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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 103.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/03/05 09:03
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 09:20
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.9 Dokumentvorlagen
1 +Dokumente
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,91 +1,38 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
3 +**Alles rund um die Dokumente:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V25.1SP00 **verfügbar
11 -)))
8 += Dokumente intern und extern =
12 12  
13 -= Dokumentvorlagen =
10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14 14  
15 -Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
15 +== Dokumente interner Natur ==
16 16  
17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
17 17  
18 -== Bereiche ==
21 +=== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ===
19 19  
20 -Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 -Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 -
23 -|**Bereich**|**Anzeige**
24 -|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 -|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 -|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 -|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 -|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 -|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 -|Fundraisingprodukt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Fundraisingprodukt (aktuell gibt es hier nur Einzelzuwender und Dauerzuwender).
36 -Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Einzelzuwender-, oder Dauerzuwender-Desktop erzeugt werden.
37 -
38 -== Dokumentvorlagen erstellen ==
39 -
40 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben
41 -
42 -(% style="list-style-type:circle" %)
43 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
44 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
45 -
46 -(% start="2" %)
47 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
48 -
49 -(% style="list-style-type:circle" %)
50 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
51 -
52 -(% start="3" %)
53 -1. **+** Icon anklicken
54 -
55 -(% style="list-style-type:circle" %)
56 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
57 -
58 -(% start="4" %)
59 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
60 -1. **Bezeichnung **eingeben
61 -1. **Kategorie **auswählen
62 -1. **Stiftung **auswählen
63 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
64 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
65 -
66 -(% style="list-style-type:circle" %)
67 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
68 -
69 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
70 -
71 71  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
72 72  
73 73  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
74 74  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
75 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
76 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
77 77  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
78 78  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
79 79  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
80 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)(((
81 -Die Checkbox **"Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck"** wird nur angezeigt, wenn es sich bei der Dokumentvorlage um einen **Brief** handelt.
32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
82 82  
83 -Da gedruckte Briefe nachträglich nicht mehr bearbeitet werden dürfen, wird der untere Bereich in der Aktivität vom Typ **Brief** nach dem Druck automatisch gesperrt.
84 -)))
85 85  
86 -== Dokumentvorlage im Überblick ==
87 87  
88 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
89 89  
90 90  
91 91  
... ... @@ -94,7 +94,9 @@
94 94  
95 95  
96 96  
44 +=== Der Designer für das Dokument im Überblick ===
97 97  
46 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
98 98  
99 99  
100 100  
... ... @@ -103,24 +103,22 @@
103 103  
104 104  
105 105  
106 -(% style="width:844.6px" %)
107 -|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
108 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
109 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
110 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich die Dokumentenvorlage mit Beispieldaten **anzeigen **lassen.
111 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
112 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
113 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei, Tabellen, Fuß- und Kopfzeile zum Dokument hinzufügen.
114 -|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
115 -|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
116 -|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
117 -|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
118 118  
119 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
120 120  
121 -[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
122 122  
123 123  
59 +(% style="margin-right:auto; width:849.6px" %)
60 +|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 744px;" %)Beschreibung
61 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %)
62 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %)
63 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %)
64 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %)
65 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %)
66 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %)
67 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %)
68 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %)
69 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %)
70 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %)
124 124  
125 125  
126 126  
... ... @@ -131,265 +131,118 @@
131 131  
132 132  
133 133  
134 -(% style="width:955.6px" %)
135 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
136 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
137 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. Ab V25.1 werden mögliche Formatierungen in einer Auswahlliste angezeigt.
138 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
139 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
140 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
141 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
142 142  
143 -(% class="box infomessage" %)
144 -(((
145 -Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
146 -)))
147 147  
148 -=== Spezialfelder im Überblick ===
149 149  
150 -[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
151 151  
152 -(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
153 -|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
154 -|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
155 -Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
156 156  
157 -Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
158 -)))
159 -|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
160 -Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
161 161  
162 -Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
163 -)))
164 -|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
165 -|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
166 -|(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
87 +xx
167 167  
89 +xx
168 168  
91 +=== Dokument im Windows Client intern erstellen ===
169 169  
93 +xx
170 170  
95 +=== Dokumentvorlagen ===
171 171  
172 -
173 -
174 -
175 -
176 -
177 -
178 -
179 179  xx
180 180  
181 -=== Seriendruckfeld einfügen ===
99 +==== Dokumentvorlagen erstellen ====
182 182  
183 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
184 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
185 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
101 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
186 186  
187 187  (% style="list-style-type:circle" %)
188 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
104 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
105 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
189 189  
190 -(% start="4" %)
191 -1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
192 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
193 -1. Auf Button **Einfügen **klicken.
