Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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am 2023/08/25 09:20
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - 010.9Dokumentvorlagen1 +Dokumente - Inhalt
-
... ... @@ -1,67 +1,37 @@ 1 1 (% class="box" %) 2 2 ((( 3 -** DerMenüpunktDokumentvorlagen im Überblick:**3 +**Alles rund um die Dokumente:** 4 4 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -(% class="box warningmessage" %) 9 -((( 10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 -))) 8 += Dokumente intern und extern = 12 12 13 -= Dokumentvorlagen = 10 +Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden: 11 +Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern". 12 +Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern." 13 +Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control. 14 14 15 - MithilfeeinerDokumentvorlagenkönnen Dokumenteaus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einerAktivität vom Typ Brief oderauch direktan einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage)erstellt werden.15 +== Dokumente interner Natur == 16 16 17 +Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen. 18 +Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug. 19 +Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen. 17 17 18 -== Dokumentvorlagenerstellen ==21 +=== Allgemeine Einstellungen für das Dokument === 19 19 20 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 21 - 22 -(% style="list-style-type:circle" %) 23 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 24 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 25 - 26 -(% start="2" %) 27 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 28 - 29 -(% style="list-style-type:circle" %) 30 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 31 - 32 -(% start="3" %) 33 -1. **+** Icon anklicken 34 - 35 -(% style="list-style-type:circle" %) 36 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 37 - 38 -(% start="4" %) 39 -1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann) 40 -1. **Bezeichnung **eingeben 41 -1. **Kategorie **auswählen 42 -1. **Stiftung **auswählen 43 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides 44 -1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen 45 - 46 -(% style="list-style-type:circle" %) 47 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 48 - 49 -== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage == 50 - 51 51 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]] 52 52 53 53 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %) 54 54 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung 55 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert .Bei vielen Vorlagelässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagenschneller gefunden werden.56 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.27 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...) 28 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. 57 57 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest. 58 58 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest. 59 59 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 60 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.32 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. 61 61 62 -== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick == 63 63 64 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 65 65 66 66 67 67 ... ... @@ -71,25 +71,13 @@ 71 71 72 72 73 73 44 +=== Der Designer für das Dokument im Überblick === 74 74 46 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 75 75 76 76 77 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %) 78 -|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung 79 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest. 80 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage. 81 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen. 82 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern. 83 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten. 84 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen. 85 -|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt. 86 -|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage. 87 -|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten. 88 -|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. 89 89 90 -=== Seriendruckfelder im Überblick === 91 91 92 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] 93 93 94 94 95 95 ... ... @@ -98,38 +98,27 @@ 98 98 99 99 100 100 59 +(% style="margin-right:auto; width:849.6px" %) 60 +|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 744px;" %)Beschreibung 61 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %) 62 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %) 63 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %) 64 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %) 65 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %) 66 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %) 67 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %) 68 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %) 69 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %) 70 +|(% style="width:104px" %) |(% style="width:744px" %) 101 101 102 102 103 103 104 104 105 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %) 106 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 107 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch 108 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. 109 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") 110 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. 111 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. 112 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen. 113 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. 114 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. 115 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 116 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 117 117 118 -==== Seriendruckfeld einfügen ==== 119 119 120 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 121 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 122 -1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 123 123 124 -(% style="list-style-type:circle" %) 125 -* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 126 126 127 -(% start="4" %) 128 -1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 129 -1. Auf Button **Einfügen **klicken 130 130 131 -(% style="list-style-type:circle" %) 132 -* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 133 133 134 134 135 135 ... ... @@ -137,62 +137,70 @@ 137 137 138 138 139 139 87 +xx 140 140 89 +xx 141 141 91 +=== Dokument im Windows Client intern erstellen === 142 142 93 +xx 143 143 95 +=== Dokumentvorlagen === 144 144 97 +xx 145 145 99 +==== Dokumentvorlagen erstellen ==== 146 146 101 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 147 147 103 +(% style="list-style-type:circle" %) 104 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 105 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 148 148 107 +(% start="2" %) 108 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 149 149 110 +(% style="list-style-type:circle" %) 111 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 150 150 113 +(% start="3" %) 114 +1. **+** Symbol anklicken 151 151 116 +(% style="list-style-type:circle" %) 117 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 152 152 119 +(% start="4" %) 120 +1. **Bereich **auswählen 121 +1. **Bezeichnung **eingeben 122 +1. **Kategorie **auswählen 123 +1. **Stiftung **auswählen 124 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht 125 +1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen 153 153 127 +(% style="list-style-type:circle" %) 128 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 154 154 130 +==== Dokumentvorlagen formatieren ==== 155 155 156 - === Formularfelder im Überblick ===132 +xx 157 157 158 - [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png"height="408" style="float:left" width="698"]]134 +==== Formularvorlagen ==== 159 159 160 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 161 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 162 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 163 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 164 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 165 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 166 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons. 167 - 168 - 169 - 170 - 171 - 172 - 173 - 174 - 175 - 176 - 177 - 178 - 179 - 180 - 181 - 182 - 183 183 xx 184 184 185 -==== Textfeld einfügen ====138 +==== Seriendruckvorlagen ==== 186 186 187 187 xx 188 188 142 +== Dokumente externer Natur == 189 189 190 190 xx 191 191 192 -=== =Kontrollkästcheneinfügen ====146 +=== Mögliche Dateitypen === 193 193 194 194 xx 195 195 150 +=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen === 196 196 197 197 198 198 ... ... @@ -202,63 +202,39 @@ 202 202 203 203 204 204 205 -==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 206 206 207 -1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]] 208 -1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 209 -1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 210 -1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen 211 211 212 -(% style="list-style-type:circle" %) 213 -* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt. 214 214 215 -(% start="5" %) 216 -1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken 217 217 218 -(% style="list-style-type:circle" %) 219 -* Das Eingabefenster wird geöffnet. 220 220 221 -(% start="6" %) 222 -1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen 165 +**Frühere Version:** 223 223 224 -(% style="list-style-type:circle" %) 225 -* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt. 167 +Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen. 226 226 227 -xx 228 228 229 - ==== Auswahllistenformularfeldeinfügen====170 +**Dokument hinzufügen** 230 230 231 -xx 172 +1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 173 +2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 174 +3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten: 175 +a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 176 +b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 177 +4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 178 +5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster. 179 +6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind. 232 232 181 +**Dokument löschen** 233 233 234 -xx 183 +Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 184 +Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht. 235 235 236 - ====Datumauswahlformularfeldeinfügen====186 +Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 237 237 238 -xx 188 +1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 189 +2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 190 +3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt. 239 239 240 240 193 +**Dokumente per E-Mail verschicken** 241 241 242 -= Dokumentkategorien = 243 - 244 -Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden. 245 - 246 -== Dokumentkategorien anlegen == 247 - 248 -1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 249 -2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 250 -3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 251 -4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 252 - 253 -== Dokumentkategorie inaktiv setzen == 254 - 255 -Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 256 - 257 -1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 258 -2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 259 -3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 260 -4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten. 261 - 262 - 263 - 264 - 195 +Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
- Designer_Seriendruck.png
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- Formularfelder_einfuegen.png
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