeweiligen Kontakt die angelegte Aktivität angezeigt.

147

|(% style="width:75px" %)**7**|(% style="width:840px" %)Legt man einen **Bezug** fest, dann wird die Aktivität mit eben diesem Bezug verbunden und ist somit im jeweiligen Desktop sichtbar. Liegt ein Bezug vor, werden als Kontaktvorschläge alle Kontakte aus dem Desktop und alle Kontakte aus den Beziehungen auswählbar sein.

148

|(% style="width:75px" %)**8**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Kontakt** angegeben, von dessen Dashboard aus man eine Aktivität erstellt hat. Geht man auf das Lupen Icon, werden auch andere Kontakte z.B. der selben Organisation angezeigt. Dabei kann man dann auch einen anderen Kontakt z.B. der Organisation auswählen. Bei jedem dieser Einträge wird auch angezeigt, ob es sich beim Kontakt z.B. um einen Ansprechpartner handelt.

149

|(% style="width:75px" %)**9**|(% style="width:840px" %)Die Angaben zum** Betreff **der Aktivität.

150

|(% style="width:75px" %)**10**|(% style="width:840px" %)Mit dem **+**Icon können neuen **Checkpunkte der Checkliste** hinzugefügt werden. Eine genaue Erläuterung findet man im Kapitel oberhalb.

151

|(% style="width:75px" %)**11**|(% style="width:840px" %)Das** jeweilige To Do**. Die Bezeichnung ist jeweils ein Pflichtfeld und sollte immer ausgefüllt sein.

152

|(% style="width:75px" %)**12**|(% style="width:840px" %)Hier wird der **Sachbearbeiter** angezeigt. Man kann diesen über die Dropdown-Auswahl ändern. Sofern man hier noch keine Angabe bei der Neuanlage der Checkliste gemacht hat, wird automatisch die Person, die gerade mit diesem Account arbeitet, als Sachbearbeiter eingetragen.

153

|(% style="width:75px" %)**13**|(% style="width:840px" %)Hierüber **speichert **man eine neu angelegte Aktivität.

154

155

== Brief erstellen ==

156

157

1. (((

158

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

159

)))

160

161

(% style="list-style-type:circle" %)

162

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

163

164

(% start="2" %)

165

1. Option **Brief** auswählen

166

167

(% style="list-style-type:circle" %)

168

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Briefs** wird geöffnet.

169

170

(% start="3" %)

171

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

172

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

173

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ Brief **auswählen

174

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

175

176

(% style="list-style-type:circle" %)

177

* Der Brief wird gespeichert und angelegt.

178

179

== E-Mail erstellen und versenden ==

180

181

1. (((

182

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

183

)))

184

185

(% style="list-style-type:circle" %)

186

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

187

188

(% start="2" %)

189

1. Option **E-Mail** auswählen

190

191

(% style="list-style-type:circle" %)

192

* Eingabeformular für die **Neuanlage einer E-Mail** wird geöffnet.

193

194

(% start="3" %)

195

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

196

1. Pflichtfeld **Von **ist bereits ausgefüllt, sofern ein Postfach hinterlegt ist.

197

1. Pflichtfeld [[An>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HBedeutungdesPflichtfeld22An22imDetail]] ausfüllen

198

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

199

1. Optional eine **Dokumentvorlage vom Typ E-Mail **auswählen

200

1. Auf **Sende-Icon** rechts unten versendet man die E-Mail

201

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

202

203

(% style="list-style-type:circle" %)

204

* Die E-Mail wird gespeichert und angelegt.

205

206

(% class="box infomessage" %)

207

(((

208

Manchmal stattet man eine Aktivität mit vom Typ E-Mail mit einem Anhang aus, das aus dem Filesystem oder Datenbank stammt.

209

Wenn man diese nun versendet, wird diese nur an der Aktivität angezeigt.

210

Es wird dann eine Kopie erstellt.

211

212

Wenn man diese Aktivität nur als E-Mail verschickt, dann wird diese nur bei den Aktivitäten E-Mail angezeigt.