107 +(% start="2" %)
108 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
194 194  
195 195  (% style="list-style-type:circle" %)
196 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
111 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
197 197  
198 -=== Formularfelder im Überblick ===
113 +(% start="3" %)
114 +1. **+** Symbol anklicken
199 199  
200 -[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
201 -
202 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
203 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
204 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
205 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
206 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
207 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
208 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
209 -
210 -(% class="box infomessage" %)
211 -(((
212 -Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
213 -)))
214 -
215 -(% class="wikigeneratedid" %)
216 -(((
217 -
218 -)))
219 -
220 -(% class="wikigeneratedid" %)
221 -(((
222 -
223 -)))
224 -
225 -(% class="wikigeneratedid" %)
226 -(((
227 -
228 -)))
229 -
230 -(% class="wikigeneratedid" %)
231 -(((
232 -
233 -)))
234 -
235 -(% class="wikigeneratedid" %)
236 -(((
237 -
238 -)))
239 -
240 -==== Textfeld einfügen ====
241 -
242 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
243 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
244 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
245 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
246 -1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
247 -
248 248  (% style="list-style-type:circle" %)
249 -* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
117 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
250 250  
251 -==== Kontrollkästchen einfügen ====
119 +(% start="4" %)
120 +1. **Bereich **auswählen
121 +1. **Bezeichnung **eingeben
122 +1. **Kategorie **auswählen
123 +1. **Stiftung **auswählen
124 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
125 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
252 252  
253 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
254 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
255 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
256 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
257 -1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
258 -
259 259  (% style="list-style-type:circle" %)
260 -* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
128 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
261 261  
262 -(% start="5" %)
263 -1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
130 +==== Dokumentvorlagen formatieren ====
264 264  
265 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
132 +xx
266 266  
267 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
268 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
269 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
270 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
271 -1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
134 +==== Formularvorlagen ====
272 272  
273 -(% style="list-style-type:circle" %)
274 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
136 +xx
275 275  
276 -(% start="6" %)
277 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
278 -1. Gewünschte Werte eintippen
279 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
138 +==== Seriendruckvorlagen ====
280 280  
281 -(% start="8" %)
282 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
283 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
140 +xx
284 284  
285 -==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
142 +== Dokumente externer Natur ==
286 286  
287 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
288 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
289 -[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
290 -)))
291 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
292 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
293 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
294 -1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
144 +xx
295 295  
296 -(% style="list-style-type:circle" %)
297 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
146 +=== Mögliche Dateitypen ===
298 298  
299 -(% start="6" %)
300 -1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
301 -1. Gewünschte Werte eintippen
302 -1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
303 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
304 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
148 +xx
305 305  
306 -==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
150 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
307 307  
308 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
309 -[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
310 310  
311 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
312 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
313 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
314 -1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
315 -1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
316 316  
317 -(% style="list-style-type:circle" %)
318 -* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
319 319  
320 -(% start="6" %)
321 -1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
322 -1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
323 323  
324 -(% class="box infomessage" %)
325 -(((
326 -Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
327 -Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
328 -)))
329 329  
330 330  
331 -== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
332 332  
333 -[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
334 334  
335 -(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
336 -|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
337 -|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
338 -Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
339 339  
340 -Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
341 341  
342 -* es sich um eine Neuanlage handelt
343 -* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
344 -)))
345 -|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
346 -|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
347 347  
348 348  
349 349  
165 +**Frühere Version:**
350 350  
167 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
351 351  
352 352  
170 +**Dokument hinzufügen**
353 353  
172 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
173 +2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
174 +3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
175 +a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
176 +b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
177 +4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
178 +5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
179 +6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
354 354  
181 +**Dokument löschen**
355 355  
183 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
184 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
356 356  
186 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
357 357  
188 +1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
189 +2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
190 +3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
358 358  
359 -== Löschen einer Dokumentvorlage ==
360 360  
361 -Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
362 -Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
363 -Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
193 +**Dokumente per E-Mail verschicken**
364 364  
365 -
366 -== Dokumentvorlage kopieren ==
367 -
368 -1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
369 -1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
370 -1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
371 -1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
372 -1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
373 -1. Mit **OK**-Button bestätigen
374 -
375 -* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
376 -
377 -= Dokumentkategorien =
378 -
379 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
380 -
381 -== Dokumentkategorien anlegen ==
382 -
383 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
384 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
385 -3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
386 -4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
387 -
388 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
389 -
390 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
391 -
392 -1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
393 -2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
394 -3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
395 -4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
195 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Designer_Seriendruck.png
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Dokumentvorlage_loeschen.png
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