Wiki-Quellcode von Dokumente

Version 12.1 von Marco Bauer am 2023/08/25 09:20

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Alles rund um die Dokumente:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
8.1	8	= Dokumente intern und extern =
4.1	9
8.1	10	Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
4.1	14
9.1	15	== Dokumente interner Natur ==
4.1	16
9.2	17	Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
4.1	20
11.1	21	=== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ===
	22
	23	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	24
	25	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	26	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
	27	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert (Allgemein, ...)
	28	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist.
	29	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	30	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	31	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
	32	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest.
	33
	34
	35
	36
	37
	38
	39
	40
	41
	42
	43
12.1	44	=== Der Designer für das Dokument im Überblick ===
11.1	45
12.1	46	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	47
	48
12.1	49
	50
	51
	52
	53
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	55
	56
	57
	58
	59	(% style="margin-right:auto; width:849.6px" %)
	60	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 744px;" %)Beschreibung
	61	\|(% style="width:104px" %) \|(% style="width:744px" %)
	62	\|(% style="width:104px" %) \|(% style="width:744px" %)
	63	\|(% style="width:104px" %) \|(% style="width:744px" %)
	64	\|(% style="width:104px" %) \|(% style="width:744px" %)
	65	\|(% style="width:104px" %) \|(% style="width:744px" %)
	66	\|(% style="width:104px" %) \|(% style="width:744px" %)
	67	\|(% style="width:104px" %) \|(% style="width:744px" %)
	68	\|(% style="width:104px" %) \|(% style="width:744px" %)
	69	\|(% style="width:104px" %) \|(% style="width:744px" %)
	70	\|(% style="width:104px" %) \|(% style="width:744px" %)
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	85
	86
11.1	87	xx
	88
	89	xx
	90
8.1	91	=== Dokument im Windows Client intern erstellen ===
4.1	92
	93	xx
	94
8.1	95	=== Dokumentvorlagen ===
4.1	96
	97	xx
	98
8.1	99	==== Dokumentvorlagen erstellen ====
4.1	100
10.1	101	1. Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
4.1	102
10.1	103	(% style="list-style-type:circle" %)
	104	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	105	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
9.2	106
10.1	107	(% start="2" %)
	108	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
9.2	109
10.1	110	(% style="list-style-type:circle" %)
	111	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
9.2	112
10.1	113	(% start="3" %)
	114	1. + Symbol anklicken
9.2	115
10.1	116	(% style="list-style-type:circle" %)
	117	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
9.2	118
10.1	119	(% start="4" %)
	120	1. Bereich auswählen
	121	1. Bezeichnung eingeben
	122	1. Kategorie auswählen
	123	1. Stiftung auswählen
	124	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	125	1. Diskette-Symbol Speichern auswählen
9.2	126
10.1	127	(% style="list-style-type:circle" %)
	128	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
9.2	129
8.1	130	==== Dokumentvorlagen formatieren ====
6.2	131
	132	xx
	133
8.1	134	==== Formularvorlagen ====
6.2	135
8.1	136	xx
6.2	137
8.1	138	==== Seriendruckvorlagen ====
6.2	139
4.1	140	xx
	141
9.1	142	== Dokumente externer Natur ==
4.1	143
	144	xx
	145
8.1	146	=== Mögliche Dateitypen ===
4.1	147
	148	xx
	149
8.1	150	=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
4.1	151
6.1	152
4.1	153
6.1	154
	155
4.1	156
	157
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	161
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	163
	164
	165	Frühere Version:
	166
1.1	167	Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
	168
	169
	170	Dokument hinzufügen
	171
	172	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	173	2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	174	3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	175	a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	176	b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	177	4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	178	5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	179	6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
	180
	181	Dokument löschen
	182
	183	Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	184	Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
	185
	186	Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
	187
	188	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	189	2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	190	3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
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	192
	193	Dokumente per E-Mail verschicken
	194
	195	Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.