Wiki-Quellcode von 010.8 Import Kontakte
Version 25.1 von Katharina Prummer am 2024/04/05 14:57
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="box" %) | ||
| 2 | ((( | ||
| 3 | **Der Menüpunkt Import Kontakte im Überblick:** | ||
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| 5 | {{toc/}} | ||
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| 8 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 9 | ((( | ||
| 10 | Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar | ||
| 11 | ))) | ||
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| 13 | = Kontakte via Excel importieren = | ||
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| 15 | Möchte man die Zuwendungen via Excel importieren, sollte die **Excelliste **einem **bestimmten Aufbau **folgen. | ||
| 16 | Eine **Musterdatei **befindet sich bei den Anhängen dieser Wiki-Seite (**Dateiname**: [[20230828_Aufbau_ Datenfelder_ Import_Kontakte.xlsx>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/download/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/WebHome/20230828_Aufbau_%20Datenfelder_%20Import_Kontakte.xlsx?rev=1.1]]) | ||
| 17 | |||
| 18 | 1. ((( | ||
| 19 | Auf Pfeile neben Modul **Import **klicken | ||
| 20 | ))) | ||
| 21 | |||
| 22 | (% style="float:right" %) | ||
| 23 | [[Das Fenster von Schritt 4 und 5 im Überblick: Auswahl, was man aus welcher Datei schließlich importieren möchte.>>image:Excel_Import_Look.png||height="210" width="653"]] | ||
| 24 | |||
| 25 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 26 | * Die Menüpunkte vom Modul **Import **werden sichtbar. | ||
| 27 | |||
| 28 | (% start="2" %) | ||
| 29 | 1. Menüpunkt **Excel-Import **auswählen | ||
| 30 | |||
| 31 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 32 | * Ein Fenster zur Auswahl des Importes wird geöffnet. | ||
| 33 | |||
| 34 | (% start="3" %) | ||
| 35 | 1. Auf das **+** Icon klicken | ||
| 36 | |||
| 37 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 38 | * Das Suchfenster **Neuer Excel-Import** wird geöffnet. | ||
| 39 | |||
| 40 | (% start="4" %) | ||
| 41 | 1. Bei den Auswahloptionen die Option **Kontakte **auswählen | ||
| 42 | 1. In der Zeile Suchzeile auf **Durchsuchen** klicken | ||
| 43 | |||
| 44 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 45 | * Die Ordner des Explorers werden angezeigt. | ||
| 46 | |||
| 47 | (% start="6" %) | ||
| 48 | 1. Gewünschte Datei auswählen | ||
| 49 | |||
| 50 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 51 | * Die Excel-Datei wird in der b4-Anwendung geöffnet und ist nun für weitere Einstellungen bereit. | ||
| 52 | |||
| 53 | (% start="7" %) | ||
| 54 | 1. Jetzt muss die Feldzuordnung getätigt werden | ||
| 55 | 1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken | ||
| 56 | 1. Neuanlage-Importdefinition eintragen | ||
| 57 | 1. Mit **Ok**-Button bestätigen | ||
| 58 | 1. Button **Feldzuordnungen **klicken | ||
| 59 | 1. Gewünschte Feldzuordnungen via Dropdown den jeweiligen Excelspalten zuordnen | ||
| 60 | 1. Eingaben mit **OK**-Button bestätigen | ||
| 61 | |||
| 62 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 63 | * Die Anzahl der gemachten Feldzuordnungen wird nun im Button Feldzuordnungen in Klammern angezeigt. | ||
| 64 | |||
| 65 | (% start="14" %) | ||
| 66 | 1. Auf Play-**Start**-Button links unten klicken | ||
| 67 | |||
| 68 | (% style="list-style-type:circle" %) | ||
| 69 | * Die **Job-Status-Anzeige** wird angezeigt. | ||
| 70 | * Informationen über Warnungen, Fehler, Endzeitpunkt werden angezeigt. | ||
| 71 | |||
| 72 | (% start="15" %) | ||
| 73 | 1. Auf Beenden-Button rechts unten des Fensters Job-Status-Anzeige klicken | ||
| 74 | |||
| 75 | Im Kapitel unterhalb sind noch weitere Optionen erläutert. | ||
| 76 | |||
| 77 | = Optionen Excel-Import der Kontakte = | ||
| 78 | |||
| 79 | [[image:image-20231102095237-1.png]] | ||
| 80 | |||
| 81 | (% style="width:1115px" %) | ||
| 82 | |=Nummer|=(% style="width: 1036px;" %)Beschreibung | ||