213

In den Desktops wird diese nicht angezeigt.

214

)))

215

216

=== Kontaktauswahl "An" bei E-Mail ===

217

218

[[image:E-Mail_Neuanlage_An.png||height="481" style="float:left" width="689"]]

219

220

(% style="margin-left:auto; width:793px" %)

221

|=(% style="width: 85px;" %)Nummer|=(% style="width: 704px;" %)Beschreibung

222

|(% style="width:85px" %)**1**|(% style="width:704px" %)Über das **Lupen**-Icon des Pflichtfelds **An **gelangt man in den Bereich **Kontakte auswählen**.

223

|(% style="width:85px" %)**2**|(% style="width:704px" %)Im Bereich "Vorgeschlagene Kontakte" werden basierend auf dem jeweiligen Bezug passende Kontakte vorgeschlagen. Mithilfe der Checkboxen kann jeder Eintrag ausgewählt und anschließend mit dem Pfeil-Icon übernommen werden.

224

|(% style="width:85px" %)**3**|(% style="width:704px" %)Wenn eine E-Mail Adresse hierzu noch nicht im System vorhanden ist, dann kann man diese hier eintragen.

225

|(% style="width:85px" %)**4**|(% style="width:704px" %)Wenn man nach einem Kontakt suchen möchte, kann man dies hier wie gewohnt über das **Lupen**-Icon machen.

226

|(% style="width:85px" %)**5**|(% style="width:704px" %)Nicht immer möchte man an alle z.B. die E-Mail aussenden. Daher kann man an dieser Stelle zwischen den Reitern **An**, **CC **und **BCC **wechseln und hier nach und nach festlegen, wer die E-Mail direkt, im CC oder nur als BCC erhalten soll.

== Termin, Anruf, Notiz, Aufgabe erstellen ==

232

233

1. (((

234

**+ **Icon unter Aktivitäten anklicken

235

)))

236

237

(% style="list-style-type:circle" %)

238

* Drop-Down mit möglichen Aktivitäten wird geöffnet.

239

240

(% start="2" %)

241

1. Option **Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** auswählen

242

243

(% style="list-style-type:circle" %)

244

* Eingabeformular für die **Neuanlage eines Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe** wird geöffnet.

245

246

(% start="3" %)

247

1. **Pflichtfeld Betreff **eingeben

248

1. Bei **Weiteren Felder **Informationen eingeben

249

1. Festlegen, wann (**Am**) die Aufgabe feststand und bis wann sie erledigt sein soll (**Bis**)

250

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **rechts unten klicken

251

252

(% style="list-style-type:circle" %)

253

* Der Termin/Anruf/Notiz/Aufgabe wird gespeichert und angeleg

254

255

= Aktivität weiterleiten =

256

257

1. In **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

258

259

(% style="list-style-type:circle" %)

260

* Die Aktivität wird geöffnet.

261

262

(% start="2" %)

263

1. **Weiterleiten **Icon oben rechts anklicken (Siehe Ziffer [[3>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/#HWeitereFunktioneneinerAktivitE4t]])

264

265

(% style="list-style-type:circle" %)

266

* Das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters, zu dem man die Aktivität weiterleiten kann, wird geöffnet.

267

268

(% start="3" %)

269

1. Gewünschten Mitarbeiter aus den vorgegebenen Mitarbeitern aus der Liste oder aus der Suchleiste auswählen

270

1. Auswahl mit **OK**-Button bestätigen

271

272

= Aktivität erledigen =

273

274

1. n **Mein Desktop **oder aus den anderen** Desktops **auf gewünschte Aktivität aus der Liste doppelklicken

275

1. Häkchen bei **Erledigt **setzen

276

1. Auf **Diskette**-Icon **Speichern **klicken

277

278

(% style="list-style-type:circle" %)

279

* Gewünschte Aktivität wird als erledigt gezeigt

280

281

= Aktivitätsvorlagen erstellen =

282

283

Wenn Sie immer wieder gleiche Aktivitäten erstellen müssen, dann ist es vorteilhaft diese als Aktivitätsvorlage einzurichten.

