010.8 Import Kontakte
Der Menüpunkt Import Kontakte im Überblick:
Kontakte via Excel importieren
Möchte man die Zuwendungen via Excel importieren, sollte die Excelliste einem bestimmten Aufbau folgen.
Eine Musterdatei befindet sich bei den Anhängen dieser Wiki-Seite (Dateiname: 20230828_Aufbau_ Datenfelder_ Import_Kontakte.xlsx)
Auf Pfeile neben Modul Import klicken
Das Fenster von Schritt 4 und 5 im Überblick: Auswahl, was man aus welcher Datei schließlich importieren möchte.
- Die Menüpunkte vom Modul Import werden sichtbar.
- Menüpunkt Excel-Import auswählen
- Ein Fenster zur Auswahl des Importes wird geöffnet.
- Auf das + Icon klicken
- Das Suchfenster Neuer Excel-Import wird geöffnet.
- Bei den Auswahloptionen die Option Kontakte auswählen
- In der Zeile Suchzeile auf Durchsuchen klicken
- Die Ordner des Explorers werden angezeigt.
- Gewünschte Datei auswählen
- Die Excel-Datei wird in der b4-Anwendung geöffnet und ist nun für weitere Einstellungen bereit.
- Jetzt muss die Feldzuordnung getätigt werden
- Disketten-Icon Speichern klicken
- Neuanlage-Importdefinition eintragen
- Mit Ok-Button bestätigen
- Button Feldzuordnungen klicken
- Gewünschte Feldzuordnungen via Dropdown den jeweiligen Excelspalten zuordnen
- Eingaben mit OK-Button bestätigen
- Die Anzahl der gemachten Feldzuordnungen wird nun im Button Feldzuordnungen in Klammern angezeigt.
- Auf Play-Start-Button links unten klicken
- Die Job-Status-Anzeige wird angezeigt.
- Informationen über Warnungen, Fehler, Endzeitpunkt werden angezeigt.
- Auf Beenden-Button rechts unten des Fensters Job-Status-Anzeige klicken
Im Kapitel unterhalb sind noch weitere Optionen erläutert.
Optionen Excel-Import der Kontakte
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über den Start-Button startet man den Excel-Import. |
| 2 | Sobald der Import erfolgt ist, wird ein Protokoll erstellt welches über diesen Button aufgerufen wird. WAS WIRD IM PROTOKOLL AUSGEGEBEN? |
| 3 | Jeder Import prüft automatisch Dubletten. Diese Prüfung kann aber auch seperat vor dem Start des Imports getätigt werden. |
| 4 | Klickt man diesen Button an, öffnen sich die Optionen. Man kann nach einer Excel-Datei suchen oder ein bestimmtes Tabellenblatt aussuchen. Bezüglich der 1904-Datenwerte ist zu beachten, dass die Option genauso gesetzt werden muss wie die gleichnamige Option im Excelblatt. |
| 5 | Hierüber gelangt man zu den Feldzuordnungen. Hier bestimmt man, welche Tabellen aus der eigenen Excel-Datei den Spalten aus der Ansicht entsprechen sollen. Zusatzfelder kann man hier ebenfalls zuordnen. Bevor die Option Feldzuordnungen jedoch verfügbar wird, muss man mindestens einmal den Import der Zuwendungen im Windows Client abgespeichert haben. |
| 6 | Über diesen Menüpunkt kann man noch die Zusatzfelder auswählen, die man im System hat und durch den Import befüllen möchte. |
| 7 | In der Analyse (nun Prüfung) testet das System, ob alle Einstellungen in Ordnung sind. Dabei arbeitet sich die Prüfung eine Checkliste durch. Unter anderem wird das Nummernschema für die Kontakttypen und die Feldzuordnungen geprüft. Die Analyse/Prüfung startet man mit dem Button Prüfung starten. Außerdem kann man sich mit dem Button Protokoll ein Protokoll über die Prüfung anzeigen lassen. |
| 8 | Über Dokumentation kann man sich eine PDF über die Möglichen Felder die Importiert werden können und deren Vorgaben anzeigen lassen. |
Optionen Excel-Import der Kontakte im Detail
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hierüber wählt man das Tabellenblatt aus, das man importieren möchte. Über den Drop Down Pfeil lassen sich alle möglichen Tabellenblätter ansehen, die für den Import in Frage kommen würden. |
| 2 | Hier fügt man die Zeile ein, in der Überschriften in der Excel-Datei stehen. |
| 3 | Ab welcher Zeile der Import beginnen soll, wird hier eingetragen. |
| 4 | Hier kann man die 1904-Datumswerte verwenden. |
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