| 83 | |**1**|(% style="width:1036px" %)Über den **Start**-Button startet man den Excel-Import. | ||
| 84 | |**2**|(% style="width:1036px" %)Sobald der Import erfolgt ist, wird ein **Protokoll erstellt **welches über diesen Button aufgerufen wird. WAS WIRD IM PROTOKOLL AUSGEGEBEN? | ||
| 85 | |**3**|(% style="width:1036px" %)((( | ||
| 86 | Jeder Import prüft automatisch Dubletten. Diese Prüfung kann aber auch seperat vor dem Start des Imports getätigt werden. | ||
| 87 | Die Erkennung der **Dubletten **führt man über diesen Button aus. WAS GENAU PASSIERT DANN? WANN IST ETWAS EINE DUBLETTE. | ||
| 88 | ))) | ||
| 89 | |**4**|(% style="width:1036px" %)((( | ||
| 90 | Klickt man diesen Button an, öffnen sich die **Optionen**. Man kann nach einer Excel-Datei suchen oder ein bestimmtes Tabellenblatt aussuchen. | ||
| 91 | Außerdem kann man festlegen, in welcher Zeile die Überschriften stehen sollen, ab welcher Zeile der Import beginnt und ob man 1904-Datenwerte verwenden möchte (In diesem Fall muss man ein Häkchen bei dem Kästchen setzen). | ||
| 92 | |||
| 93 | Bezüglich der **1904-Datenwerte** ist zu **beachten**, dass die Option genauso gesetzt werden muss wie die gleichnamige Option im Excelblatt. | ||
| 94 | Beachtet man diese Regel nicht, so sind die Datumeinträge später um 4 Jahre und 1 Tag verschoben. | ||
| 95 | Dies ist besonders dann wichtig, wenn man mit einem Apple-Rechner arbeitet. | ||
| 96 | ))) | ||
| 97 | |**5**|(% style="width:1036px" %)Hierüber gelangt man zu den **Feldzuordnungen**. Hier bestimmt man, welche Tabellen aus der eigenen Excel-Datei den Spalten aus der Ansicht entsprechen sollen. Zusatzfelder kann man hier ebenfalls zuordnen. **Bevor **die Option Feldzuordnungen jedoch verfügbar wird, muss man **mindestens einmal **den Import der Zuwendungen im Windows Client **abgespeichert **haben. | ||
| 98 | |**6**|(% style="width:1036px" %)Über diesen Menüpunkt kann man noch die **Zusatzfelder auswählen**, die man im System hat und durch den Import befüllen möchte. | ||
| 99 | |**7**|(% style="width:1036px" %)In der **Analyse (nun Prüfung) **testet das System, ob alle Einstellungen in Ordnung sind. Dabei arbeitet sich die Prüfung eine Checkliste durch. Unter anderem wird das Nummernschema für die Kontakttypen und die Feldzuordnungen geprüft. Die Analyse/Prüfung startet man mit dem Button **Prüfung starten**. Außerdem kann man sich mit dem Button **Protokoll **ein Protokoll über die Prüfung anzeigen lassen. | ||
| 100 | |**8**|(% style="width:1036px" %)Über **Dokumentation **kann man sich eine PDF über die Möglichen Felder die Importiert werden können und deren Vorgaben anzeigen lassen. | ||
| 101 | |||
| 102 | = Optionen Excel-Import der Kontakte im Detail = | ||
| 103 | |||
| 104 | [[image:Excel_Import_Optionen.png||height="426" width="933"]] | ||
| 105 | |||
| 106 | (% style="width:930px" %) | ||
| 107 | |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 853px;" %)Beschreibung | ||
| 108 | |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:853px" %)Hierüber wählt man das **Tabellenblatt **aus, das man importieren möchte. Über den Drop Down Pfeil lassen sich alle möglichen Tabellenblätter ansehen, die für den Import in Frage kommen würden. | ||
| 109 | |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:853px" %)Hier fügt man die Zeile ein, in der **Überschriften **in der Excel-Datei stehen. | ||
| 110 | |(% style="width:72px" %)**3**|(% style="width:853px" %)**Ab **welcher **Zeile **der Import beginnen soll, wird hier eingetragen. | ||
| 111 | |(% style="width:72px" %)**4**|(% style="width:853px" %)((( | ||
| 112 | Hier kann man die **1904-Datumswerte** verwenden. | ||
| 113 | **Wichtig**: | ||
| 114 | Diese **Option **muss **unbedingt genau so** **wie **die **gleichnamige Option **im Excelblatt gesetzt werden, | ||
| 115 | **Andernfalls **sind die Datumseinträge später um **4 Jahre und 1 Tag verschoben**. | ||
| 116 | Besonders wichtig ist dieser Hinweis, wenn das Excelblatt auf einem Apple Rechner erstellt wurde. | ||
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