284

Diese kann dann in jedem Desktop bei der Neuanlage einer Aktivität ausgewählt werden. Für jeden Aktivitätstyp kann eine oder mehrere Aktivitätsvorlagen erstellt werden.

285

286

1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben(((

287

(% style="float:right" %)

288

[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="294" width="519"]]

289

)))

290

291

(% style="list-style-type:circle" %)

292

* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.

293

294

(% start="2" %)

295

1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken

296

297

(% style="list-style-type:circle" %)

298

* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

299

300

(% start="3" %)

301

1. **+** Icon rechts unten auswählen

302

303

(% style="list-style-type:circle" %)

304

* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.

305

306

(% start="4" %)

307

1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)

308

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

309

310

(% style="list-style-type:circle" %)

311

* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.

312

313

(% start="6" %)

314

1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen

315

1. Auf **Disketten**-Icon **Speichern **klicken

316

317

(% style="list-style-type:circle" %)

318

* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.

319

320

= Zusammenspiel der Aktivitätsvorlage mit Aktivitäten =

321

322

[[image:Aktivitaetsvorlage_in_Aktivitaet_2.png||height="380" style="float:left" width="887"]]

323

324

(% style="margin-left:auto; width:631px" %)

325

|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 549px;" %)Beschreibung

326

|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:549px" %)Eine Bezeichnung, die man bei der Neuanlage einer Aktivitätsvorlage eingibt, wird bei den Vorlagen verfügbar bei der Neuanlage Aktivität verfügbar.

327

|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:549px" %)Den Aktivitätstyp, den man hier einträgt, legt bei der Wahl der Vorlage automatisch fest, welches Neuanlagenfenster welcher Aktivität sich öffnet.

328

|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Kategorie wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.

329

|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:549px" %)Die festgelegte Stiftung wird bei der Neuanlage der Aktivität automatisch eingefügt.

330

|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:549px" %)Der Betreff, den man bei der Aktivitätsvorlage eingibt, wird auch automatisch im Neuanlagenfenster generiert.

xx

= Aktivität anhand einer Aktivitätsvorlage erstellen =

344

345

1. In Mein Desktop das **+ **Icon anklicken

346

347

(% style="list-style-type:circle" %)

348

* Das Dropdown-Menü wird geöffnet.

349

350

(% start="2" %)

351

1. Auf Option **Vorlagen **gehen

352

353

(% style="list-style-type:circle" %)

354

* Alle bereits erstellten Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

355

356

(% start="3" %)

357

1. Gewünschte Aktivitätsvorlage auswählen

358

359

(% style="list-style-type:circle" %)

360

* Die Aktivitätsvorlage wird geöffnet.

(% start="4" %)

1. Eingaben tätigen

1. Auf **Disketten **Icon **Speichern **klicken

365

366

(% style="list-style-type:circle" %)

367

* Die Aktivität wird erstellt.

= Aktivität suchen =

1. In den **Desktop **des jeweiligen **Moduls **wechseln

372

1. In der rechten Hälfte des **Desktops **im Bereich **Aktivitäten **das **Lupen-**Icon anklicken

373

1. In der geöffneten Suchmaske in die Suchleiste einen Teil des Betreffs oder den ganzen gesuchten Betreff eingeben

374

1. **Enter**-Taste drücken

375

376

(% style="list-style-type:circle" %)

377

* Alle für Eingabe in Frage kommenden Aktivitäten werden aufgelistet.

378

379

(% class="box infomessage" %)

380

(((

381

Eine Aktivität kann man **auch via **der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] suchen und finden.

382

)))

383

384

= Löschvorgang einer Aktivität =

385

386

== Voraussetzungen zum Löschen einer Aktivität ==

387

388

Das Löschen einer Aktivität setzt folgende **Voraussetzungen **voraus:

389